Торговля и Склад · 12 мин
Как завести прослеживаемый товар в 1С
Как завести прослеживаемый товар в 1С: настройка учета РНПТ, кодов маркировки, заполнение карточки номенклатуры и документов поступления, проверка ошибок.
Прослеживаемые товары — это товары, по которым государство требует передавать сведения о движении от ввоза или производства до конечного покупателя. В России действуют два механизма: система прослеживаемости через регистрационный номер партии товара (РНПТ) для импортных товаров из перечня Правительства и обязательная маркировка кодами Data Matrix через «Честный ЗНАК» для отдельных товарных групп (обувь, одежда, лекарства, табак, молочная продукция и другие). В обоих случаях 1С должна хранить и передавать дополнительные реквизиты, поэтому завести такой товар «как обычный» нельзя.
Ошибка при заведении прослеживаемого товара приводит к тому, что счета-фактуры и УПД не проходят проверку у операторов ЭДО, отчетность по прослеживаемости расходится с остатками, а при проверке возникают вопросы налоговой. Поэтому важно сразу правильно настроить учет, заполнить карточку номенклатуры и научиться проверять результат.
Ниже разобран порядок действий на примере типовых конфигураций 1С:ERP, «Комплексная автоматизация» и «Управление торговлей»; в «Бухгалтерии предприятия» логика аналогична, отличаются только названия разделов. Точные названия команд зависят от версии конфигурации и релиза, поэтому при расхождениях ориентируйтесь на встроенную справку вашей программы.
Что считается прослеживаемым товаром и какой механизм применяется
Первый механизм — РНПТ. Он действует для товаров, ввозимых из-за пределов ЕАЭС и включенных в перечень прослеживаемых: отдельная электроника, бытовая техника, мебель, детские товары и другие категории. По каждой партии таможенная декларация получает регистрационный номер, и этот номер должен сопровождать товар во всех последующих документах: поступлении, перемещении, реализации, возврате.
Второй механизм — обязательная маркировка средствами идентификации. Каждая единица товара получает уникальный код Data Matrix, который считывается сканером при приемке и продаже, а сведения передаются в систему «Честный ЗНАК». Перечень маркируемых групп регулярно расширяется, поэтому перед заведением новой товарной группы стоит уточнить, не попала ли она под маркировку.
Важно не путать два режима: один и тот же товар обычно подпадает либо под РНПТ, либо под маркировку. Если товар импортный и маркируемый одновременно, в документах могут потребоваться оба реквизита — проверьте это по правилам конкретной товарной группы до начала учета.
Подготовка: включение функциональности и обновление программы
До заведения товара убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: форматы передачи сведений о прослеживаемости и маркировке периодически меняются, и старые версии могут формировать документы, которые оператор ЭДО отклонит. Проверьте также, что у пользователя есть права на изменение настроек учета и справочника номенклатуры.
В типовых конфигурациях включите функциональные опции. В 1С:ERP и УТ это раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура», где включаются «Прослеживаемые импортные товары» и «Маркировка товаров» (с выбором видов маркируемой продукции). В «Бухгалтерии» аналогичные опции находятся в настройках функциональности на закладке «Запасы» и в параметрах учета.
Для маркированных товаров дополнительно потребуется подключение к «Честному ЗНАКУ»: зарегистрированная организация в системе, установленная электронная подпись и настроенный обмен (напрямую из 1С или через ЭДО). Без этого сканировать коды и передавать сведения о вводе в оборот не получится.
Заведение карточки номенклатуры для прослеживаемого товара
Создайте новый элемент справочника «Номенклатура» или откройте существующий, если товар уже учитывался, но стал прослеживаемым. Ключевые поля, которые отличают такую карточку от обычной:
- Вид номенклатуры — выберите вид с типом «Товары»; именно настройки вида часто определяют доступность реквизитов прослеживаемости.
- Код ТН ВЭД — укажите код из классификатора; по нему программа определяет, входит ли товар в перечень прослеживаемых, и подставляет единицу измерения прослеживаемости.
- Признак прослеживаемости — флаг «Прослеживаемый товар» (в ряде конфигураций ставится автоматически по коду ТН ВЭД, но его нужно проверить вручную).
- Единица измерения прослеживаемости — количественная единица, в которой товар учитывается для РНПТ (например, штуки или килограммы); она может отличаться от основной единицы хранения.
- Вид маркируемой продукции — для маркированных товаров: обувь, одежда, молочная продукция и т.д.; после выбора становится доступным учет по кодам маркировки.
Для маркированных товаров дополнительно проверьте штрихкоды и, если используется, связь номенклатуры с GTIN — коды маркировки при сканировании должны однозначно определять карточку товара. Если одна карточка соответствует нескольким GTIN, убедитесь, что все они внесены.
- 1Включите опции прослеживаемости и маркировки в настройках учета
- 2Создайте или откройте элемент справочника «Номенклатура»
- 3Заполните код ТН ВЭД и проверьте автоматически установленный признак прослеживаемости
- 4Укажите единицу измерения прослеживаемости и вид маркируемой продукции
- 5Сохраните карточку и проверьте, что в документах по ней доступны поля РНПТ или сканирования кодов
Оформление поступления: РНПТ и коды маркировки
При поступлении импортного прослеживаемого товара в документе «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг») появляется колонка «РНПТ». Номер берется из документов поставщика: из входящего УПД либо из декларации на товары, если вы сами импортер. Вводите номер внимательно — ошибка хотя бы в одном символе делает партию «чужой» для системы прослеживаемости.
Если товар поступает от российского поставщика, РНПТ должен быть в его отгрузочных документах. Отсутствие номера у поставщика — повод запросить корректный документ, а не оставлять поле пустым: при реализации вам придется указывать РНПТ, и взять его будет неоткуда.
Для маркированного товара приемка выполняется сканированием кодов Data Matrix каждой единицы или по данным электронного УПД от поставщика с последующей сверкой. В 1С используется рабочее место приемки маркированных товаров: программа сопоставляет считанные коды с заказом или поступлением и фиксирует их в учете.
Удобно завести отдельное правило: РНПТ из входящего УПД сверяется с бумажной или электронной декларацией до проведения поступления, а не после. Исправление номера в уже проведенных цепочке документов занимает заметно больше времени, чем проверка на входе.
Реализация, перемещение и возвраты прослеживаемых товаров
При продаже РНПТ подставляется в документ реализации автоматически из остатков партии, но при наличии нескольких партий программа может потребовать выбора — распределяйте списание по принципу, принятому в учетной политике (обычно ФИФО). В счете-фактуре и УПД по прослеживаемым товарам заполняются специальные графы: номер РНПТ, код товара, количество в единице прослеживаемости.
Перемещения между складами и возвраты также проводятся с указанием РНПТ или кодов маркировки — прослеживаемость не прерывается внутри компании. Для маркированных товаров продажа в розницу фиксируется пробитием чека со считыванием кода, оптовая продажа — передачей УПД с кодами через ЭДО.
Если покупатель — физическое лицо, а товар прослеживаемый по РНПТ, розничная продажа оформляется без УПД, но списание по РНПТ в учете все равно должно быть отражено корректно, иначе остатки по прослеживаемости «зависнут».
Проверка результата и отчетность
После заведения товара и проведения первых документов проверьте результат встроенными средствами. Основной инструмент — отчет «Остатки прослеживаемых товаров» (название может отличаться): он показывает количество по каждому РНПТ и позволяет сверить учетные остатки с фактическими. Для маркированных товаров используйте отчеты по кодам маркировки и рабочее место обмена с «Честным ЗНАКом».
Контрольная точка — успешная отправка УПД через оператора ЭДО без замечаний по формату и без отказа контрагента. Если оператор возвращает ошибку по реквизитам прослеживаемости, чаще всего причина в незаполненном РНПТ, неверном коде ТН ВЭД или несоответствии единицы измерения прослеживаемости.
Как проверить результат
Заполнены код ТН ВЭД, признак прослеживаемости, единица прослеживаемости
Поля пустые или признак не установлен — документы не потребуют РНПТ
По каждой строке с прослеживаемым товаром указан РНПТ или отсканированы коды
Пустые колонки РНПТ, коды не считаны
Остатки по РНПТ сходятся с фактическими остатками склада
Отрицательные или «зависшие» остатки по номерам
Документ принят оператором и контрагентом без замечаний
Ошибки формата по графам прослеживаемости
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — товар завели как обычный, а признак прослеживаемости включили позже, когда по нему уже есть остатки и документы. В этом случае старые партии остаются без РНПТ, и потребуется корректировка: ввод остатков по прослеживаемости или документы исправления. Делайте такие операции на копии базы или с участием специалиста, чтобы не нарушить складской учет.
Вторая группа ошибок — неверные реквизиты: опечатка в РНПТ, не тот код ТН ВЭД, несоответствие единицы измерения прослеживаемости данным декларации. Эти ошибки всплывают при сдаче отчетности или при проверке цепочки движения товара, и исправлять их приходится через корректировочные документы всей цепочки.
Ограничение самостоятельной работы: массовая загрузка РНПТ из внешних файлов, исправление исторических данных за закрытые периоды и настройка прямого обмена с «Честным ЗНАКом» требуют опыта администрирования 1С. Если база рабочая и в ней есть данные за прошлые периоды, такие операции безопаснее выполнять с резервной копией и привлечением специалиста.
Частые вопросы о прослеживаемых товарах в 1С
Как понять, что мой товар прослеживаемый?
Проверьте код ТН ВЭД товара по актуальному перечню прослеживаемых товаров (для РНПТ) и перечень товарных групп, подлежащих обязательной маркировке. В 1С после указания кода ТН ВЭД программа обычно сама подсказывает признак прослеживаемости, но окончательную проверку стоит делать по официальным перечням.
Поставщик не указал РНПТ в документах. Что делать?
Запросите у поставщика корректный УПД с номером РНПТ — без него вы не сможете правильно отразить поступление и последующую реализацию. Проводить товар как непрослеживаемый нельзя: это создаст расхождения в отчетности и риски при проверке.
Можно ли изменить РНПТ в уже проведенном документе?
Да, но аккуратно: если по партии уже были отгрузки, менять номер нужно во всей цепочке документов, иначе остатки разойдутся. Перед исправлением сделайте резервную копию и проверьте отчет по прослеживаемым остаткам после корректировки.
Нужен ли сканер для маркированных товаров?
Практически обязательно: вводить коды Data Matrix вручную при реальных объемах нереально и ведет к ошибкам. Для розницы нужен 2D-сканер, подключенный к кассе, для опта — сканер на рабочем месте приемки и отгрузки.
Что делать, если остатки по прослеживаемости не сходятся со складом?
Сформируйте отчет по остаткам прослеживаемых товаров, найдите РНПТ с расхождениями и поднимите документы движения по этим номерам. Чаще всего причина — документ без РНПТ, ошибочный номер или ручная корректировка остатков. Исправляйте через корректировочные документы, а не прямым редактированием.
Обязательно ли передавать УПД через ЭДО?
Для операций с маркированными товарами между организациями передача электронного УПД с кодами — обязательное требование. По товарам с РНПТ сведения передаются в налоговую в составе счетов-фактур и отчетности; формат и канал зависят от вашей системы сдачи отчетности.
Что важно запомнить
Правильное заведение прослеживаемого товара — это включенная функциональность, корректно заполненная карточка номенклатуры (код ТН ВЭД, признак прослеживаемости, вид маркировки) и дисциплина заполнения РНПТ или сканирования кодов в каждом документе. Контролируйте результат отчетом по прослеживаемым остаткам и успешной отправкой УПД, а сложные исправления исторических данных выполняйте на копии базы.