Торговля и Склад · 12 мин
Как завести товар в 1С Розница: полная инструкция
Как завести товар в 1С Розница: создание номенклатуры, штрихкоды, цены, оприходование и загрузка из Excel. Пошаговая инструкция с проверкой ошибок.
Заведение товара в 1С Розница — базовая операция, без которой невозможно ни оприходование, ни продажа через кассу. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что товар не пробивается на кассе, продаётся по неверной цене или «зависает» в остатках с неправильными характеристиками. Поэтому важно понимать всю цепочку: от создания карточки номенклатуры до проверки выгрузки на кассовое оборудование.
В конфигурации «1С:Розница» товар проходит несколько логических этапов: создаётся вид номенклатуры (шаблон с настройками), затем карточка самого товара, далее регистрируются штрихкоды и цены, и только после этого оформляется документ поступления. Пропуск любого шага — типичная причина проблем у кассиров.
Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:Розница 2.3/3.0, включая ручной ввод, загрузку из таблиц, работу со штрихкодами и характеристиками, а также контроль результата. Названия разделов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Подготовка: что настроить до заведения первого товара
До создания карточек убедитесь, что в программе заполнены базовые справочники: магазины (склады), организация, виды цен и кассы ККМ. Без магазина невозможно оприходовать товар, без вида цен — назначить розничную цену. Эти данные создаются один раз при первоначальном заполнении и дальше только дополняются.
Проверьте также учётную политику: систему налогообложения организации и ставки НДС. Если магазин работает на УСН без НДС, а в карточке товара останется ставка 20%, чеки будут формироваться с неверными налоговыми реквизитами, что является нарушением при работе с онлайн-кассой.
Отдельно определите, будете ли вы использовать характеристики (размеры, цвета) и серии. Включить эти опции позже можно, но перенос уже заведённого товара на учёт по характеристикам требует корректировки остатков — проще решить это заранее.
Создание вида номенклатуры — шаблона для группы товаров
Вид номенклатуры — это шаблон, который определяет поведение целой группы товаров: тип (товар или услуга), использование характеристик и серий, настройки учёта. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в некоторых версиях — «Справочники») → «Номенклатура» → «Виды номенклатуры» и создайте новый элемент.
Укажите тип номенклатуры «Товар», при необходимости включите флажки «Использовать характеристики» — для одежды и обуви, где один артикул имеет размерный ряд, и «Использовать серии» — для товаров со сроками годности, например продуктов питания и косметики. Для алкоголя и маркируемых товаров проверьте соответствующие настройки учёта, они влияют на обмен с ЕГАИС и системой «Честный ЗНАК».
Не создавайте отдельный вид номенклатуры на каждую товарную группу без необходимости: чем больше шаблонов, тем сложнее аналитика и отчёты. Обычно достаточно нескольких видов: «Товары (без характеристик)», «Товары с характеристиками», «Товары с сериями», «Услуги».
Заведение карточки номенклатуры вручную
Перейдите в «НСИ и администрирование → Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните наименование — именно оно будет печататься в чеке, поэтому пишите понятно и без сокращений, которые не поймёт покупатель. Поле «Наименование для печати» заполняется автоматически, но его можно отредактировать отдельно.
Обязательные реквизиты карточки:
- Вид номенклатуры — выбирается из созданных шаблонов, подтягивает настройки учёта;
- Единица измерения — штуки, килограммы, упаковки; от неё зависит работа весового и фасованного товара;
- Ставка НДС — должна соответствовать реальному налогообложению товара;
- Артикул — внутренний код поставщика или собственный, удобен для поиска;
- Производитель и импортёр — обязательны для маркируемых категорий.
Для весового товара дополнительно установите признак весового товара и задайте код PLU — по нему весы с печатью этикеток и касса идентифицируют позицию. Для алкогольной продукции заполните вид алкогольной продукции, крепость и объём — без этого декларации и обмен с ЕГАИС будут некорректны.
- 1Откройте «НСИ и администрирование → Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры и заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС
- 3Запишите карточку и зарегистрируйте штрихкод по ссылке «Штрихкоды»
- 4Установите цену документом «Установка цен номенклатуры»
- 5Оприходуйте товар документом «Поступление товаров» на нужный магазин
- 6Проверьте выгрузку товара на кассу и пробейте тестовый чек
Регистрация штрихкодов
Без штрихкода кассир не сможет найти товар сканером — только вручную по наименованию, что резко замедляет продажу. Штрихкод регистрируется из карточки товара по ссылке «Штрихкоды» или из общего списка штрихкодов номенклатуры. Проще всего отсканировать код сканером прямо в поле ввода — программа сама определит тип (EAN-13, EAN-8, Code128).
Если у товара нет заводского штрихкода (штучный товар от локального поставщика, товар собственного производства), сгенерируйте внутренний код. В 1С Розница предусмотрены префиксы для внутренних штрихкодов, которые настраиваются в параметрах обмена с оборудованием. Внутренние коды обычно начинаются с префикса 2, чтобы не пересекаться с заводскими EAN-13.
Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, код единицы товара и код транспортной упаковки. Для товаров с характеристиками штрихкод привязывается к конкретной характеристике: у футболки размера M и размера L коды должны быть разными.
Установка цен и оприходование товара
Цена в 1С Розница не хранится в карточке товара — она регистрируется документом «Маркетинг → Цены номенклатуры → Установка цен номенклатуры» (в ряде версий раздел называется «Закупки» или «Ценообразование»). В документе выберите вид цены (например, «Розничная»), добавьте товары и укажите цены. Документ действует с даты проведения, поэтому плановые изменения цен можно вводить заранее.
Оприходование выполняется документом «Закупки → Поступление товаров». Заполните магазин-получателя, поставщика (если ведётся учёт по контрагентам), добавьте товары с количеством и закупочной ценой. После проведения товар появляется в остатках склада магазина и становится доступен для продажи.
Если товар заводится не от поставщика, а при инвентаризации или первоначальном вводе остатков, используйте документы «Оприходование товаров» или «Ввод начальных остатков». Смешивать эти сценарии нельзя: поступление от поставщика формирует взаиморасчёты, а оприходование — нет.
Способы заведения товара
Подходит для единичных позиций и новых товаров. Полный контроль реквизитов, но медленно при большом ассортименте.
Оптимально для первичного наполнения базы или большой поставки. Требует аккуратно подготовленного файла и сопоставления колонок.
Товар создаётся прямо в табличной части поступления по накладной поставщика. Быстро, но легко пропустить реквизиты вроде НДС или штрихкода.
Для алкоголя и маркировки карточки создаются по данным входящих документов. Обязательно сопоставление с существующей номенклатурой, иначе появятся дубли.
Загрузка товаров из Excel и внешних файлов
Для массового заведения используйте обработку загрузки данных из табличного документа (в типовой поставке доступна через «НСИ и администрирование» или встроена в помощник загрузки номенклатуры, в зависимости от версии). Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, ставка НДС, цена закупки, цена розничная.
Перед загрузкой приведите файл к чистому виду: уберите объединённые ячейки, итоговые строки, пустые колонки и формулы. Проверьте, что штрихкоды хранятся как текст, а не как число — иначе Excel «съест» ведущие нули, и коды в базе окажутся неверными. Ставку НДС указывайте в виде, который распознаёт обработка (обычно «20%», «10%», «Без НДС»).
После загрузки обязательно выполните контроль: сравните количество загруженных позиций с количеством строк в файле, выборочно откройте несколько карточек и сверьте реквизиты. Затем отдельно загрузите или зарегистрируйте цены — часто цены и карточки обрабатываются разными механизмами.
Проверка результата и выгрузка на кассу
После заведения товара убедитесь, что он корректно попадает на кассу. В типовом обмене с кассовым оборудованием товары выгружаются при обмене данными с ККТ или при открытии смены — зависит от настроек подключения. Выполните обмен вручную через раздел «Администрирование → Подключаемое оборудование» или рабочее место кассира.
Проверочный минимум: найдите товар на кассе по штрихкоду сканером, сверьте наименование и цену в чеке с карточкой в базе, убедитесь, что ставка НДС в чеке соответствует заданной. Для весового товара дополнительно проверьте передачу веса и корректность PLU.
Итоговый контроль остатков выполните отчётом «Остатки товаров» (или «Товары на складах»): товар должен числиться на нужном магазине в правильном количестве. Если позиция есть в отчёте, но не пробивается на кассе — проблема почти всегда в цене, штрихкоде или настройках выгрузки, а не в самой карточке.
Как проверить результат
Находится нужная позиция с верной ценой
Товар не найден или находится другая позиция
Текст понятен покупателю, ставка НДС верная
Сокращения, ошибки, неверный налог
Товар числится на нужном магазине в верном количестве
Остаток пустой или на другом складе
Совпадает с документом установки цен
Нулевая или устаревшая цена
Частые вопросы
Можно ли завести товар без штрихкода?
Да, карточка создаётся и без штрихкода, но продавать такой товар на кассе придётся поиском по наименованию или артикулу. Для товаров без заводского кода рекомендуется сгенерировать внутренний штрихкод и распечатать этикетки — это ускоряет работу кассира и снижает количество ошибок.
Товар не пробивается на кассе, хотя карточка создана. В чём причина?
Чаще всего не установлена цена, не зарегистрирован штрихкод или не выполнен обмен данными с кассой после заведения товара. Проверьте эти три пункта по порядку. Реже причина — товар оприходован на другой магазин или помечен на удаление.
Как изменить цену уже заведённого товара?
Создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» с актуальной датой и новыми значениями. Редактировать старый документ не нужно — программа берёт цену из последнего по дате документа. После проведения выполните обмен с кассой, чтобы новая цена попала в чеки.
Что делать, если после загрузки из Excel появились дубли товаров?
Используйте обработку поиска и удаления дублей (в типовых конфигурациях — «Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей»). Она объединит карточки с переносом штрихкодов, цен и остатков на основную позицию. Перед объединением сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заводить характеристики для каждого размера одежды?
Да, если учёт ведётся по размерам. Создаётся одна карточка товара с включёнными характеристиками, а каждый размер — отдельная характеристика с собственным штрихкодом. Остатки и продажи при этом учитываются по каждому размеру отдельно, что необходимо для корректного заказа и инвентаризации.
Можно ли заводить товар прямо с кассы?
В типовой 1С Розница полноценное заведение номенклатуры выполняется в основной базе, а на кассу товары попадают через обмен. Некоторые кассовые решения позволяют создать «быструю» позицию на кассе, но она всё равно требует последующего корректного оформления в учётной системе, иначе остатки и отчёты разойдутся.
Что важно запомнить
Товар в 1С Розница заводится цепочкой: вид номенклатуры → карточка → штрихкод → цена → поступление → выгрузка на кассу. Пропуск любого звена приводит к ошибкам при продаже. После заведения всегда проверяйте товар сканером на кассе и отчётом по остаткам, а перед массовой загрузкой делайте резервную копию базы.