Как завести склад в 1С: настройка справочника и ордерной схемы

Склад в 1С — это элемент справочника, без которого невозможно оформить поступление товара, перемещение, списание и инвентаризацию. Ошибки на этапе создания склада потом вылезают в отчётах: товары «зависают» на неправильном месте хранения, а остатки по организации не сходятся с фактическими. Поэтому заводить склады стоит осознанно, а не «как-нибудь, лишь бы документ провёлся».

Порядок действий зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии» склад — простой справочник с минимумом реквизитов. В «1С:Управление торговлей» и ERP складская подсистема развита сильнее: есть ордерная схема, адресное хранение, статусы и разделение складов по назначению. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами и проверками результата.

Перед началом убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на редактирование справочников складов и настройку учётных параметров. Если прав нет, элемент справочника откроется только на просмотр, а часть настроек будет недоступна.

Какие склады заводить и как их назвать

Прежде чем создавать элементы справочника, определите структуру хранения. Каждый физически обособленный склад, откуда возможна отгрузка или на который приходит товар, должен быть отдельным элементом справочника. Не объединяйте в один склад торговый зал и подсобное помещение, если товар между ними перемещается: иначе вы потеряете контроль над остатками в разрезе мест хранения.

Наименования делайте понятными всем сотрудникам, а не только кладовщику: «Основной склад», «Розничный магазин (Ленина, 15)», «Склад брака», «Товары в пути». Виртуальные склады для брака и товаров в пути — рабочая практика: они позволяют выделить номенклатуру, которую нельзя продавать, не списывая её с учёта.

Создание склада в 1С:Управление торговлей и ERP

В конфигурациях «Управление торговлей 11» и ERP путь одинаковый: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склады и магазины» (либо сразу справочник «Склады и магазины» через поиск). Нажмите «Создать» и заполните карточку.

Минимально необходимые поля — наименование и тип склада. Тип определяет поведение склада в документах: оптовый склад участвует в оптовых продажах, розничный — в продажах через кассу ККМ и влияет на учёт в розничных ценах. Дополнительно можно указать подразделение, ответственное лицо и текущий статус (например, «Склад закрыт» блокирует подбор в новые документы).

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип: оптовый или розничный склад
3. 3
   Заполните наименование, подразделение и ответственное лицо
4. 4
   При необходимости включите ордерную схему и адресное хранение
5. 5
   Запишите элемент и проверьте его документом поступления

Оптовый или розничный: что выбрать

Если точка продаёт в розницу через кассу, создавайте склад с типом «Розничный магазин» и привязывайте к нему кассу ККМ. Для магазина, торгующего по безналичному расчёту и по кассе одновременно, обычно заводят один розничный склад, а оптовые отгрузки оформляют с него же или с отдельного оптового. Смена типа склада после начала работы возможна, но требует аккуратности из-за разных механизмов учёта себестоимости.

Создание склада в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Справочники» → «Склады» и нажмите «Создать». Заполните наименование и тип склада: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка (НТТ). Тип влияет на счета учёта и способ отражения розничной выручки.

Для НТТ учёт ведётся суммово, без детализации по номенклатуре, а выручка оформляется отчётом о розничных продажах. Если точка оснащена кассой с передачей данных в 1С, выбирайте тип «Розничный магазин» — тогда номенклатурный учёт сохраняется. Ошибка в типе склада приведёт к неверным проводкам и проблемам при закрытии месяца.

Учтите: в Бухгалтерии склад — это субконто на счетах учёта товаров. Если в настройках учётной политики или параметрах учёта выключено складское хранение, справочник может быть скрыт. Проверьте «Администрирование» → «Параметры учёта» и включите учёт по складам при необходимости.

Ордерная схема: когда включать и как настроить

Ордерная схема разделяет документооборот на распоряжения (заказы, реализации) и фактические складские операции (приходные и расходные ордера). Она нужна, когда менеджер и кладовщик — разные люди и факт отгрузки должен подтверждать склад, а не отдел продаж. Для небольшой компании, где один сотрудник делает всё, ордерная схема чаще избыточна.

Включается ордерная схема в карточке склада: установите флажки «При поступлении» и/или «При отгрузке» и укажите дату начала применения. Дата важна: ордера будут требоваться только по документам от этой даты, старые движения не перепроводятся. Возможна настройка по статусам ордеров — например, считать товар принятым только при статусе «Принято».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Менеджер и кладовщик — разные сотрудники, есть расхождения между заказом и фактомВключите ордерную схему на поступление и отгрузку

Один сотрудник оформляет и документы, и фактические операцииРаботайте без ордерной схемы — она только добавит лишних документов

Нужен контроль по ячейкам и местам храненияДополнительно настройте адресное хранение (справочное или ячеистое)

Склад уже работает и есть остаткиВключайте ордерную схему с даты после инвентаризации, чтобы не получить висящие ордера

Адресное хранение и дополнительные настройки

Адресное хранение позволяет вести учёт не просто по складу, а по ячейкам: стеллаж, ряд, полка. В УТ 11 доступны два режима: справочное размещение (ячейки указываются для информации) и полноценный ячеистый склад с учётом остатков по каждой ячейке. Второй режим требует дисциплины: любое перемещение товара между ячейками должно быть отражено документом, иначе остатки по ячейкам разойдутся с реальностью.

Дополнительно в карточке склада можно настроить группы доступа для разграничения прав, указать календарь работы склада для расчёта сроков доставки и включить контроль остатков. Не включайте все опции «про запас»: каждая включённая проверка — это потенциальная блокировка документов у пользователей.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания склада выполните контрольный цикл: оформите тестовое поступление товаров на новый склад, затем перемещение или реализацию. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту 41 с детализацией по складам (в Бухгалтерии) и убедитесь, что количество отражается корректно. Тестовые документы потом удалите или спишите корректировкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад виден в документах

Норма

Склад доступен для выбора в поступлении и реализации

Тревожный признак

Склад не отображается — проверьте статус и права доступа

Остатки в отчёте

Норма

После поступления товар виден в отчёте по нужному складу

Тревожный признак

Остаток пуст или попал на другой склад — проверьте склад в табличной части документа

Ордерная схема

Норма

По распоряжению создаётся ордер, статусы меняются корректно

Тревожный признак

Ордер не создаётся — проверьте дату начала ордерной схемы и флажки в карточке склада

Проводки в Бухгалтерии

Норма

В проводках по счёту 41 заполнено субконто «Склады»

Тревожный признак

Субконто пустое — отключён учёт по складам в параметрах учёта

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать склад после начала работы?

Да, наименование — это просто реквизит справочника, документы и отчёты подхватят новое название автоматически, так как хранится ссылка на элемент, а не текст. Переименование безопасно в любой момент.

Как удалить ошибочно созданный склад?

Если по складу нет проведённых документов, пометьте его на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, сначала отмените их проведение или перенесите остатки перемещением на другой склад. Альтернатива — установить статус «Склад закрыт», чтобы исключить выбор в новых документах.

Нужно ли заводить отдельный склад для брака?

Рекомендуется. Виртуальный склад «Брак» позволяет перемещать туда некачественный товар: он исключается из доступных остатков для продажи, но остаётся на учёте до момента списания или возврата поставщику.

Чем ордерная схема отличается от адресного хранения?

Ордерная схема разделяет ответственность: финансовые документы оформляет менеджер, факт приёмки и отгрузки — кладовщик ордерами. Адресное хранение отвечает на вопрос «где лежит товар» и ведёт учёт по ячейкам. Это независимые настройки, их можно включать вместе или по отдельности.

Почему новый склад не виден в документе поступления?

Чаще всего причины три: у склада установлен закрытый статус, у пользователя нет прав на склад (настроены группы доступа) или в документе уже задана структурная единица, фильтрующая список складов. Проверьте карточку склада и права пользователя.

Сколько складов можно создать в 1С?

Жёсткого ограничения по количеству элементов справочника нет. Практический предел определяется удобством: при сотнях складов усложняются выбор в документах, настройка прав и сверка остатков, поэтому структуру стоит держать разумно компактной.