Торговля и Склад · 10 мин
Как завести прослеживаемый товар в 1С при покупке у поставщика
Пошаговая инструкция: как завести прослеживаемый товар в 1С при покупке у поставщика — настройка номенклатуры, РНПТ, документ поступления и проверка данных.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, по которым обязателен учёт в системе прослеживаемости и отражение данных в налоговом учёте с указанием РНПТ (регистрационного номера партии товара). При покупке такого товара у поставщика в 1С необходимо правильно настроить номенклатуру, корректно ввести РНПТ и оформить документ поступления. Ошибка на любом из этих этапов приводит к расхождениям в отчётности и риску штрафов.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» актуальных версий — механика схожа, отличается расположение отдельных реквизитов. Перед началом работы убедитесь, что программа обновлена до релиза, поддерживающего текущие форматы прослеживаемости: в старых версиях поля РНПТ может просто не быть.
Какие товары считаются прослеживаемыми и как это проверить
Перечень прослеживаемых товаров утверждён постановлением Правительства РФ и определяется по кодам ТН ВЭД ЕАЭС. В него входят, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, детские коляски, мониторы, проекторы и некоторые другие категории. Конкретную принадлежность товара проверяют по коду ТН ВЭД, который поставщик обязан указать в УПД или счёте-фактуре.
Практический способ проверки: возьмите код ТН ВЭД из документа поставщика и сверьте его с действующим перечнем. В самой 1С при указании кода ТН ВЭД в карточке номенклатуры программа часто подсказывает, что товар относится к прослеживаемым, — но полагаться только на подсказку нельзя, перечень периодически меняется.
Подготовка программы: включение функциональности
Перед заведением товара проверьте, что в программе включён учёт прослеживаемых товаров. В «1С:Бухгалтерии 8» путь: Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов → Учёт запасов, где должен быть установлен флаг учёта прослеживаемых товаров. Также проверьте раздел «Функциональность» — закладка «Запасы», опция прослеживаемости.
В «1С:Управление торговлей» настройка находится в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, либо в параметрах учёта номенклатуры — в зависимости от версии. Если опция не видна, убедитесь, что у пользователя есть права на изменение настроек учёта.
Настройка карточки номенклатуры
Создайте новую карточку номенклатуры (Справочники → Номенклатура → Создать) или откройте существующую, если товар уже заведён без признака прослеживаемости. Укажите наименование, единицу измерения, вид номенклатуры и ставку НДС — эти поля стандартные.
Ключевые поля для прослеживаемости:
- Признак «Прослеживаемый товар» — флажок или переключатель в карточке. В Бухгалтерии он появляется в группе учёта прослеживаемости после включения функциональности.
- Код ТН ВЭД — выберите из классификатора, встроенного в программу, или введите вручную из документа поставщика.
- Единица прослеживаемости — количественная единица, в которой ведётся учёт по РНПТ (может отличаться от основной единицы хранения, например штуки вместо упаковок).
Если у номенклатуры ведётся учёт по характеристикам или сериям, признак прослеживаемости наследуется, но РНПТ привязывается к конкретной партии, поэтому учёт по сериям для прослеживаемых товаров рекомендуется включать — это упрощает списание правильной партии при продаже.
Оформление поступления товара от поставщика
Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». Заполните контрагента, договор, склад и номер с датой входящего документа.
В табличной части добавьте номенклатуру. Если товар настроен как прослеживаемый, в строке появится поле «РНПТ» (или колонка с гиперссылкой «Прослеживаемость»). Нажмите на неё и в открывшейся форме введите:
- регистрационный номер партии товара — точно как в УПД поставщика, включая буквы и дроби;
- количество в единицах прослеживаемости;
- страну происхождения, если она требуется формой.
Один РНПТ на строку — если поставщик отгрузил один товар с несколькими РНПТ, разбейте позицию на несколько строк с соответствующим количеством в каждой. Проведите документ и проверьте, что программа не выдала сообщений об ошибках прослеживаемости.
- 1Обновите конфигурацию и включите учёт прослеживаемых товаров в настройках
- 2Проверьте код ТН ВЭД из УПД поставщика по актуальному перечню
- 3Создайте номенклатуру, установите признак «Прослеживаемый товар», укажите ТН ВЭД и единицу прослеживаемости
- 4Оформите документ поступления от поставщика
- 5В строке товара введите РНПТ и количество в единицах прослеживаемости
- 6Проведите документ и проверьте отражение партии в отчётах по прослеживаемости
Проверка результата после проведения
После проведения поступления убедитесь, что партия встала на учёт корректно. Основные контрольные точки: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с субконто «Партии» и специализированные отчёты — «Остатки прослеживаемых товаров» (в разных конфигурациях название может отличаться).
Дополнительно откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии) — должны быть проводки по количеству в единицах прослеживаемости. Если количество прослеживаемости равно нулю или отсутствует, документ проведён без данных РНПТ, и это нужно исправить до сдачи отчётности.
Как проверить результат
РНПТ заполнен и совпадает с УПД поставщика
Поле пустое или номер отличается от документа
Партия с РНПТ и количеством присутствует
Партии нет или количество в единицах прослеживаемости равно нулю
Совпадает с единицей из УПД поставщика
Единицы различаются, количество пересчитано неверно
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — завести товар как обычный, провести поступление, а признак прослеживаемости установить потом. В этом случае уже проведённые документы не содержат данных РНПТ, и партию приходится корректировать: либо вводить корректировку поступления, либо исправлять документ задним числом с перепроведением.
Вторая частая проблема — опечатки в РНПТ. Номер длинный, содержит буквы, цифры и разделители; копируйте его из электронного УПД (при обмене ЭДО поле РНПТ часто подтягивается автоматически — используйте эту возможность). Третья ошибка — неверное количество в единицах прослеживаемости при отличии от базовой единицы хранения.
Особые ситуации: ЭДО, комиссия и возвраты
Поступление по электронному документообороту
Если вы работаете с поставщиком по ЭДО, при загрузке УПД в 1С данные прослеживаемости (РНПТ, количество, код ТН ВЭД) обычно сопоставляются автоматически. Задача пользователя — проверить, что номенклатура сопоставлена правильной карточке с признаком прослеживаемости, и что РНПТ загрузился в нужное поле, а не в комментарий.
Возврат товара поставщику
При возврате прослеживаемого товара оформляется документ возврата с указанием того же РНПТ, по которому товар был оприходован. Продажа прослеживаемого товара покупателю также требует указания РНПТ в отгрузочных документах — поэтому корректное поступление критично для всей дальнейшей цепочки.
Что важно запомнить
Заведение прослеживаемого товара состоит из трёх обязательных шагов: включённая функциональность, признак прослеживаемости с кодом ТН ВЭД в номенклатуре и РНПТ в документе поступления. Проверяйте результат отчётом по прослеживаемым товарам сразу после проведения — исправить ошибку на этапе поступления намного проще, чем после продажи.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный УПД — для прослеживаемого товара указание РНПТ обязательно. Принимать такой товар к учёту как прослеживаемый без РНПТ нельзя: у вас не будет данных для отчётности. До получения исправленного документа товар можно отразить как полученный на ответственное хранение.
Можно ли установить признак прослеживаемости для товара, который уже есть на остатках?
Да, признак в карточке можно установить в любой момент, но старые документы от этого не изменятся. Для остатков, поступивших до введения прослеживаемости, действовали переходные правила с формированием РНПТ по остаткам — порядок зависит от периода, уточните его в актуальных разъяснениях ФНС.
Где в 1С посмотреть остатки прослеживаемых товаров?
В «1С:Бухгалтерии» используйте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» и анализ счёта 41 с детализацией по партиям. В «1С:Управление торговлей» — отчёты раздела складского учёта по прослеживаемости. Если отчёта нет в меню, проверьте включённую функциональность и версию конфигурации.
Обязательно ли вести учёт по сериям для прослеживаемых товаров?
Формально нет, но на практике учёт по сериям сильно упрощает подбор правильного РНПТ при продаже и возврате, особенно когда один товар поступает с разными номерами партий. Без серий РНПТ при отгрузке придётся выбирать вручную из списка партий.
Что будет, если продать прослеживаемый товар без указания РНПТ?
Отгрузочный документ без РНПТ — нарушение правил учёта прослеживаемых товаров. Покупатель не сможет корректно принять товар, а продавцу грозят налоговые риски при проверке. В 1С программа обычно блокирует или предупреждает о проведении реализации прослеживаемого товара без РНПТ — не игнорируйте такие сообщения.
Нужно ли заводить прослеживаемость, если товар покупается у российского поставщика, а не импортируется?
Да. Обязанность отражать РНПТ распространяется на всех участников оборота, независимо от того, ввозите вы товар сами или покупаете у российского поставщика. РНПТ вы берёте из УПД поставщика и передаёте дальше при продаже.