Как завести номенклатуру в 1С: Управление торговлей 11

Номенклатура — базовый справочник торгового учёта: от корректности карточек зависят документы поступления и продажи, остатки на складах, отчёты по валовой прибыли и обмен с сайтом. В 1С: Управление торговлей 11 карточка номенклатуры содержит десятки реквизитов, но для старта достаточно правильно заполнить несколько ключевых полей: вид номенклатуры, единицу хранения и ставку НДС. Остальные настройки подключаются по мере необходимости.

Главная ошибка новичков — заводить позиции «как получится», не разобравшись с видами номенклатуры и характеристиками. В результате один и тот же товар дублируется, остатки дробятся, а отчёты перестают сходиться. Ниже — рабочий порядок действий: от подготовки справочников до проверки результата, включая массовую загрузку из Excel и типичные ошибки.

Подготовка: что настроить до создания первой карточки

Прежде чем создавать позиции, проверьте базовые настройки учёта. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» включаются опции, которые нельзя изменить задним числом без доработок: характеристики, серии, упаковки, наборы и комплекты, алкогольная продукция. Если вы планируете учёт по размерам и цветам или прослеживаемость по серийным номерам — включите эти опции сразу.

Также заранее заполните вспомогательные справочники: виды номенклатуры, единицы измерения (классификатор ОКЕИ загружается из встроенного классификатора), производителей, торговые марки, категории и группы номенклатуры. Это избавит от необходимости возвращаться к уже созданным карточкам и дозаполнять их вручную.

Создание карточки номенклатуры вручную

Откройте раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки» — в обоих есть ссылка «Номенклатура». Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип позиции: товар, услуга, работа. Для большинства торговых компаний основной тип — «Товар».

Минимально необходимые поля карточки:

• Рабочее наименование — как позиция будет отображаться в документах и отчётах;
• Наименование для печати — попадает в счета, накладные и УПД, должно совпадать с формулировкой поставщика для корректного документооборота;
• Вид номенклатуры — определяет настройки учёта;
• Единица хранения — базовая единица, в которой ведётся складской учёт (штуки, килограммы, метры);
• Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но товар ещё нельзя продать по цене — цены устанавливаются отдельным документом.

1. 1
   Откройте «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип: товар, услуга или работа
3. 3
   Укажите вид номенклатуры, наименование и единицу хранения
4. 4
   Заполните ставку НДС и наименование для печати
5. 5
   Запишите карточку и при необходимости добавьте характеристики
6. 6
   Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»

Виды номенклатуры и типы позиций

Тип позиции выбирается при создании и меняется редко. Товар хранится на складе и списывается при продаже. Услуга и работа не имеют складских остатков — они только отражаются в продажах и закупках. Набор — это виртуальная позиция, которая при продаже разворачивается в составляющие товары.

Вид номенклатуры — более гибкая настройка. Например, можно создать виды «Одежда» с характеристиками «Размер» и «Цвет», «Кабель» с единицей хранения «метр» и упаковкой «бухта», «Услуги доставки» без складского учёта. Для каждого вида задаются шаблоны наименований, обязательность характеристик и серий.

Сравнение типов позиций

Товар

Складской учёт, остатки, характеристики и серии. Подходит для всего, что физически хранится на складе.

Услуга / работа

Без складских остатков. Для доставки, монтажа, консультаций. Нельзя оприходовать на склад.

Набор

Виртуальная позиция из нескольких товаров. Остаток набора не хранится — при продаже списываются комплектующие.

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики: когда один товар имеет варианты

Характеристики нужны, когда один и тот же товар различается по свойствам: футболка по размерам, краска по цветам, шина по типоразмерам. Вместо десяти отдельных карточек создаётся одна номенклатура с десятью характеристиками. Остатки при этом учитываются по каждой характеристике отдельно.

Включить характеристики можно в карточке вида номенклатуры: установите переключатель «Характеристики» в положение «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие для вида». Общие характеристики удобны, когда у всех позиций вида одинаковый список размеров; индивидуальные — когда у каждого товара свой набор.

Серии и сроки годности

Серии применяются для прослеживаемости: партии с датами производства, серийные номера техники, сертификаты. Настройка выполняется в виде номенклатуры в разделе «Политика учёта серий». Учтите: после включения учёта по сериям программа потребует указывать серию в каждом складском документе — это увеличивает трудоёмкость операций.

Упаковки и мерные товары

Если товар закупается коробами, а продаётся штуками, заведите упаковки: укажите единицу «короб» с коэффициентом пересчёта в базовую единицу. В документах можно будет выбирать упаковку, а остатки всегда будут в базовой единице хранения. Для весовых товаров укажите, что единица является весовой или объёмной — это нужно для обмена с торговым оборудованием.

Назначение цен и проверка результата

Цены в УТ 11 не хранятся в карточке — они устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки»). Создайте документ, выберите виды цен (закупочная, оптовая, розничная), добавьте позиции и укажите значения. Цена действует с даты документа до следующей установки.

Розничные цены можно рассчитывать автоматически по формулам: например, «закупочная + 30 %». Для этого в виде цен укажите способ задания «Наценка на другой вид цен», а затем используйте обработку «Формирование цен» для массового пересчёта.

Проверить результат просто: откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» после проведения поступления, а цены — через кнопку «Цены» в карточке номенклатуры или прайс-лист. Если позиция видна в подборе при создании реализации и цена подставляется автоматически — заведение выполнено корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск в подборе

Норма

Позиция находится по наименованию и артикулу, подставляется в документ

Тревожный признак

Позиция не находится — проверьте пометку удаления и права доступа

Цена в реализации

Норма

Цена подставляется автоматически по виду цен соглашения

Тревожный признак

Цена нулевая — нет документа «Установка цен» на актуальную дату

Остатки после поступления

Норма

Отчёт «Остатки и доступность» показывает количество по складу

Тревожный признак

Остаток не виден — проверьте ордерный/неордерный статус склада и проведение документа

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Заводить сотни позиций вручную нерационально. В УТ 11 есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры, нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла». Обработка принимает файлы Excel, CSV, MXL и позволяет сопоставить колонки файла с реквизитами карточки.

Подготовьте файл заранее: одна строка — одна позиция, колонки для наименования, артикула, штрихкода, единицы измерения, ставки НДС и цены. Единицы измерения в файле должны совпадать с наименованиями из классификатора, иначе загрузятся с ошибками или создадутся дубли. После сопоставления колонок обработка покажет предварительный результат — проверьте его до нажатия «Загрузить».

Перед массовой загрузкой сделайте пробный прогон на 5–10 строках в копии базы или в тестовом файле. Ошибка в сопоставлении колонок на тысяче позиций потом исправляется намного дольше, чем готовится аккуратный файл. Особенно внимательно проверяйте колонку единиц измерения и ставок НДС.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Большинство проблем с номенклатурой возникает не из-за сложности программы, а из-за спешки и отсутствия регламента. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Чтобы избежать дублей, договоритесь о едином стандарте наименований: например, «Бренд Модель Параметр». Включите контроль уникальности по артикулу и штрихкоду — программа предупредит при попытке завести повторную позицию.

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой позиции?

Если по позиции есть проведённые документы, смена вида номенклатуры ограничена: программа контролирует совместимость настроек (складской учёт, характеристики, серии). На практике надёжнее создать новую карточку с правильным видом, перенести остатки документом «Пересортица товаров» или «Оприходование/Списание» и пометить старую позицию на удаление.

Почему товар не подставляется в документ продажи?

Проверьте три вещи: карточка не помечена на удаление, у пользователя есть права на справочник, позиция не отфильтрована настройками соглашения с клиентом (в соглашении может быть задан сегмент номенклатуры или ограничение по виду цен). Также убедитесь, что тип документа соответствует типу позиции — услуга не подберётся в документ отгрузки товаров.

Как завести штрихкод для номенклатуры?

Откройте карточку номенклатуры и перейдите по ссылке «Штрихкоды» в панели навигации (или через «Ещё» → «Перейти»). Добавьте штрихкод вручную или отсканируйте сканером. Штрихкоды можно также загрузить массово из файла вместе с номенклатурой. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок.

Чем характеристика отличается от отдельной карточки номенклатуры?

Характеристика — это вариант одного товара (размер, цвет), который учитывается внутри единой карточки. Отдельная карточка оправдана, когда позиции различаются по цене закупки, поставщикам или учётным свойствам. Характеристики удобнее для аналитики: отчёты можно сворачивать до товара целиком или детализировать до каждого варианта.

Можно ли завести номенклатуру копированием?

Да, в списке номенклатуры выделите позицию и нажмите F9 или «Ещё» → «Скопировать». Скопируются все реквизиты, включая вид, единицы и настройки. Обязательно измените наименование, артикул и штрихкод — иначе получите дубль. Копирование удобно для однотипных товаров одной товарной группы.