Как добавить данные в 1С Управление торговлей

Фраза «как добавить в 1С Управление торговлей» объединяет сразу несколько задач: завести товар в справочник номенклатуры, добавить контрагента, создать нового пользователя, подключить склад или организацию. Механика добавления во всех случаях похожа, но у каждого объекта есть свои обязательные реквизиты и проверки, без которых документы потом не проведутся.

Все действия ниже описаны для типовой конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 11. Если у вас более ранняя редакция (10.3), названия разделов и команд будут отличаться, но логика работы со справочниками сохраняется. Перед массовым добавлением данных убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия информационной базы.

Как добавить номенклатуру (товар)

Номенклатура — основной справочник торгового учёта. Чтобы добавить новую позицию, откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в некоторых настройках интерфейса справочник доступен также из разделов «Закупки» и «Продажи»). Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид номенклатуры: товар, услуга, работа или набор.

Обязательные поля — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. От вида номенклатуры зависит дальнейшее поведение: для товара система будет вести складской учёт и контролировать остатки, для услуги — нет. Если выбрать неверный вид, потом придётся исправлять уже проведённые документы, поэтому проверьте этот реквизит до сохранения.

Дополнительно заполните артикул, ставку НДС, группу номенклатуры и при необходимости характеристики (если товар различается по размерам, цветам и т. п. — включите использование характеристик в виде номенклатуры). Для товаров со штрихкодами добавьте штрихкод на соответствующей вкладке — это ускорит работу кассиров и складских сотрудников.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид: товар, услуга, работа
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   Добавьте штрихкод и характеристики при необходимости
5. 5
   Запишите и проверьте позицию тестовым документом поступления

Как добавить контрагента и партнёра

В УТ 11 работа с клиентами и поставщиками построена на двух связанных справочниках: «Партнёры» и «Контрагенты». Партнёр — это коммерческое лицо, с которым вы работаете, а контрагент — юридическое лицо или ИП, на которое оформляются документы. У одного партнёра может быть несколько контрагентов (например, сеть магазинов с разными юрлицами).

Чтобы добавить нового покупателя или поставщика, откройте раздел «Продажи» или «Закупки» → «Партнёры» и нажмите «Создать». Укажите наименование, тип (клиент, поставщик, конкурент), контактную информацию. Затем на закладке или по ссылке создайте связанного контрагента: введите ИНН — при включённой проверке по базе ФНС программа подтянет наименование и адрес автоматически.

После создания контрагента проверьте соглашение с клиентом или поставщиком: именно в нём задаются условия цен, сроков оплаты и склада отгрузки. Без соглашения документы продажи могут не заполняться ценами автоматически.

Как добавить пользователя и назначить права

Добавление пользователя выполняется в разделе «НСИ и администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Нажмите «Создать», укажите имя (логин) для входа и ФИО сотрудника. Если база работает в клиент-серверном режиме, пользователя также нужно зарегистрировать в списке пользователей информационной базы (через конфигуратор или консоль кластера) — иначе вход в программу будет невозможен.

Права назначаются через профили групп доступа. Вместо выдачи отдельных ролей вручную добавьте пользователя в готовый профиль: «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Кассир» и т. д. Профили уже содержат согласованный набор ролей, что снижает риск ошибок вида «пользователь видит документ, но не может его провести».

После настройки попросите сотрудника войти под своей учётной записью и выполнить типовую операцию — создать заказ или провести реализацию. Это самый быстрый способ убедиться, что прав хватает, а лишних не выдано.

Как добавить склад и организацию

Новый склад создаётся в разделе «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» → «Склады». Укажите наименование и тип склада: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка. Тип влияет на учёт: для розничного склада возможен учёт по продажным ценам, для оптового — только по себестоимости.

Организация добавляется там же, в справочнике «Организации». Заполните ИНН, КПП, ОГРН, префикс для нумерации документов и данные расчётного счёта. Префикс важен в многофирменном учёте: без него нумерация документов разных организаций будет пересекаться.

Если вы ведёте учёт по нескольким организациям, проверьте настройку «Учёт по нескольким организациям» в параметрах учёта — без неё справочник организаций может быть скрыт из интерфейса.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно добавить одну-две позиции или одного контрагентаСоздавайте вручную через команду «Создать» в справочнике

Нужно загрузить сотни товаров из Excel или от поставщикаИспользуйте «Загрузка данных из файла» в разделе «НСИ и администрирование»

Данные уже есть в другой базе 1СНастройте синхронизацию данных или используйте универсальную обработку обмена

Требуется изменить типовую логику добавления объектовПривлекайте разработчика — доработка конфигурации требует снятия с полной поддержки или расширения

Массовое добавление: загрузка из файла

Ручной ввод не подходит, когда нужно добавить прайс-лист на сотни позиций. В УТ 11 есть встроенный механизм «Загрузка данных из файла» (раздел «НСИ и администрирование» или командная панель справочника номенклатуры → «Загрузить данные из файла»). Поддерживаются файлы Excel и CSV.

Порядок работы: подготовьте файл с колонками (наименование, артикул, цена, штрихкод), выберите шаблон загрузки, сопоставьте колонки файла реквизитам справочника и запустите загрузку. Программа покажет, какие строки будут созданы, а какие сопоставлены с существующими элементами.

Перед загрузкой большого файла сделайте пробный прогон на 10–20 строках. Так вы поймаете ошибки сопоставления колонок до того, как в базе появятся сотни некорректных позиций, которые придётся удалять вручную.

Как проверить, что данные добавлены корректно

Самый надёжный способ проверки — тестовый документ. Для номенклатуры создайте «Приобретение товаров и услуг» с новой позицией и проведите его: товар должен появиться в отчёте «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Для контрагента оформите тестовый заказ и проверьте, что подставились соглашение, цены и реквизиты.

Для пользователя проверка — вход под его учётной записью и выполнение рабочей операции. Для склада — перемещение товара на новый склад и контроль остатка в отчёте. Тестовые документы после проверки пометьте на удаление или отмените проведение, чтобы не искажать реальные данные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Новый товар

Норма

Позиция проводится в документе поступления и видна в отчёте по остаткам

Тревожный признак

Ошибка «не заполнен вид номенклатуры» или позиция не отображается на складе

Новый контрагент

Норма

В заказе подставляются соглашение, цены и печатная форма с реквизитами

Тревожный признак

Пустые цены, отсутствие соглашения, ошибки при печати

Новый пользователь

Норма

Входит в базу и выполняет свои операции без ошибок доступа

Тревожный признак

«Нарушение прав доступа» при открытии документов или невозможность войти

Новый склад

Норма

Доступен в документах, остатки по нему формируются в отчётах

Тревожный признак

Склад не отображается в списках выбора документов

Частые вопросы

Можно ли добавить товар сразу с остатком на складе?

Да, для ввода начальных остатков используйте документ «Ввод остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение») или «Оприходование излишков товаров». Простое создание номенклатуры остаток не формирует — нужен складской документ.

Почему созданный товар не виден в подборе в документе?

Чаще всего причина в отборе по виду номенклатуры или в том, что элемент записан в другую группу с ограничением доступа. Проверьте также, не установлен ли в документе отбор по складу или соглашению, исключающий эту позицию.

Как добавить товары из прайса поставщика, не создавая дубли?

Используйте «Загрузку данных из файла» с сопоставлением по артикулу или штрихкоду: программа найдёт существующие позиции и обновит их, а новые создаст. Обязательно сделайте пробную загрузку небольшой части файла.

Нужны ли права администратора, чтобы добавлять номенклатуру?

Нет. Достаточно профиля с правами на ведение нормативно-справочной информации, например «Менеджер по закупкам». Полные права для работы со справочниками не требуются.

Что делать, если нужного справочника нет в меню?

Состав разделов зависит от включённых функциональных опций. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» и проверьте, что нужная функциональность (склады, несколько организаций, характеристики) включена.

Можно ли отменить массовую загрузку, если что-то пошло не так?

Штатной кнопки «откатить загрузку» нет. Поэтому перед ней делают резервную копию базы. Если копии нет, ошибочно созданные элементы придётся помечать на удаление вручную или специальной обработкой.