Торговля и Склад · 11 мин
Как закрыть пересортицу в 1С
Как найти и закрыть пересортицу в 1С: инвентаризация, оприходование и списание, акт инвентаризации, документ «Пересортица товаров», проверка остатков.
Пересортица — это ситуация, когда на складе фактически лежит один товар, а в учётной системе числится другой, обычно при совпадении общей суммы или количества позиций. Возникает она из-за ошибок при оприходовании, отгрузке, перепутанных артикулов или одинаковых штрихкодов у разных товаров. Пока пересортица не закрыта, остатки в 1С не соответствуют реальности: один товар «висит» в излишке, другой — в минусе.
Закрыть пересортицу в 1С можно двумя путями: через полноценную инвентаризацию с последующим списанием недостачи и оприходованием излишков, либо через специализированный документ «Пересортица товаров», который одновременно списывает один товар и оприходует другой. Выбор способа зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) и от того, нужно ли оформлять результаты официальной инвентаризации.
Прежде чем проводить какие-либо документы, важно убедиться, что расхождение — именно пересортица, а не обычная недостача или ошибка в ценах. Для этого сначала проводят фактический пересчёт и анализируют движения товара по регистрам. Ниже разобран порядок действий для типовых ситуаций.
Как убедиться, что это именно пересортица
Пересортица отличается от обычной недостачи тем, что недостача одного товара компенсируется излишком другого. Классический признак: по отчёту «Остатки товаров» одна позиция ушла в минус или числится меньше факта, а похожая позиция (тот же поставщик, похожее наименование, соседний артикул) — в излишке на сопоставимое количество.
Для диагностики откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» (в УТ 11) или «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии) и сравните учётные данные с результатами фактического пересчёта. Затем постройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» за период, когда могла возникнуть ошибка, и посмотрите движения по обеим позициям.
Сравните количество: если недостача и излишек совпадают по штукам — это пересортица
Проверяйте непроведённые реализации и перемещения, пересортицей это не закрыть
Смотрите себестоимость и документы оприходования, а не пересортицу
Найдите документ по ведомости движений и исправьте его, а не оформляйте пересортицу
Если расхождение вызвано ошибкой в конкретном документе (например, в реализации указали не тот артикул), правильнее исправить сам документ, а не маскировать ошибку пересортицей. Документ «Пересортица» применяют, когда первичный документ найти или исправить нельзя — например, ошибка допущена давно, период закрыт, а фактически товары действительно перепутаны.
Закрытие пересортицы через инвентаризацию
Универсальный способ, доступный во всех конфигурациях, — оформить инвентаризацию. В УТ 11 и ERP это делается через документ «Пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров»), в Бухгалтерии — через «Инвентаризацию товаров» (раздел «Склад»).
Порядок действий в УТ 11: создайте приказ на проведение пересчёта (или сразу пересчёт, если статусная модель не используется), распечатайте бланк, введите фактические количества по результатам пересчёта. Программа автоматически покажет расхождения: по одному товару — недостача, по другому — излишек. После проведения пересчёта на его основании создаются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров».
- 1Проведите фактический пересчёт товаров на складе и зафиксируйте результаты
- 2Создайте документ «Пересчёт товаров» (УТ 11) или «Инвентаризация товаров» (БП) и введите фактические количества
- 3Проверьте автоматически рассчитанные расхождения: недостача по одному товару, излишек по другому
- 4На основании пересчёта создайте «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров»
- 5Проведите документы и сверьте остатки отчётом — расхождения должны исчезнуть
В 1С:Бухгалтерии после проведения «Инвентаризации товаров» кнопкой «Создать на основании» формируются «Оприходование товаров» (на излишек) и «Списание товаров» (на недостачу). В списании укажите причину — пересортица, а в оприходовании — счёт и статью доходов. Если недостача и излишек взаимозачитываются по решению руководства, в бухгалтерском учёте это отражается через счёт 94 с последующим зачётом.
Закрытие пересортицы документом «Пересортица товаров»
В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP есть специальный документ «Пересортица товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Списания, оприходования и пересортица» или аналогичный журнал складских ордеров). Он списывает один товар и оприходует другой в рамках одного документа, что упрощает оформление и делает причину операции прозрачной.
В документе указывают склад, организацию, товар к списанию (которого не хватает по факту) и товар к оприходованию (который в излишке). Количество обычно совпадает. Если стоимость товаров различается, разница относится на прочие доходы или расходы — это нужно отразить корректно, указав статью доходов/расходов в документе.
Когда пересортицу нельзя оформлять одним документом
Если товары находятся на разных складах или принадлежат разным организациям, один документ «Пересортица товаров» не подойдёт — он работает в рамках одного склада и одной организации. В этом случае оформляют отдельные списание и оприходование, а в комментариях указывают связь операций.
Также отдельного оформления требует ситуация, когда товары облагаются по-разному (например, разные ставки НДС или разные признаки маркировки «Честный знак»). Пересортица маркированного товара требует дополнительных действий в системе маркировки, иначе возникнут расхождения уже там.
Отражение пересортицы в бухгалтерском и налоговом учёте
По правилам бухгалтерского учёта пересортица выявляется инвентаризацией и оформляется инвентаризационной описью (ИНВ-3) и сличительной ведомостью (ИНВ-19). Взаимный зачёт излишков и недостач возможен только по решению руководителя и при соблюдении условий: товары одного наименования группы, за один период, у одного материально ответственного лица.
В 1С:Бухгалтерии типовая схема проводок: недостача списывается в дебет счёта 94, излишек оприходуется с кредита 91.01. При взаимозачёте суммы закрываются через 94 счёт, а разница в стоимости относится на прочие доходы или расходы. Если стоимость недостающего товара выше излишка, разница может быть отнесена на виновное лицо (счёт 73) или на прочие расходы.
В налоговом учёте излишки признаются внереализационным доходом, а недостача сверх норм естественной убыли без виновника принимается в расходы только при наличии подтверждающего документа об отсутствии виновных лиц. Поэтому документальное оформление инвентаризации критично: без приказа, описи и сличительной ведомости закрытие пересортицы останется только «внутри программы» и не будет иметь юридической силы.
Проверка результата после закрытия
После проведения всех документов обязательно сверьте остатки. Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» (или «Остатки товаров на складах» в БП) по нужному складу и убедитесь, что учётные количества по обеим позициям совпадают с фактическими. Отрицательных остатков быть не должно.
Как проверить результат
Равен фактическому количеству на складе
Остался минус или расхождение с фактом
Учётное количество совпадает с полкой
Излишек не ушёл или удвоился
Позиции отсутствуют
Товар числится в минусе — документ не проведён или ошибка в количестве
Счёт 94 закрыт, разница на 91 счёте
Сальдо на 94 счёте «зависло»
Дополнительно полезно построить «Ведомость по товарам на складах» за день проведения пересортицы и убедиться, что движения по документу корректны: списание и оприходование прошли по одному складу, количество совпадает, себестоимость рассчиталась. Если конфигурация ведёт партионный учёт, проверьте, что списание не «сорвало» последующие расчёты себестоимости — иногда требуется перепровести закрытие месяца.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — закрытие пересортицы «на глаз», без фактического пересчёта. Кладовщик видит расхождение в отчёте и просит оформить документ, но реальная причина — неотгруженная реализация или непроведённое перемещение. В результате пересортица закрывает чужую ошибку, а через неделю всплывает новое расхождение.
Ещё одна ошибка — использование документа «Пересортица товаров» для корректировки разницы в ценах. Если товар один и тот же, но числится по разной стоимости, это не пересортица, а вопрос к партиям и себестоимости. Закрывать такое пересортицей нельзя: количество не изменится, а стоимостная проблема останется.
Частые вопросы
Чем пересортица отличается от обычной недостачи?
При пересортице недостача одного товара компенсируется излишком другого — общая картина по складу сбалансирована. При обычной недостаче излишка нет: товар просто отсутствует. Способ закрытия различается: недостача списывается на виновное лицо или расходы, а пересортица может быть взаимозачтена.
Можно ли закрыть пересортицу без инвентаризации?
В УТ 11, КА и ERP — да, документом «Пересортица товаров» без оформления пересчёта. Но для целей бухгалтерского учёта и налогового контроля инвентаризация с описями всё равно нужна: именно она служит основанием для взаимозачёта излишков и недостач.
Что делать, если количество недостачи и излишка не совпадает?
Оформите пересортицу на совпадающую часть, а остаток разницы закройте отдельно: лишнюю недостачу — списанием, лишний излишек — оприходованием. В документах укажите причины и результаты инвентаризации.
Почему документ «Пересортица товаров» не проводится?
Частые причины: недостаточно остатка списываемого товара на указанном складе (включён контроль остатков), не заполнена статья доходов/расходов при разной стоимости, либо товар маркированный и требует указания кодов маркировки. Проверьте остатки отчётом и сообщение об ошибке при проведении.
Нужно ли уведомлять «Честный знак» при пересортице маркированного товара?
Да. Пересортица маркированных товаров требует корректного отражения в системе маркировки — иначе коды будут числиться не за тем товаром, и при продаже или проверке возникнут ошибки. Порядок зависит от товарной группы; в типовых конфигурациях предусмотрены документы для работы с маркировкой.
Как закрыть пересортицу прошлого года?
Если период закрыт и отчётность сдана, оформляйте исправление текущей датой с отражением в учёте как ошибки прошлых лет (в бухучёте — через счёт 91, при существенности — с ретроспективным пересчётом). Движения задним числом в закрытом периоде делайте только после согласования с главным бухгалтером.
Что важно запомнить
Сначала подтвердите, что расхождение — именно пересортица, а не ошибка в документе. В УТ 11/КА/ERP используйте документ «Пересортица товаров», в Бухгалтерии — инвентаризацию с оприходованием и списанием. После проведения сверьте остатки отчётом и проверьте проводки, а для бухучёта оформите инвентаризационные документы.