Как заводить товар в 1С по штрихкоду

Заведение товара по штрихкоду — самый быстрый способ наполнить справочник номенклатуры в 1С без ручного ввода наименований. Сканер считывает код с упаковки, программа ищет его в базе, а если товара нет — предлагает создать новую карточку, куда штрихкод подставляется автоматически. Такой подход исключает опечатки и ускоряет приёмку в разы.

Инструкция подходит для конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Розница», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», где механизм штрихкодирования реализован единообразно. В «1С:Бухгалтерии» логика похожая, но часть функций урезана — об этом сказано отдельно.

Перед началом убедитесь, что сканер штрихкодов подключён и корректно определяется системой, а у пользователя есть права на редактирование справочника «Номенклатура». Без этих двух условий дальнейшие шаги не имеют смысла.

Подготовка: подключение и проверка сканера штрихкодов

Большинство сканеров работают в одном из двух режимов: эмуляция клавиатуры (HID) или эмуляция COM-порта. Режим клавиатуры проще: сканер «печатает» код в активное поле, как будто его набрали вручную, и нажимает Enter. Для базовых задач этого достаточно, настройка драйверов не требуется.

Режим COM-порта (или USB-COM) нужен, когда 1С должна перехватывать сканирование в любом окне, даже если курсор не стоит в поле ввода. Для этого устанавливается драйвер «1С:Сканер штрихкода» из состава библиотеки подключаемого оборудования, а в настройках указывается номер порта и скорость. Проверить порт можно в диспетчере устройств Windows.

Простой тест работоспособности: откройте «Блокнот» и отсканируйте любой код с упаковки. Если цифры появились — сканер исправен и передаёт данные. Если в конце кода нет перевода строки, настройте суффикс Enter в сканере (обычно это делается сканированием служебного штрихкода из инструкции к устройству).

Заведение нового товара через документ поступления

Самый распространённый сценарий — товар приезжает на склад, и его нужно оприходовать. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» (в «Рознице» — «Поступление товаров»), установите курсор в табличную часть и начните сканировать упаковки.

Если штрихкод уже есть в базе, 1С добавит строку с найденной номенклатурой и увеличит количество при повторном сканировании. Если код не найден, программа выдаст сообщение и предложит создать новый элемент: в форме новой карточки поле «Штрихкод» будет заполнено автоматически. Вам останется ввести наименование, выбрать вид номенклатуры, единицу измерения и при необходимости ставку НДС.

В «Управлении торговлей 11» удобно использовать рабочее место «Приёмка» с режимом сканирования: документ создаётся на основании заказа или распоряжения, а фактическое количество набирается сканером. Расхождения с документом поставщика подсвечиваются автоматически.

1. 1
   Создайте документ поступления и заполните шапку: организацию, склад, контрагента
2. 2
   Поставьте курсор в табличную часть товаров
3. 3
   Отсканируйте штрихкод с упаковки
4. 4
   Если товар новый — подтвердите создание карточки и заполните обязательные поля
5. 5
   Повторите сканирование для каждой позиции, проверьте количество
6. 6
   Проведите документ и сверьте итоговые суммы с накладной поставщика

Создание карточки номенклатуры вручную с привязкой штрихкода

Если приёмка уже прошла или товар вводится заранее, штрихкод можно привязать напрямую в карточке. Откройте справочник «Номенклатура», создайте новый элемент, затем перейдите по ссылке «Штрихкоды» (в УТ 11 — панель навигации карточки, в «Рознице» — вкладка или команда «Штрихкоды»).

В открывшемся списке создайте строку: поле «Штрихкод» можно заполнить сканером — просто поставьте курсор и считайте код. Дополнительно указывается упаковка (единица измерения), если у товара разные коды для штуки и короба. Каждой упаковке соответствует свой штрихкод — это важно для корректного списания при продаже оптом и в розницу.

Один товар может иметь несколько штрихкодов: например, старый и новый код производителя, коды разных поставщиков. 1С это допускает, но обратная ситуация — один код на два разных товара — приведёт к ошибкам идентификации. Программа при типовых настройках контролирует уникальность и выдаст предупреждение.

Работа с маркированным товаром и кодами DataMatrix

Для товаров, подлежащих обязательной маркировке (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.), сканируется код DataMatrix, который содержит не только GTIN, но и серийный номер. В 1С при сканировании такого кода номенклатура определяется по GTIN — первым 14 цифрам кода, а полный код сохраняется как код маркировки для передачи в «Честный знак».

Если маркированный товар заводится впервые, сначала убедитесь, что в карточке вида номенклатуры включён признак маркировки и выбрана товарная группа. Без этого документы приёмки и продажи не будут корректно обмениваться данными с системой маркировки, и вы рискуете получить расхождения при сверке.

Обратите внимание: EAN-13 с ценника и DataMatrix с упаковки — разные коды, и привязывать их нужно по-разному. EAN хранится в регистре штрихкодов номенклатуры, а коды маркировки — в специализированных регистрах и документах оборота.

Массовое заведение товаров: загрузка из файла и внешних источников

Когда номенклатуры много — сотни или тысячи позиций от нового поставщика — сканировать каждую упаковку нерационально. Используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в типовых конфигурациях доступна в разделе настроек номенклатуры или через «Все функции»). Поставщик обычно может предоставить прайс в Excel или CSV, где есть колонки с наименованием, штрихкодом, артикулом и ценой.

При загрузке сопоставьте колонки файла с полями справочника: наименование, штрихкод, единица измерения. Обработка создаст карточки и сразу запишет штрихкоды в регистр. Перед загрузкой большого файла сделайте тест на 10–20 строках и проверьте результат, а также создайте резервную копию базы.

Альтернатива — сервисы и обработки, подтягивающие наименования по штрихкоду из открытых баз товаров. Они ускоряют заполнение карточек, но данные из внешних источников всегда проверяйте: наименования и характеристики могут не совпадать с фактическим товаром.

Способы заведения товаров

Сканирование при приёмке

Подходит для розницы и небольших поставок. Быстро, без ошибок в кодах, но медленно при больших объёмах

Ручное создание карточки

Подходит для единичных позиций и товаров без кода. Полный контроль полей, но высок риск опечаток

Загрузка из файла поставщика

Оптимально для сотен позиций. Требует корректного файла и проверки сопоставления колонок

Проверка результата и контроль дублей

После заведения товара убедитесь, что связка «карточка — штрихкод» работает. Откройте любой тестовый документ (например, чек продажи или новое поступление) и отсканируйте код: должна подставиться именно та позиция, которую вы создали, с правильной ценой и единицей измерения.

Периодически проверяйте базу на дубли. В УТ 11 и «Рознице» есть штатный поиск дублей номенклатуры (раздел администрирования — «Обслуживание»), который находит карточки с одинаковыми наименованиями и штрихкодами. Дубли искажают остатки: остаток «размазывается» по двум карточкам, и ни по одной нельзя корректно списать товар.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сканирование в документе

Норма

Подставляется нужная карточка, количество увеличивается при повторном сканировании

Тревожный признак

Появляется сообщение «Штрихкод не найден» или подставляется другой товар

Карточка номенклатуры

Норма

В списке штрихкодов есть код, указана верная упаковка

Тревожный признак

Код привязан к другой упаковке или отсутствует

Остатки на складе

Норма

После проведения поступления остаток появился на нужном складе

Тревожный признак

Остаток ушёл на другой склад или завис в резерве

Ограничения и частные случаи

В «1С:Бухгалтерии» механизм штрихкодов проще: код хранится в самой карточке номенклатуры (поле «Штрихкод»), а не в отдельном регистре, поэтому несколько кодов на один товар без доработок не завести. Для учёта это редко критично, но при переходе на торговую конфигурацию данные придётся переносить.

Товары без заводского штрихкода (весовые, штучные собственного производства) требуют генерации внутреннего кода. В 1С есть механизм автогенерации штрихкодов в формате EAN-13 с префиксом внутреннего использования (обычно начинается с 2). Такие коды печатаются на этикетках через обработку «Печать этикеток и ценников».

Если поставщик меняет штрихкод товара, не редактируйте старый код — добавьте новый в список штрихкодов карточки. Старый код может продолжать поступать из остатков на складах, и его удаление сломает приёмку.

Частые вопросы

Сканер считывает код, но 1С пишет «Штрихкод не найден». Что делать?

Это нормальная ситуация для нового товара: кода ещё нет в базе. Подтвердите создание новой карточки в появившемся диалоге. Если товар точно должен быть в базе, проверьте, не обрезает ли сканер ведущий ноль кода (характерно для EAN-13, начинающихся с 0) — эта настройка меняется служебными штрихкодами из руководства к сканеру.

Можно ли заводить товар без сканера?

Да. Штрихкод можно ввести вручную с клавиатуры в поле «Штрихкод» карточки номенклатуры или документа. Но ручной ввод повышает риск опечаток, поэтому для регулярной приёмки сканер стоит приобрести — подойдёт даже недорогая модель в режиме эмуляции клавиатуры.

У одного товара разные штрихкоды на штуку и короб. Как настроить?

Заведите в карточке две упаковки: базовую единицу (штука) и упаковку «короб» с коэффициентом пересчёта. Каждой упаковке привяжите свой штрихкод в списке штрихкодов карточки. Тогда при сканировании короба 1С сразу поставит в документ короб с пересчётом в базовые единицы.

Что делать, если один штрихкод оказался у двух разных товаров?

Такое бывает с недобросовестными поставщиками и «самодельными» кодами. Определите, какой товар реально носит этот код, у второго удалите привязку и сгенерируйте внутренний штрихкод, напечатав свою этикетку. Оставлять дубль нельзя — документы будут заполняться случайным товаром.

Нужно ли заводить штрихкоды для услуг?

Нет, услуги не имеют штрихкодов и не сканируются. В справочнике номенклатуры для услуги достаточно указать наименование и тип «Услуга». Штрихкодирование применяется только к материальным товарам, которые физически маркируются кодом.

Как распечатать этикетки для товара без заводского штрихкода?

В карточке номенклатуры сгенерируйте внутренний штрихкод (команда доступна в списке штрихкодов), затем откройте обработку «Печать этикеток и ценников», добавьте товар, выберите шаблон этикетки и отправьте на принтер этикеток. Шаблон можно отредактировать под размер вашей этикетки.