Как заполнять цены в 1С

Ценообразование в 1С построено на двух объектах: справочнике «Виды цен» и документах, которые фиксируют значения цен на определенную дату. Пока вид цены не создан и значение не записано документом, ни один документ продажи не сможет подставить цену автоматически. Понимание этой связки избавляет от большинства проблем с «пустыми» ценами в счетах и реализациях.

Механика одинакова по сути в «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Розница», отличаются только названия документов и расположение команд в меню. Ниже разобраны типовые сценарии на примере управляемых форм УТ 11 / КА 2, с уточнениями для других конфигураций.

Создание видов цен — основа всей работы

Прежде чем заполнять значения цен, нужно завести виды цен: минимум «Закупочная» и «Розничная» (или «Оптовая»). Вид цены определяет валюту, включение НДС и способ расчета — вручную или по формуле от другого вида цены.

Откройте раздел «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Виды цен» (в УТ 11) и создайте новый элемент. Укажите название, валюту, признак «Цена включает НДС». Если планируете автоматический расчет, установите способ задания цены «Наценка на другой вид цен» или «Произвольная формула» и укажите базовый вид цены.

Практическая рекомендация: не плодите виды цен без необходимости. Каждый дополнительный вид — это отдельная колонка в документах установки цен и потенциальный источник путаницы. Для большинства компаний достаточно трех-пяти видов: закупочная, оптовая, розничная и, при необходимости, минимальная (для контроля скидок менеджеров).

Заполнение цен через документ «Установка цен номенклатуры»

Основной инструмент ручного ввода — документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены номенклатуры» → «Установка цен номенклатуры»). Один документ может менять цены сразу по нескольким видам цен и неограниченному списку товаров.

1. 1
   Создайте документ «Установка цен номенклатуры» и укажите дату — цены будут действовать с этой даты.
2. 2
   Отметьте галочками виды цен, которые будете заполнять.
3. 3
   Добавьте номенклатуру: вручную, подбором или через кнопку «Заполнить» по группе товаров.
4. 4
   Введите значения цен в колонках табличной части или используйте «Изменить цены» для массовой наценки в процентах.
5. 5
   Проведите документ — цены запишутся в регистр и станут доступны для подстановки в документы продажи.

Обратите внимание на дату документа: цена действует с даты установки до даты следующего изменения. Если установить цену «задним числом», документы продажи, проведенные позже этой даты, при перепроведении или повторном заполнении подтянут новое значение — это частая причина «самопроизвольно» изменившихся сумм.

Для массового изменения удобна кнопка «Изменить цены» в табличной части: можно увеличить или уменьшить все выделенные цены на процент, округлить до заданной точности или пересчитать из другого вида цены. Это безопаснее ручного редактирования каждой строки, так как исключает опечатки в отдельных позициях.

Автоматическое заполнение цен из поступлений

Закупочные цены чаще всего не вводят вручную, а регистрируют автоматически из документов «Приобретение товаров и услуг». Для этого в настройках видов цен поставщиков или в соглашении с поставщиком включается регистрация цен при проведении поступления.

В УТ 11 проверьте: раздел «Закупки» → «Соглашения с поставщиками» → вкладка с условиями, флаг «Регистрировать цены поставщика автоматически». После проведения поступления программа создаст документ «Регистрация цен поставщика», и эти цены будут доступны в отчетах и при расчете продажных цен.

Продажные цены можно пересчитывать от зарегистрированных закупочных: в документе «Установка цен номенклатуры» нажмите «Заполнить» → «По ценам поставщиков» или используйте вид цены с формулой «Наценка на вид цен». Тогда при обновлении закупочной цены продажную достаточно пересчитать одной кнопкой.

Расчет цен по формулам и наценкам

Формульное ценообразование позволяет не вводить продажные цены вручную вообще. В виде цены укажите способ задания «Произвольная формула» и соберите выражение из доступных операндов: [ЦенаЗакупочная] * 1.3, округление до 10 рублей и т.п. Формулы поддерживают арифметику, функции округления и функции Мин/Макс.

Типовая схема: закупочная цена регистрируется из поступлений автоматически, оптовая считается как закупочная плюс наценка, розничная — как оптовая плюс еще одна наценка или с округлением до «красивого» значения. При изменении закупочной цены достаточно пересчитать зависимые виды через обработку формирования цен.

Проверка заполненных цен

После установки цен обязательно проверьте результат до выписки документов клиентам. Быстрый способ — отчет «Прайс-лист» (раздел «CRM и маркетинг» → «Отчеты»): он покажет текущие цены по выбранным видам и позволит сразу увидеть пустые или нулевые значения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Прайс-лист по виду цены

Норма

У всех продаваемых позиций заполнены ненулевые цены

Тревожный признак

Пустые ячейки или нулевые значения у активной номенклатуры

Подстановка в заказ клиента

Норма

При выборе товара цена подставляется автоматически

Тревожный признак

Цена равна нулю или подтягивается устаревшее значение

Дата актуальности цены

Норма

В карточке цены указана актуальная дата установки

Тревожный признак

Цена установлена старой датой, хотя закупочные цены менялись

Розничная выше закупочной

Норма

Наценка соответствует заданному проценту

Тревожный признак

Продажная цена ниже закупочной — вероятна ошибка формулы или валюты

Если в документе продажи цена не подставляется, проверьте по цепочке: существует ли вид цены, есть ли документ установки с датой не позже даты продажи, совпадает ли валюта, указан ли этот вид цены в соглашении с клиентом или в настройках документа. В 90% случаев проблема — в несоответствии вида цены в соглашении тому, по которому цена установлена.

Типичные ошибки и ограничения

Еще одно ограничение: права доступа. Если пользователь не видит кнопку установки цен или не может провести документ — вопрос в ролях (например, «Добавление изменение цен номенклатуры»). Не решайте это выдачей полных прав: попросите администратора назначить только необходимую роль.

Частые вопросы

Почему в заказе клиента цена подставляется нулевая?

Чаще всего вид цены, указанный в соглашении с клиентом или документе, не совпадает с видом, по которому установлена цена, либо документ установки цен проведен датой позже даты заказа. Проверьте прайс-лист по нужному виду цены на дату документа.

Можно ли установить разные цены для разных клиентов?

Да. Создайте отдельные виды цен (например, «Опт», «Мелкий опт», «Розница») и привяжите каждый к соглашению или сегменту клиентов. При выборе клиента программа подставит цену из его вида цен.

Как быстро поднять все цены на 5%?

Создайте документ «Установка цен номенклатуры», заполните его текущими ценами (кнопка «Заполнить»), затем через «Изменить цены» примените увеличение на 5% ко всем строкам и проведите. Предварительно сверьте несколько позиций в прайс-листе после проведения.

Цена меняется в документе продажи, но в следующем документе снова старая — почему?

Редактирование цены в строке реализации не записывает её в регистр цен. Чтобы новое значение стало постоянным, оформите документ «Установка цен номенклатуры» — только он меняет цены на будущее.

Как загрузить цены из прайса поставщика в Excel?

Используйте типовую обработку загрузки прайсов (в УТ 11 — «Загрузка цен поставщика из файлов» в разделе закупок) или универсальную загрузку из табличного документа. Перед загрузкой проверьте сопоставление колонок, валюту и единицы измерения, а после — контрольную выборку позиций.

Нужно ли устанавливать цены в 1С:Бухгалтерии?

В «1С:Бухгалтерии» механизм проще: цены хранятся через документ «Установка цен номенклатуры» по типу цен, без формул и соглашений. Для подстановки в реализацию достаточно одного типа цены, указанного в настройках или документе.