Как заполнить номенклатуру в 1С Управление торговлей

Номенклатура — главный справочник торгового учёта в 1С Управление торговлей (УТ 11). От того, насколько корректно заполнена карточка товара, зависят цены, складские остатки, отчёты по продажам и корректность проведения документов. Ошибка в одном поле — например, неверный тип номенклатуры или единица измерения — приведёт к сбоям в десятках документов, которые потом придётся исправлять вручную.

Заполнить номенклатуру можно тремя способами: вручную через форму карточки, групповой загрузкой из Excel или через обмен с сайтом и внешними системами. Выбор зависит от объёма: десяток позиций проще ввести руками, а прайс на несколько тысяч строк рациональнее загрузить файлом. Ниже разобраны все сценарии с конкретными действиями и проверками результата.

Где находится справочник и как создать карточку

Справочник номенклатуры находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в некоторых интерфейсах — раздел «Закупки» или «CRM и маркетинг»). Чтобы создать новую позицию, нажмите кнопку «Создать» и выберите тип: товар, услуга, работа или набор. От выбора зависит набор полей карточки: для услуги недоступны складские параметры, для товара — обязательны.

Перед созданием проверьте, нет ли уже такой позиции в справочнике: воспользуйтесь поиском по наименованию и артикулу. Дубли номенклатуры — одна из самых распространённых проблем: они дробят остатки, ломают аналитику продаж и мешают свёртке базы. Если дубль всё же образовался, используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Какие поля обязательны и что они означают

Минимальный набор, без которого карточка не запишется или будет работать некорректно:

• Вид номенклатуры — определяет тип (товар/услуга), шаблон наименования, настройки учёта и набор реквизитов. Виды настраиваются отдельно в справочнике «Виды номенклатуры».
• Наименование — рабочее название для внутреннего учёта. Поле «Наименование для печати» заполняется, если в документах для контрагентов название должно отличаться (например, полное официальное с кодом ТН ВЭД).
• Единица хранения — штуки, килограммы, метры и т.д. От неё считаются остатки. Для фасованных товаров дополнительно настраиваются упаковки (короб по 12 шт., паллета).
• Ставка НДС — влияет на налоговые документы и цены с НДС.

Дополнительно полезно заполнить артикул, производителя, товарную категорию и ценовую группу — эти поля используются в отчётах, сегментах и маркетинговых акциях. Вес и объём понадобятся, если планируется расчёт доставки или работа с ТСД на складе.

Как настроить характеристики и серии

Если один товар существует в нескольких вариантах (размер, цвет, память), не создавайте отдельные карточки на каждый вариант — включите характеристики. Это делается на уровне вида номенклатуры: в настройках вида установите использование характеристик «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие для вида». После этого в карточке появится вкладка «Характеристики», где перечисляются варианты.

Серии нужны для учёта по срокам годности, номерам партий или серийным номерам (например, для электроники и гарантийного учёта). Настройка серий также задаётся в виде номенклатуры через политику учёта серий. Учтите: включение серий увеличивает трудоёмкость складских операций — каждую партию придётся указывать в приходных и расходных документах.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар отличается только размером или цветомИспользуйте характеристики вместо отдельных карточек

Нужен учёт сроков годности или гарантийных номеровВключите серии с подходящей политикой учёта

Позиция — услуга без складского учётаСоздайте вид номенклатуры с типом «Услуга» и не настраивайте складские параметры

Как массово загрузить номенклатуру из Excel

Для загрузки прайса поставщика или миграции из другой учётной системы используйте типовую обработку «Загрузка данных из файла» (раздел «НСИ и администрирование» или кнопка «Загрузить из файла» в списке номенклатуры). Порядок работы:

1. Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры. Первая строка — заголовки колонок.
2. Откройте обработку загрузки, выберите файл — программа покажет таблицу сопоставления колонок.
3. Сопоставьте колонки файла реквизитам справочника. Обязательные реквизиты должны быть сопоставлены, иначе строки не загрузятся.
4. Нажмите «Загрузить» и дождитесь отчёта: обработка покажет, сколько позиций создано и какие строки отклонены с причинами.

Перед загрузкой большого файла сделайте пробный прогон на 10–20 строках и проверьте результат в справочнике. Также рекомендуется создать резервную копию базы: массовая загрузка с ошибкой в сопоставлении колонок может создать тысячи некорректных карточек, которые трудно вычистить.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы
2. 2
   Подготовьте файл с заголовками колонок
3. 3
   Откройте «Загрузка данных из файла» и сопоставьте колонки реквизитам
4. 4
   Загрузите пробную партию 10–20 строк и проверьте карточки
5. 5
   Загрузите полный файл и изучите отчёт об отклонённых строках

Как проверить результат заполнения

После создания или загрузки позиций убедитесь, что карточки работают в учёте. Откройте несколько карточек выборочно и проверьте ключевые поля. Затем создайте тестовый документ «Приобретение товаров и услуг» с новой позицией: документ должен подобрать товар по наименованию или артикулу, подставить единицу измерения и ставку НДС и провестись без ошибок.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» после оприходования тестовой партии: позиция должна отображаться с корректной единицей измерения и, при необходимости, с разрезом по характеристикам или сериям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в справочнике

Норма

Находится по наименованию и артикулу, дублей нет

Тревожный признак

Несколько одинаковых карточек с разными артикулами

Проведение документа закупки

Норма

Документ проводится, НДС и единица подставляются автоматически

Тревожный признак

Ошибка «не заполнен вид номенклатуры» или нулевая ставка НДС

Отчёт по остаткам

Норма

Остаток в правильной единице измерения

Тревожный признак

Остаток в других единицах или без разреза характеристик

Типичные ошибки при заполнении номенклатуры

Большинство проблем с номенклатурой возникает из-за спешки на этапе первоначального заполнения и проявляется только через недели работы, когда исправление уже затрагивает документы.

Отдельная группа ошибок связана с правами доступа: если кнопка «Создать» недоступна, у пользователя нет прав на добавление номенклатуры — это настраивается в профилях групп доступа. Не просите администратора давать полные права «на всякий случай»: достаточно роли с правом добавления и изменения справочника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить карточку номенклатуры, по которой есть документы?

Физически удалить такую карточку нельзя — на неё ссылаются документы. Доступна пометка на удаление: позиция перестанет предлагаться в новых документах, но останется в истории. Удаление с контролем ссылок выполняется через «Удаление помеченных объектов» и возможно только при отсутствии ссылок.

Чем отличается рабочее наименование от наименования для печати?

Рабочее наименование отображается в списках и отчётах внутри программы. Наименование для печати выводится в документах для контрагентов — счетах, накладных, УПД. Если поле для печати не заполнено, в документы подставляется рабочее наименование.

Как перенести номенклатуру из старой базы 1С?

Для типовых конфигураций используйте штатные механизмы перехода (например, помощник перехода с УТ 10.3 на УТ 11) или универсальную обработку «Загрузка данных из файла» с предварительной выгрузкой справочника в Excel. Для нетиповых источников применяется «Конвертация данных» — это задача для специалиста по интеграции.

Нужно ли заполнять штрихкоды в карточке?

Если на складе или в рознице используются сканеры штрихкодов — да, иначе подбор товара сканером работать не будет. Штрихкоды вносятся на вкладке «Штрихкоды» карточки или загружаются из файла вместе с остальными данными. Один товар может иметь несколько штрихкодов для разных упаковок.

Что делать, если при загрузке из Excel часть строк не загрузилась?

Откройте отчёт обработки — в нём указана причина по каждой отклонённой строке. Чаще всего это незаполненный обязательный реквизит, несовпадение единицы измерения с классификатором или дубль артикула. Исправьте данные в файле и загрузите только проблемные строки повторно.