Как завести прослеживаемый товар в 1С 8

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, по которым организации обязаны передавать сведения о движении в ФНС через систему прослеживаемости. К ним относятся, например, отдельные виды электроники, детских колясок, мебели и других категорий. В 1С 8 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) для таких товаров ведётся специальный учёт по регистрационным номерам партий товаров (РНПТ), и просто «завести карточку номенклатуры» недостаточно.

Ошибка в настройке приводит к тому, что в счётах-фактурах и УПД не заполняются обязательные реквизиты прослеживаемости, отчётность по операциям с прослеживаемыми товарами формируется с пропусками, а это риск штрафов и претензий со стороны налоговой и покупателей. Поэтому важно пройти весь путь последовательно: включить функциональность, настроить номенклатуру и код ТН ВЭД, корректно оформить поступление и проверить результат.

Ниже — практический порядок действий на примере типовых конфигураций 1С 8.3. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика везде одинаковая.

Проверьте, попадает ли товар под прослеживаемость

Перед настройкой убедитесь, что товар действительно входит в перечень прослеживаемых. Признак определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС: код указан в постановлении Правительства РФ о прослеживаемости. Возьмите код из товаросопроводительных документов поставщика или из декларации на товары (если товар импортный) и сверьте его с актуальным перечнем.

Если поставщик — российская организация, он уже обязан указывать в УПД или счёте-фактуре РНПТ и код ТН ВЭД. Наличие этих реквизитов в документе поставщика — практический сигнал, что товар прослеживаемый. Если товар произведён внутри страны и не входит в перечень, настраивать прослеживаемость не нужно — лишний признак только загромоздит документы.

Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках 1С

Функциональность прослеживаемости в типовых конфигурациях по умолчанию часто отключена. В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Главное» → «Функциональность» (или «Настройки» → «Функциональность») и на закладке, связанной с запасами и торговлей, установите флаг «Прослеживаемые товары» / «Учёт прослеживаемых товаров». В Управлении торговлей 11 аналогичная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура».

Дополнительно проверьте учётную политику организации на нужный год: там должен быть включён учёт прослеживаемых товаров, и при необходимости указана дата начала применения. Если организаций в базе несколько, настройку выполняют по каждой, которая работает с прослеживаемым товаром.

После включения функциональности в интерфейсе появятся новые поля и документы: реквизиты РНПТ в табличных частях поступлений и реализаций, а также отчёт/уведомление «Операции с прослеживаемыми товарами» для сдачи сведений в ФНС.

Настройте карточку номенклатуры и код ТН ВЭД

Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура». Найдите поле «Код ТН ВЭД» и выберите код из классификатора — в типовых конфигурациях он доступен по кнопке подбора. Если нужного кода нет, его можно добавить вручную в справочник «Классификатор ТН ВЭД»: укажите сам код и наименование позиции.

После заполнения кода ТН ВЭД становится доступен признак прослеживаемости — флаг «Прослеживаемый товар» (в некоторых конфигурациях он подставляется автоматически, если код ТН ВЭД входит в перечень, загруженный в программу). Убедитесь, что флаг установлен, и заполните единицу измерения для прослеживаемости: ФНС требует указывать количество в единице измерения прослеживаемости, которая может отличаться от основной единицы учёта (например, товар учитывается в упаковках, а прослеживаемость ведётся в штуках).

Если товар новый, удобнее сразу заполнить карточку полностью: вид номенклатуры, ставка НДС, единица хранения, код ТН ВЭД и признак прослеживаемости. Так при вводе документов все реквизиты подтянутся автоматически, и риск пропуска сведётся к минимуму.

Введите поступление товара с указанием РНПТ

Создайте документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг») обычным способом. После добавления прослеживаемой номенклатуры в табличную часть в строке появится поле «РНПТ». Заполните его из документов поставщика: номер РНПТ указан в УПД/счёте-фактуре поставщика или в декларации на товары при импорте.

Если по одной позиции поступает несколько партий с разными РНПТ, разбейте строку на несколько — по одной строке на каждый РНПТ с соответствующим количеством. Один РНПТ на смешанную партию указывать нельзя: прослеживаемость ведётся именно в разрезе регистрационных номеров.

При импорте РНПТ формируется на основании декларации на товары: в типовых конфигурациях есть документ «Таможенная декларация на импорт» (или ввод РНПТ вручную), где указывается номер ДТ и формируется регистрационный номер партии. Сначала оформите декларацию, затем свяжите её с поступлением.

1. 1
   Создайте документ поступления и заполните шапку: поставщик, договор, склад
2. 2
   Добавьте прослеживаемую номенклатуру — код ТН ВЭД и признак подтянутся из карточки
3. 3
   Заполните поле РНПТ в каждой строке по данным документов поставщика
4. 4
   Разбейте строки по партиям, если РНПТ несколько
5. 5
   Проверьте количество в единицах прослеживаемости
6. 6
   Проведите документ и сверьте итоговые суммы с первичкой поставщика

Как оформляется продажа и перемещение прослеживаемого товара

При реализации в документе «Реализация товаров и услуг» программа подбирает РНПТ автоматически по остаткам (обычно по ФИФО), но подбор можно скорректировать вручную в поле РНПТ табличной части. Проверяйте, чтобы количество по каждому РНПТ не превышало остаток по этому номеру — иначе документ не проведётся или создаст отрицательные остатки по регистру прослеживаемости.

В счёте-фактуре и УПД автоматически заполняются обязательные для прослеживаемых товаров реквизиты: код ТН ВЭД, единица измерения прослеживаемости, количество в ней и РНПТ. Перед отправкой документа покупателю откройте печатную форму и визуально проверьте эти графы — покупатель не сможет принять товар к прослеживаемому учёту без них.

Перемещения между собственными складами и возвраты поставщику оформляются стандартными документами, но также с указанием РНПТ. Возврат от покупателя требует особой аккуратности: РНПТ должен совпадать с тем, что был указан при продаже.

Периодически сверяйте остатки прослеживаемых товаров в разрезе РНПТ с фактическими остатками на складе. Расхождения почти всегда означают, что где-то строку не разбили по партиям или указали чужой РНПТ — и эта ошибка всплывёт при сдаче отчётности в самый неудобный момент.

Проверка результата и отчётность в ФНС

После ввода документов убедитесь, что учёт ведётся корректно. Откройте отчёт по остаткам прослеживаемых товаров (в Бухгалтерии — «Остатки прослеживаемых товаров», в УТ — аналогичный отчёт в разделе закупок или продаж) и проверьте, что каждая партия видна с своим РНПТ, а количество сходится со складским учётом.

Сведения об операциях с прослеживаемыми товарами передаются в ФНС: организации на спецрежимах и в установленных случаях сдают отчёт «Операции с прослеживаемыми товарами», а плательщики НДС передают основные сведения в составе счетов-фактур. Сформируйте отчёт в разделе отчётности, проверьте заполнение и отправьте по каналам электронной отчётности из 1С или через используемый оператор ЭДО.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнен код ТН ВЭД, установлен признак прослеживаемости, указана единица прослеживаемости

Тревожный признак

Флаг прослеживаемости отсутствует или код ТН ВЭД пустой

Документ поступления

Норма

В каждой строке прослеживаемого товара заполнен РНПТ, документ проведён без ошибок

Тревожный признак

Программа выдаёт предупреждение о незаполненном РНПТ или количество не сходится с первичкой

Отчёт по остаткам РНПТ

Норма

Остатки по РНПТ совпадают с фактическими остатками на складе

Тревожный признак

Есть отрицательные остатки или партии без РНПТ

Печатная форма УПД

Норма

Заполнены графы с кодом ТН ВЭД, РНПТ и количеством в единицах прослеживаемости

Тревожный признак

Графы прослеживаемости пустые

Типичные ошибки при работе с прослеживаемым товаром

Большинство проблем возникает не из-за сложности механизма, а из-за пропущенных мелочей на этапе настройки. Разберите типичные сценарии до начала работы — это сэкономит время на исправлениях.

FAQ

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика корректно оформленный УПД: передача прослеживаемого товара без РНПТ — нарушение с его стороны. Без регистрационного номера вы не сможете корректно принять партию к учёту и дальше передать сведения по цепочке. До получения корректных документов товар можно оприходовать, но продажа такой партии создаст разрыв в прослеживаемости.

Нужно ли вести прослеживаемость, если организация на УСН или патенте?

Да, обязанность по прослеживаемости не зависит от системы налогообложения. Отличие в том, как передаются сведения: спецрежимники сдают отчёт «Операции с прослеживаемыми товарами», а плательщики НДС передают основную информацию в составе счетов-фактур. Сам учёт по РНПТ в 1С ведётся одинаково.

Можно ли исправить РНПТ в уже проведённом документе?

Да, если период ещё не закрыт: откройте документ, исправьте номер и перепроведите. Если по документу уже сдана отчётность или выставлен УПД покупателю, потребуется корректировочный документ и уточнённые сведения. Перед массовыми исправлениями сделайте резервную копию базы.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки «Честный знак»?

Это разные системы. Прослеживаемость ведётся по партиям товара (РНПТ) и регулируется постановлением Правительства, а маркировка — по каждой единице товара с кодом Data Matrix. Один товар теоретически может попадать под обе системы, тогда в 1С настраиваются оба механизма независимо.

Как завести прослеживаемый товар, произведённый в России?

Для отечественного прослеживаемого товара РНПТ формируется не из декларации на товары, а при вводе сведений о производстве или получении. В типовых конфигурациях для этого предусмотрен ввод РНПТ вручную или специальные документы. Дальше учёт идёт по общим правилам: признак в номенклатуре, РНПТ в поступлениях и реализациях.

Что будет, если не указывать РНПТ в документах?

Операции с прослеживаемыми товарами без передачи обязательных сведений влекут штрафы по НК РФ, а для покупателя — невозможность корректно принять товар к учёту. Кроме того, программа в ряде случаев просто не даст провести документ с пустым РНПТ, если контроль включён.