Как сделать заказ клиента в 1С:Управление торговлей 11

Заказ клиента в 1С:Управление торговлей 11 — это основной документ, который фиксирует договорённость о поставке товара покупателю: состав, цены, сроки, условия оплаты и отгрузки. На его основании программа резервирует товар на складе, контролирует оплату, формирует реализацию и счета-фактуры. Без правильно оформленного заказа разваливается вся цепочка: менеджер не видит, что обещал клиенту, склад не понимает, что резервировать, а бухгалтерия не может контролировать задолженность.

Инструкция ниже написана для типовой конфигурации УТ 11 (актуальна и для КА 2 / ERP, где торговый блок построен на тех же механизмах). Описаны оба сценария работы — «заказ как счёт» и «заказ как документ обеспечения», а также резервирование, статусы, оплата и проверка результатов. Предполагается, что справочники «Партнёры», «Номенклатура» и «Склады» уже заполнены.

Где находится документ и какие настройки нужны заранее

Журнал заказов находится в разделе Продажи → Заказы клиентов. Если пункта нет в меню, проверьте, что в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи включена опция «Заказы клиентов». Там же выбирается режим использования: «Заказ как счёт», «Заказ со склада и под заказ» или «Заказ только со склада» — от этого зависит поведение документа.

Перед оформлением первого заказа убедитесь, что настроены: соглашения с клиентами (или включена работа без соглашений — «типовые/индивидуальные соглашения»), виды цен, графики оплаты, склады с нужным типом ордерной схемы. Если компания применяет скидки, проверьте раздел «CRM и маркетинг → Скидки (наценки)» — автоматические скидки подтянутся в заказ при заполнении.

Создание заказа: шапка документа

Нажмите «Создать» в журнале заказов. В шапке последовательно заполните:

• Партнёр и контрагент. Партнёр — это клиент как субъект отношений, контрагент — его юрлицо или ИП. У одного партнёра может быть несколько контрагентов. После выбора партнёра программа подставит соглашение, договор, график оплаты и условия доставки по умолчанию.
• Соглашение. Определяет вид цен, валюту, налогообложение, порядок расчётов. Если соглашение не выбрано, часть условий придётся указывать вручную.
• Организация и склад. Организация влияет на нумерацию, печатные формы и проводки. Склад — это склад отгрузки по умолчанию; в строках товаров его можно менять.
• Валюта, налогообложение, цена включает НДС. Обычно подставляются из соглашения; меняйте только при необходимости, так как пересчёт сумм произойдёт автоматически.

Поле «Менеджер» подставляется из текущего пользователя — оно важно для отчётов по продажам и расчёта мотивации. Поле «Подразделение» нужно для управленческой аналитики. Дата отгрузки на закладке «Дополнительно» используется при планировании обеспечения.

Заполнение товаров и цен

На вкладке «Товары» добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — подбор удобнее при большом ассортименте: показывает остатки, цены и позволяет переносить сразу несколько строк. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Цена подставляется из вида цен соглашения на дату документа; при ручном изменении цены программа может зафиксировать отклонение — это видно в отчётах по скидкам.

Ключевая колонка — «Действие» (варианты обеспечения). Она определяет, что программа сделает со строкой:

• Отгрузить — товар отгружается немедленно, заказ сразу формирует потребность к отгрузке.
• Резервировать — товар резервируется на складе под этого клиента до даты отгрузки.
• К обеспечению — строка встаёт в очередь обеспечения (закупка/перемещение), резервируется при поступлении.
• Не обеспечивать — строка фиксируется только в документе, без движений по складу.

Массово заполнить действие можно через кнопку «Заполнить обеспечение» над табличной частью. Если колонка «Действие» не видна, включите её в меню «Ещё → Изменить форму» или проверьте, что использование статусов заказа включено в настройках.

1. 1
   Откройте Продажи → Заказы клиентов → Создать
2. 2
   Заполните партнёра, соглашение, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», проверьте цены и НДС
4. 4
   Установите действие в строках: «Отгрузить», «Резервировать» или «К обеспечению»
5. 5
   Выберите статус «К отгрузке» и проведите документ
6. 6
   Проверьте резерв отчётом «Остатки и доступность товаров»

Статусы заказа и согласование

Статус управляет тем, на каком этапе находится заказ, и какие движения он делает. Типовой жизненный цикл: «Не согласован» → «Согласован» → «К отгрузке» → «Отгружен» (закрывается автоматически при полной отгрузке и оплате, либо вручную). Пока заказ в статусе «Не согласован», склад его не видит как задание на отгрузку.

Если в компании есть этап согласования скидок или условий, менеджер проводит заказ в статусе «Не согласован», а руководитель переводит его в «Согласован» после проверки. Перевод в «К отгрузке» — сигнал складу формировать расходный ордер и реализацию. Статусы переключаются в поле «Статус» в шапке; набор доступных статусов настраивается в НСИ и администрировании.

Оплата, отгрузка и документы на основании

Условия оплаты задаются на вкладке, которая появляется в зависимости от формы оплаты: аванс, предоплата, кредит, этапы по графику. Программа рассчитывает контрольные суммы и даты, а состояние оплаты видно прямо в списке заказов (колонки «Оплата» и «Отгрузка» с цветовой индикацией). Оплата регистрируется документами «Приходный кассовый ордер», «Поступление безналичных денежных средств» или «Оплата платёжной картой» с указанием заказа как объекта расчётов.

Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», который создаётся на основании заказа кнопкой «Создать на основании» либо из рабочего места «Оформление накладных». Одна реализация может закрывать несколько заказов одного клиента, и наоборот — один заказ может отгружаться частями несколькими реализациями. Счёт-фактура оформляется по реализации, а не по заказу.

Сравнение вариантов

Заказ как счёт

Подходит для простой схемы «выставил счёт — получил оплату — отгрузил». Не резервирует товар и не управляет складом.

Заказ со склада и под заказ

Полный контур: резервирование, обеспечение, контроль отгрузки и оплаты. Требует дисциплины со статусами и действиями в строках.

Продажа без заказа (сразу реализация)

Подходит для розницы и отгрузок «с колёс». Не подходит, когда нужно зафиксировать условия сделки заранее и зарезервировать товар.

Резервирование и контроль обеспечения

Резерв — это мягкое (информационное) закрепление свободного остатка за заказом: товар остаётся на складе, но недоступен для продажи другим клиентам. Резерв ставится действием «Резервировать» в строке при наличии свободного остатка. Снять резерв можно изменением действия в строке или через обработку «Резервирование» из карточки заказа.

Контролировать обеспечение удобно отчётами: «Остатки и доступность товаров» показывает свободный и зарезервированный остаток, а рабочее место «Обеспечение потребностей» (раздел Склад и доставка) — строки, которым не хватает товара. Если товар закупается под конкретный заказ, используйте обособленное обеспечение: в соглашении или в строке заказа укажите обособленное направление, тогда заказ поставщику создастся с привязкой к заказу клиента.

Контрольные точки

Как проверить результат

Резерв по заказу

Норма

В отчёте «Остатки и доступность» количество в резерве соответствует строкам заказа

Тревожный признак

Резерва нет при действии «Резервировать» — проверьте свободный остаток и статус заказа

Состояние в списке заказов

Норма

Колонки «Оплата» и «Отгрузка» показывают актуальный процент

Тревожный признак

Заказ отгружен, но висит «не оплачен» — оплата не связана с заказом

Закрытие заказа

Норма

После полной отгрузки и оплаты заказ имеет состояние «Закрыт»

Тревожный признак

Заказ отгружен, но не закрыт — есть неотгруженные строки или не отменён резерв

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с заказами возникает не из-за программы, а из-за пропущенных настроек и нарушения последовательности. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если нужно изменить уже отгружаемый заказ, используйте механизм корректировки: кнопка «Исправить» создаёт новую версию документа, сохраняя связь с реализациями. Прямое редактирование проведённого заказа, по которому есть накладные, приводит к рассогласованию данных и ошибкам в отчётах по продажам.

Частые вопросы

Почему в заказе не подставляются цены?

Проверьте, что в соглашении указан вид цен, а для номенклатуры установлена цена этим видом на дату документа (регистрация через документ «Установка цен номенклатуры» или из карточки товара). Также убедитесь, что валюта вида цен совпадает с валютой заказа, либо задан курс пересчёта.

Можно ли оформить один заказ на несколько складов?

Да, склад можно менять в каждой строке товаров. Но при ордерной схеме это усложняет работу кладовщика: на каждый склад формируется свой расходный ордер. На практике удобнее разбивать поставку на отдельные заказы по складам отгрузки.

Как отменить заказ, по которому уже была частичная отгрузка?

Полностью удалить такой заказ нельзя — на него ссылаются реализации. Откройте заказ и используйте команду «Отмена неотгруженных строк» из меню обеспечения: неотгруженные позиции будут отменены, резервы сняты, а заказ закроется по факту отгруженного.

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — это только печатная форма для выставления клиенту, он не делает движений и не резервирует товар. Заказ клиента — полноценный документ управления продажей. В режиме «Заказ как счёт» заказ выполняет функцию счёта, а отдельный документ «Счёт на оплату» можно создавать на его основании.

Почему оплата не закрывает задолженность по заказу?

Чаще всего в платёжном документе не указан заказ в поле «Объект расчётов» или выбран другой объект (договор, накладная). Откройте платёж, укажите нужный заказ и перепроведите. Проверить результат можно в отчёте «Ведомость расчётов с клиентами» или по колонке «Оплата» в списке заказов.

Как продать товар, которого нет в наличии?

Проведите заказ, установив в строках действие «К обеспечению». Затем в рабочем месте «Обеспечение потребностей» сформируйте заказ поставщику под эту потребность. После поступления товара программа зарезервирует его под заказ клиента, и менеджер сможет перевести строки к отгрузке.