Как ставить накладные в 1С: полная инструкция

Накладная в 1С — это первичный документ, который фиксирует движение товаров: поступление от поставщика, отгрузку покупателю или перемещение между складами. От корректности её оформления зависят складские остатки, себестоимость, взаиморасчёты и данные для налогового учёта, поэтому ошибки в накладных почти всегда всплывают при закрытии месяца или инвентаризации.

Порядок работы зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» используются документы «Приобретение товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг», в «1С:Бухгалтерия» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» и «Реализация (акты, накладные, УПД)». Логика везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, проверить итоги, провести и при необходимости распечатать.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати ТОРГ-12 и исправления ошибок. Инструкция подходит для типовых конфигураций на управляемых формах; названия отдельных кнопок могут немного отличаться в зависимости от версии.

Что подготовить до создания накладной

Документ в 1С ссылается на справочники, и если они не заполнены, накладную придётся постоянно прерывать на доработку данных. Перед началом проверьте четыре вещи: карточку контрагента с актуальными реквизитами, договор с нужным типом (с поставщиком или с покупателем), карточки номенклатуры с правильными единицами измерения и ставками НДС, а также склад, на который будет оприходован или с которого будет списан товар.

Особое внимание уделите ставкам НДС в карточках товаров. Если в номенклатуре стоит одна ставка, а в бумажной накладной поставщика — другая, программа подставит свою, и сумма налога разойдётся с первичкой. Это одна из самых частых причин расхождений при сверке с контрагентами.

Как создать приходную накладную

Приходная накладная оформляет поступление товара от поставщика. В «1С:Бухгалтерия» откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Поступление» → «Товары (накладная)». В «Управлении торговлей» путь такой: «Закупки» → «Документы приобретения» → «Создать» → «Приобретение товаров и услуг».

Заполните шапку документа: поставщика, договор, склад и организацию, если в базе их несколько. В полях «Номер» и «Дата» входящего документа укажите реквизиты бумажной накладной поставщика — они нужны для книги покупок и сверок. Затем перейдите к табличной части и добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подбор»: укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.

Если накладная большая, вводите строки через подбор с отбором по группам номенклатуры или загружайте из файла (в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» или встроенная загрузка из Excel). Ручной ввод сотни строк почти гарантированно приведёт к опечаткам в количестве или ценах.

1. 1
   Откройте список документов поступления и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните поставщика, договор, склад и реквизиты входящей накладной
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть: номенклатура, количество, цена, НДС
4. 4
   Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной
5. 5
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   При необходимости зарегистрируйте счёт-фактуру по кнопке внизу документа

Как создать расходную накладную

Расходная накладная фиксирует отгрузку товара покупателю. В «1С:Бухгалтерия» это «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)», в «Управлении торговлей» — «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Часто реализацию создают на основании счёта на оплату или заказа покупателя: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании» — табличная часть и контрагент подставятся автоматически.

Проверьте склад списания: программа по умолчанию может подставить основной склад, а товар физически лежит на другом. При проведении документ спишет остатки именно с указанного склада, и если там товара нет, при включённом контроле остатков проведение будет запрещено, а при отключённом — образуется отрицательный остаток, который потом придётся разбирать.

Цены в расходной накладной подставляются из прайса или соглашения с клиентом, если они настроены. Если цена подставилась неверная, не спешите править её вручную в каждой строке — проверьте вид цен в шапке документа и актуальность самого прайса, иначе ошибка повторится в следующей накладной.

Проведение документа и проверка результата

Кнопка «Провести» — ключевое действие: именно в момент проведения документ формирует движения по регистрам (остатки товаров, взаиморасчёты, партии) и бухгалтерские проводки. До проведения накладная — просто черновик, который не влияет ни на отчёты, ни на остатки.

После проведения откройте движения документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» или пиктограмма «Дт/Кт». Убедитесь, что проводки соответствуют ожиданиям: для поступления — дебет счёта товаров (например, 41) и кредит 60, для реализации — списание себестоимости и отражение выручки. Если проводки пустые или счета не те, чаще всего дело в настройках счётов учёта номенклатуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает увеличение после прихода или уменьшение после расхода

Тревожный признак

Остатки не изменились или ушли в минус — документ не проведён либо списан не с того склада

Взаиморасчёты

Норма

В отчёте по расчётам с контрагентом появилась задолженность на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженности нет или она зависла на другом договоре

Проводки

Норма

Движения документа содержат корректные счета и суммы

Тревожный признак

Проводок нет, счета пустые или сумма отличается от табличной части

Печать ТОРГ-12 и УПД из документа

После проведения накладную можно распечатать в нужной форме. Нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» или транспортная накладная. В типовых конфигурациях доступны обе основные формы, а также печать комплектом вместе со счётом-фактурой.

Перед печатью проверьте, кто подписывает документ: данные руководителя и главного бухгалтера берутся из карточки организации, а ответственное лицо за отпуск товара — из настроек документа или подставляется вручную. Пустые подписи на распечатанной ТОРГ-12 — частая причина, по которой покупатель отказывается принимать документ.

Если ТОРГ-12 печатается с неверными данными (старый адрес, не та подпись), не исправляйте печатную форму вручную через предпросмотр — правьте источник: карточку организации или ответственных лиц. Иначе ошибка будет повторяться в каждом документе.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — документ не проводится из-за нехватки остатков на складе. Программа выдаёт сообщение вида «Не хватает N единиц товара». Причины: товар не был оприходован, приход оформлен на другой склад или накладная датирована раньше поступления. Проверьте отчёт по остаткам на дату документа и исправьте склад, дату или введите недостающий приход.

Вторая группа ошибок — расхождения сумм с первичными документами. Обычно это следствие ручного округления цен, неверной ставки НДС в карточке номенклатуры или того, что поставщик считает цену с НДС, а в документе выбран режим «НДС сверху». Переключатель «НДС в том числе / сверху» находится в шапке или на закладке «Дополнительно» — проверьте его в первую очередь.

Третья типичная ситуация — нужно исправить уже проведённую накладную, за которой есть связанные документы (оплата, счёт-фактура). Правильный путь: отменить проведение связанных документов, скорректировать накладную, провести всё заново в хронологическом порядке. Если период закрыт, вносите исправления через документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации», а не редактируйте прошлый период напрямую.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Работа с накладными в типовой конфигурации не требует программирования, но есть ситуации, где самостоятельные действия рискованны. Не меняйте последовательность документов задним числом массово, не отключайте контроль остатков «чтобы провести и забыть» и не удаляйте проведённые накладные — вместо удаления используйте пометку на удаление после отмены проведения и разбирательства с последствиями.

К специалисту по 1С стоит обратиться, если требуется доработка печатной формы (добавить логотип, колонки, штрихкоды), обмен накладными с ЭДО-оператором, загрузка накладных из нестандартных форматов или восстановление последовательности проведения после массовых правок задним числом. Перед любыми массовыми изменениями обязательно сделайте резервную копию базы.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?

Накладная фиксирует факт передачи товара и двигает складские остатки и взаиморасчёты. Счёт-фактура — налоговый документ для учёта НДС, он регистрируется на основании накладной и сам по себе остатки не меняет. УПД объединяет оба документа в одном.

Можно ли создать накладную копированием?

Да. В списке документов выделите нужную накладную и нажмите «Скопировать» (обычно F9 или пункт в меню «Ещё»). Программа создаст новый документ с теми же данными — останется поменять дату и скорректировать строки. Это удобно для регулярных отгрузок одному клиенту.

Почему документ проводится, но не попадает в отчёты?

Чаще всего отчёт построен за другой период, по другой организации или с отбором по складу, которого нет в документе. Также проверьте, что сам документ действительно проведён: в списке у него не должно быть значка непроведённого или помеченного на удаление документа.

Как загрузить накладную от поставщика автоматически?

Если поставщик работает через ЭДО, документ приходит прямо в базу и создаётся по кнопке «Создать документ» из входящего электронного документа. Из Excel накладные загружают через встроенную загрузку табличной части или типовую обработку загрузки данных из табличного документа.

Что делать, если в накладной товара нет в справочнике номенклатуры?

Создайте новую карточку прямо из документа: в поле «Номенклатура» начните вводить название и выберите «Создать». Заполните вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС — от них зависят счета учёта и проводки. Не оставляйте строку без номенклатуры, иначе товар не встанет на складской учёт.

Как исправить количество в уже оплаченной накладной?

Если период открыт, отмените проведение связанных документов, исправьте накладную и проведите всё заново. Если период закрыт или отгрузка уже отражена в отчётности, оформите документ «Корректировка реализации» (или поступления) — он создаст правильные сторнирующие и доначисляющие движения без правки прошлого периода.