Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей в 1С 8

Карточка количественно-суммового учета — это отчет, который показывает движение конкретной номенклатурной позиции по складу: сколько единиц и на какую сумму поступило, выбыло и осталось на каждую дату. В 1С 8 такая форма нужна складским работникам и бухгалтерам, чтобы сверить остатки, разобраться в расхождениях при инвентаризации и объяснить, откуда взялась конкретная цифра в оборотно-сальдовой ведомости.

В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 8 готовой «карточки» с таким названием часто нет как отдельного пункта меню — её роль выполняют отчеты «Анализ субконто», «Ведомость по товарам на складах», «Обороты номенклатуры» и подобные. Поэтому задача обычно сводится к тому, чтобы найти подходящий отчет, настроить отбор по номенклатуре и складу и получить форму, максимально похожую на классическую карточку складского учета.

Ниже разобраны конкретные способы сформировать карточку количественно-суммового учета в 1С:Бухгалтерии 8.3 и в торговых конфигурациях, настройки отборов и группировок, проверка полученных итогов и типичные ошибки, из-за которых карточка «не сходится» с остатками.

Что такое карточка количественно-суммового учета и когда она нужна

Классическая карточка количественно-суммового учета (аналог унифицированной формы М-17 для материалов) содержит шапку с наименованием позиции, единицей измерения, складом и ценой, а также таблицу движений: дата, документ, приход в количестве и сумме, расход в количестве и сумме, остаток после каждой операции. По ней видно всю историю движения одной позиции за выбранный период.

На практике карточку запрашивают в нескольких ситуациях: при инвентаризации, когда фактический остаток не совпадает с учетным и нужно найти «лишний» или «недостающий» документ; при проверке корректности списания материалов в производство; при разборе претензий поставщиков и покупателей по количеству отгруженного товара; при подготовке данных для аудита. Если в программе ведется партионный учет, карточка дополнительно показывает, из какой партии прошло списание.

Важно понимать ограничение: карточка показывает движение по данным учета, а не фактическое наличие на полке. Если документ поступления ввели задним числом или забыли провести расходную накладную, карточка честно отразит именно учетные данные — расхождение с реальностью придется искать сверкой документов.

Какие отчеты в 1С 8 заменяют карточку

В разных конфигурациях набор доступных отчетов отличается, поэтому сначала стоит определить, с какой программой вы работаете. В бухгалтерских конфигурациях движения привязаны к счетам учета (10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция»), в торговых — к регистрам складского учета, и отчеты строятся по-разному.

Для бухгалтерской задачи — объяснить сумму и количество по счету — обычно достаточно «Анализа субконто» с группировкой по документам движения. Для складской задачи, где важны именно склады и партии, лучше подходят ведомости из торговых конфигураций, потому что они изначально строятся по регистрам остатков товаров.

Сравнение вариантов

Анализ субконто (1С:Бухгалтерия)

Гибкий отбор по номенклатуре и складам, показывает количество и сумму по проводкам. Ограничение: отражает бухгалтерский учет, а не оперативный складской — при разнесенных учетах цифры могут отличаться.

Карточка счета

Быстро открывается из ОСВ, показывает каждую проводку по счету с количеством. Ограничение: форма простая, без удобной группировки по складам и без цены в шапке.

Ведомость по товарам на складах (УТ, КА, ERP)

Строится по складским регистрам, видны склады, серии, характеристики, можно вывести колонки прихода и расхода. Ограничение: в базовой настройке может не показывать суммы — их нужно включить в настройках варианта отчета.

Формирование карточки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Самый универсальный способ в бухгалтерской конфигурации — отчет «Анализ субконто». Откройте раздел «Отчеты» и выберите «Анализ субконто». В поле «Субконто» укажите вид «Номенклатура», затем в отборе выберите конкретную позицию, по которой нужна карточка. Период задайте с запасом — например, с начала года, если ищете расхождение.

В настройках отчета (кнопка «Показать настройки» или «Настройки») проверьте три вещи: на закладке «Показатели» должны быть включены флажки «Количество» и «Сумма» (обычно «БУ» — данные бухгалтерского учета); на закладке «Отбор» при необходимости добавьте условие по организации и по счету (10.01, 41.01 и т.д.), если позиция учитывается на нескольких счетах; на закладке «Группировка» добавьте строку «Документы движения» — именно она превращает обороты в подобие карточки, где каждая строка — отдельный документ.

После нажатия «Сформировать» отчет покажет сальдо на начало, поступления и выбытия по каждому документу с количеством и суммой, а также сальдо на конец. Двойной щелчок по строке открывает сам документ — так можно быстро проверить подозрительные движения. Если нужна карточка по конкретному складу, добавьте в отбор субконто «Склады» (оно доступно, если в настройках плана счетов для счета включен учет по складам).

1. 1
   Откройте Отчеты → Анализ субконто
2. 2
   В поле «Субконто» выберите вид «Номенклатура» и укажите позицию в отборе
3. 3
   Задайте период и при необходимости отбор по организации, счету, складу
4. 4
   В настройках включите показатели «Количество» и «Сумма»
5. 5
   На закладке «Группировка» добавьте «Документы движения»
6. 6
   Нажмите «Сформировать» и сверьте сальдо на начало и конец с ОСВ по счету

Альтернативный быстрый путь — «Карточка счета». Сформируйте ОСВ по счету 10 или 41 с отбором по номенклатуре, затем нажмите кнопку «Карточка счета» в командной панели отчета. Получите список всех проводок по позиции за период с количеством и суммой по дебету и кредиту. Эта форма менее наглядна, но открывается в два клика и удобна для быстрой проверки.

Формирование карточки в 1С:Управление торговлей и КА

В торговых конфигурациях основной инструмент — отчет «Ведомость по товарам на складах». Откройте раздел «Склад и доставка», группу «Отчеты по складу», и запустите отчет. Установите период, в отборе укажите номенклатурную позицию и склад. По умолчанию ведомость показывает остатки и движения в количественном выражении; чтобы появились суммы, откройте «Настройки» (расширенный режим) и на закладке «Поля» или «Ресурсы» добавьте показатели суммы — в зависимости от версии они могут называться «Стоимость», «Сумма» или выбираться в переключателе «Валюта/показатели отчета».

Чтобы ведомость стала похожа на карточку с историей операций, в настройках структуры отчета добавьте группировку «Документ движения» (или «Регистратор») под группировкой «Номенклатура». Тогда каждая строка будет соответствовать одному документу: поступление, перемещение, реализация, списание, с количеством и суммой прихода и расхода.

Если ведется учет по характеристикам или сериям, включите соответствующие группировки или отборы — иначе карточка покажет суммарное движение по всем характеристикам позиции, что при инвентаризации конкретного варианта товара даст неверную картину. Учтите, что в УТ суммы в складских отчетах могут выводиться в валюте управленческого учета — сверяйте валюту отчета, прежде чем сравнивать цифры с бухгалтерией.

Настройка отборов и группировок для точной карточки

Качество карточки на 90% определяется отборами. Минимальный набор: период, номенклатура, склад. Если в базе несколько организаций — обязательно отбор по организации, иначе в карточку попадут движения всех юрлиц, и остаток не сойдется ни с одним из них. В бухгалтерских отчетах дополнительно полезен отбор по счету: одна и та же позиция может числиться и на 10.01, и на 10.11 (спецоснастка), и суммарная карточка это скроет.

Группировка «Документы движения» («Регистратор») — ключевой элемент, превращающий оборотный отчет в карточку. Без неё вы получите только обороты за период одной строкой. В некоторых отчетах на СКД (например, в УТ) структура редактируется через «Настройки → Расширенные»: найдите узел группировки «Номенклатура» и добавьте внутрь поле «Регистратор» или «Документ движения».

Полезная практика — сохранить настроенный вариант отчета. Кнопка «Сохранить вариант» (или «Еще → Сохранить вариант отчета») позволяет назвать настройку «Карточка по номенклатуре» и в дальнейшем открывать её одним действием, меняя только позицию и период. Это особенно удобно, если карточку формируют регулярно несколько сотрудников.

Если карточка нужна регулярно и в строгой форме (например, близкой к М-17), типовых отчетов может не хватить по оформлению. В этом случае обычно делают внешний отчет или дорабатывают макет через конструктор СКД — это задача для специалиста по 1С, но сама логика отборов и группировок остается той же, что описана выше.

Проверка результата и сверка с другими отчетами

Сформированную карточку стоит проверить до того, как передавать её дальше. Контрольные точки простые: сальдо на начало по карточке должно совпадать с остатком по ОСВ по счету (в бухгалтерии) или с отчетом «Остатки товаров на складах» на ту же дату; сальдо на конец — аналогично. Если карточка строится по одному складу, а ОСВ — по всем, сравнивайте с ОСВ, отфильтрованной по тому же складу.

Отдельно проверьте, что сумма прихода минус сумма расхода плюс начальное сальдо дают конечное сальдо — арифметика должна сходиться до копейки. Если не сходится, чаще всего причина в том, что часть движений прошла без количества (например, корректировка стоимости) или без суммы (перемещение между складами при суммовом учете по подразделениям). Такие строки в карточке видны по пустым колонкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с остатком по ОСВ или отчету по остаткам склада на ту же дату

Тревожный признак

Разница есть — значит, отборы карточки и сверочного отчета различаются (организация, склад, счет)

Арифметика: начальное сальдо + приход − расход

Норма

Равно конечному сальдо по количеству и сумме

Тревожный признак

Есть строки с движением только по сумме или только по количеству — ищите корректировки и ордерные документы

Конечный остаток по количеству

Норма

Неотрицательный, совпадает с данными инвентаризации

Тревожный признак

Отрицательный остаток — признак списания в минус или непроведенного поступления

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — карточка «не сходится» с обороткой из-за разного состава отборов: в карточке стоит склад, в ОСВ нет; в карточке одна организация, в ОСВ все. Вторая типичная ситуация — в бухгалтерии не включен складской учет на счете (в настройках счета нет субконто «Склады»), тогда отбор по складу в принципе недоступен, и карточку по складу в бухгалтерском учете сформировать нельзя — только по данным складских регистров, если они ведутся.

Ещё одна ловушка — отрицательные остатки. Если в карточке виден минус, значит, списание проведено раньше поступления по времени или поступление вообще не введено. Пока минус не устранен, суммовая оценка списаний может быть искажена, и доверять суммам в карточке за этот период нельзя. Также помните: отчеты в 1С строятся по проведенным документам — черновики и помеченные на удаление документы в карточку не попадают.

Частые вопросы

Можно ли распечатать карточку в виде, близком к форме М-17?

Типовой печатной формы М-17 в большинстве конфигураций 1С 8 нет. Ближайший вариант — настроенный «Анализ субконто» или ведомость с группировкой по документам, который выводится на печать как обычный табличный документ. Если требуется строгое соответствие унифицированной форме, делают внешнюю печатную форму или внешний отчет с нужным макетом.

Почему в карточке есть количество, но нет сумм?

В 1С:Бухгалтерии проверьте, что в настройках отчета включен показатель суммы (БУ). В УТ и ERP суммы зависят от расчета себестоимости: если регламентная операция расчета стоимости не выполнялась за период, суммовые колонки будут пустыми или предварительными. Также проверьте, что у пользователя есть права на просмотр суммовых данных — в некоторых конфигурациях они ограничиваются ролями.

Как сформировать карточку сразу по нескольким позициям?

В отборе по номенклатуре вместо одного значения используйте вид сравнения «В списке» и добавьте нужные позиции, либо отберите по группе номенклатуры («В группе»). Группировку по номенклатуре оставьте верхним уровнем, а документы движения — вложенными: получите набор карточек в одном отчете, по одной на каждую позицию.

Карточка показывает движение, а остатка после каждой строки нет — это нормально?

Да, типовые отчеты на СКД обычно выводят сальдо только на начало и конец периода, а не нарастающий остаток после каждого документа. Если нужен именно остаток после каждой операции, потребуется доработанный отчет (например, на основе запроса с накопительным итогом) — это задача для разработчика, типовыми настройками она не решается.

Данные карточки и инвентаризации разошлись — с чего начать разбор?

Сначала убедитесь, что оба источника относятся к одному складу, организации и моменту времени. Затем пройдите по строкам карточки и проверьте документы с аномальными количествами: крупные списания, корректировки, оприходования. Частые виновники — непроведенное поступление, двойное списание, перемещение, отраженное только на одном складе, и ручные операции по счету.

Можно ли выгрузить карточку в Excel для дальнейшей обработки?

Да. Сформированный отчет сохраняется через «Файл → Сохранить» или «Еще → Сохранить как» в формате MXL или Excel (XLSX). При сохранении в Excel группировки и итоги превращаются в обычные ячейки, поэтому для последующей фильтрации удобнее перед сохранением отключить в настройках оформление и вывести плоскую таблицу.