Торговля и Склад · 11 мин
Как занести товар в 1С Склад: полная инструкция
Пошаговая инструкция по занесению товара в 1С Склад: создание номенклатуры, документы поступления, оприходование, загрузка из Excel и проверка остатков.
Занести товар в 1С: Склад (или 1С: Управление торговлей, где складской учёт реализован наиболее полно) — базовая операция, без которой невозможны отгрузки, инвентаризации и корректный расчёт себестоимости. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям между фактическими и учётными остатками, проблемам при продаже и искажённой отчётности.
Существует несколько способов завести товар: через документ поступления от поставщика, через оприходование остатков, ручным созданием карточек номенклатуры или массовой загрузкой из Excel. Выбор зависит от того, откуда появился товар и сколько позиций нужно внести.
Ниже разобраны все основные сценарии с пошаговыми действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С: Управление торговлей 11 и 1С: Комплексная автоматизация, но логика применима и к другим решениям на платформе 1С:Предприятие 8.
Подготовка: что настроить до занесения товара
Прежде чем вносить первую позицию, убедитесь, что в базе созданы базовые справочники. Минимальный набор: склад (раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины»), единицы измерения и, если ведётся учёт по поставщикам, контрагенты. Без склада документ поступления просто не проведётся — программа не поймёт, куда приходовать товар.
Проверьте настройки учёта: включён ли учёт по характеристикам (размер, цвет), по сериям и срокам годности, по нескольким складам. Эти опции находятся в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». Если товар различается по размерам или цветам, а учёт по характеристикам не включён, позже придётся переделывать карточки.
Также определите вид номенклатуры — шаблон, который задаёт тип товара (товар, услуга, работа) и настройки учёта. Для складского товара выбирайте вид с типом «Товар» и включённым учётом остатков на складах.
Шаг 1. Создание карточки номенклатуры
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в некоторых конфигурациях — «Справочники» → «Номенклатура») и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: наименование товара, вид номенклатуры, единица измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.). Рабочее наименование формируется автоматически, но его можно изменить.
Если товар имеет вариации, включите в карточке использование характеристик и добавьте их список: например, «Размер 42», «Цвет чёрный». Для товаров со сроком годности включите учёт по сериям — тогда при поступлении программа потребует указать серию и дату производства.
Полезные, но необязательные поля: артикул поставщика, штрихкод (закладка «Штрихкоды»), ставка НДС, вес и объём. Штрихкод важен, если планируется работа со сканером: без него подбор товара в документы придётся выполнять вручную.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Укажите наименование, вид номенклатуры и единицу измерения
- 3При необходимости включите характеристики или серии
- 4Заполните штрихкод, артикул и ставку НДС
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что карточка появилась в списке
Шаг 2. Занесение товара через поступление от поставщика
Основной способ пополнения склада — документ «Поступление товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Он одновременно увеличивает складские остатки, формирует задолженность перед поставщиком и приходует НДС к вычету. Используйте его всегда, когда товар приходит по накладной от контрагента.
Порядок заполнения: нажмите «Создать», укажите поставщика, склад и дату накладной. В табличной части «Товары» добавьте позиции: выберите номенклатуру из справочника, укажите количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если товаров много, используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник с поиском и позволяет переносить позиции списком.
После заполнения нажмите «Провести». Программа спишет данные в регистры складского учёта. Если проведение не удалось, читайте сообщение об ошибке: чаще всего не заполнен склад, не указана организация или у позиции отсутствует характеристика, когда она обязательна.
Поступление на основании заказа поставщику
Если в базе оформлен заказ поставщику, создавайте поступление на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически, останется скорректировать количество по факту приёмки. Такой способ исключает расхождения между заказанным и оприходованным.
Шаг 3. Оприходование остатков при старте работы
Когда учёт в 1С только начинается, а товар физически уже лежит на складе, поступление от поставщика не подходит: закупка была в прошлом, и документы по ней в новой базе отсутствуют. Для ввода начальных остатков используется документ «Оприходование излишков товаров» (раздел «Склад» → «Оприходования, списания и пересчеты товаров») либо специальный помощник ввода остатков в разделе «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение».
В документе оприходования укажите склад, добавьте товары с фактическим количеством и учётной ценой. Цена нужна для расчёта себестоимости: если её не указать, товар будет числиться на складе с нулевой стоимостью, что исказит валовую прибыль при последующих продажах.
Перед массовым вводом рекомендуется провести фактическую инвентаризацию на складе и сверить данные. Вводить остатки «по памяти» или из устаревших таблиц — прямой путь к расхождениям, которые всплывут при первой же отгрузке.
Шаг 4. Массовая загрузка товаров из Excel
Ручное создание сотен карточек занимает часы. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «НСИ и администрирование» или «Закупки» → «Сервис»), которая переносит номенклатуру, цены и штрихкоды из файла Excel или CSV. В УТ 11 также доступна загрузка прайсов поставщиков.
Подготовьте файл: каждая строка — одна позиция, столбцы содержат наименование, артикул, цену, штрихкод. В обработке сопоставьте столбцы файла с полями справочника, запустите загрузку и проверьте протокол: программа покажет, сколько позиций создано и какие строки пропущены из-за ошибок.
После загрузки карточек остатки вносите отдельно — документом оприходования или поступления. Загрузка из Excel создаёт справочные данные, но сама по себе не приходует товар на склад.
Способы занесения товара
Для закупок у поставщика. Формирует долг и НДС, требует контрагента.
Для ввода начальных остатков и излишков по инвентаризации. Не создаёт задолженности.
Для массового создания карточек номенклатуры. Не приходует остатки — нужен отдельный документ.
Для небольшого числа позиций. Полный контроль, но медленно при большом ассортименте.
Проверка: убедиться, что товар встал на склад
После проведения документов откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчеты» или «Закупки» → «Отчеты по закупкам», в зависимости от конфигурации). Установите отбор по нужному складу и сформируйте отчёт. Позиции должны отображаться с тем количеством, которое вы указали в документах.
Дополнительная проверка — отчёт «Ведомость по товарам на складах»: он показывает движения (приход и расход) по каждой позиции за период. Если товар есть в ведомости с приходом от вашего документа, значит, всё проведено корректно.
Если товар в отчётах не виден, типовые причины: документ записан, но не проведён (в списке нет зелёной галочки); указан другой склад; в карточке номенклатуры выбран вид с типом «Услуга», который не учитывается на складах.
Как проверить результат
Позиция видна с нужным количеством и складом
Позиции нет или количество отличается от документа
Отметка о проведении (документ не зачёркнут и не серый)
Документ только записан — остатки не изменятся
Товар подбирается в документ отгрузки без предупреждений
Программа сообщает о нехватке остатков
Типичные ошибки при занесении товара
Самая распространённая проблема — дубли карточек номенклатуры. Один и тот же товар заводится дважды с немного разными наименованиями («Кабель USB 1м» и «Кабель USB 1 м»), после чего остатки дробятся, а отчёты становятся нечитаемыми. Перед созданием новой карточки всегда ищите по справочнику через поле поиска.
Вторая частая ошибка — неверная единица измерения или упаковка. Если товар приходит коробками по 10 штук, а учёт ведётся в штуках, укажите упаковку с коэффициентом пересчёта в карточке номенклатуры. Иначе при поступлении 10 коробок на склад встанет 10 штук вместо 100.
Третья группа ошибок — работа с датами: поступление проведено сегодняшним числом, хотя товар принят неделю назад, или наоборот, документ датирован будущим. Это ломает последовательность расчёта себестоимости и может привести к отрицательным остаткам при отгрузках «между» датами.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли занести товар без документа поступления?
Нет, остатки на складе изменяются только документами: поступлением, оприходованием, перемещением или сборкой. Справочник номенклатуры хранит лишь описание товара. Если нужно просто внести фактический остаток без поставщика, используйте «Оприходование излишков товаров».
Что делать, если товар уже продавали, а карточки в базе нет?
Создайте карточку номенклатуры, затем введите оприходование остатков датой до первой отгрузки, либо оформите продажу с отключённым контролем остатков и выровняйте учёт позже. Предпочтительный вариант — оприходование задним числом с последующим перепроведением отгрузок, согласованным с бухгалтером.
Как занести товар, который учитывается по сериям и срокам годности?
В виде номенклатуры включите учёт по сериям с политикой «Учёт сроков годности». Тогда в документе поступления для каждой позиции потребуется указать серию и дату производства или годен до. Без заполнения серии документ не проведётся.
Почему в отчёте по остаткам товар есть, а при продаже программа пишет «недостаточно»?
Проверьте три вещи: совпадает ли склад в отчёте и в документе продажи; не зарезервирован ли товар под другие заказы (смотрите колонку «В резерве»); не указана ли в продаже характеристика, по которой остатка нет, хотя по товару в целом он есть.
Можно ли изменить количество уже проведённого поступления?
Да, если по товару ещё не было отгрузок: откройте документ, исправьте количество и перепроведите. Если товар уже частично продан, корректнее оформить документ «Корректировка поступления» — он сохранит историю и правильно отразится в учёте НДС и расчётов с поставщиком.
Нужно ли заводить отдельную карточку для каждого размера одежды?
Нет. Создайте одну карточку товара, включите в виде номенклатуры учёт по характеристикам и добавьте размеры как характеристики. Остатки будут вестись по каждому размеру отдельно, а ассортимент в справочнике останется компактным.
Что важно запомнить
Сначала создаётся карточка номенклатуры, затем товар приходуется документом: поступлением от поставщика при закупке или оприходованием при вводе остатков. Документ должен быть именно проведён, а результат — проверен отчётом по остаткам. Избегайте дублей карточек и нулевых учётных цен.