Торговля и Склад · 9 мин
Инвентаризация в 1С:Розница: как провести пересчёт товаров
Как провести инвентаризацию в 1С:Розница: приказ, пересчёт товаров, списание и оприходование излишков. Пошаговая инструкция, типичные ошибки и проверка результатов.
Инвентаризация в 1С:Розница строится вокруг одного документа — «Приказ на проведение инвентаризации». На его основании программа фиксирует учётные остатки, принимает фактический пересчёт и автоматически формирует документы списания недостач и оприходования излишков. Вся цепочка ведётся в разделе «Склад», и при правильной последовательности действий ручных корректировок почти не требуется.
Ошибки при инвентаризации обычно возникают не из-за сложности программы, а из-за нарушения порядка: пересчёт начинают до остановки продаж, забывают ввести учётные количества или списывают недостачу по неправильной статье. Ниже разобран полный цикл — от подготовки магазина до проверки итоговых остатков, с указанием типичных ловушек и способов их обойти.
Подготовка: что сделать до начала пересчёта
Перед созданием документов убедитесь, что все товарные операции по складу проведены: поступления, перемещения, возвраты и реализации должны быть отражены в учёте. Если часть документов осталась в черновиках или не проведена, учётные остатки будут искажены, и программа покажет ложные расхождения.
Проверьте настройку склада в справочнике «Магазины» и «Склады»: инвентаризация проводится по конкретному складу конкретного магазина. Если в магазине несколько складских помещений (торговый зал и подсобка), решите заранее, считаете ли вы их вместе или отдельными приказами — в 1С:Розница удобнее делать отдельный приказ на каждый склад.
На время пересчёта остановите продажи по инвентаризируемому складу. Если касса продолжит пробивать чеки, остатки будут «плыть», и фактическое количество никогда не сойдётся с учётным. На практике пересчёт проводят до открытия магазина или после закрытия.
Создание приказа на проведение инвентаризации
Откройте раздел «Склад» и выберите пункт «Приказы на проведение инвентаризации». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин и склад, по которому будет пересчёт, дату начала и окончания инвентаризации. Эти даты важны: программа зафиксирует учётные остатки на момент начала.
При необходимости ограничьте пересчёт конкретной товарной группой — это удобно для выборочной инвентаризации, например, только по алкоголю или дорогой технике. Полная инвентаризация охватывает весь ассортимент склада, выборочная — заданный отбор.
После заполнения шапки нажмите кнопку заполнения учётных остатков (обычно «Заполнить» → «Заполнить по остаткам»). Программа подтянет в табличную часть все товары с их учётным количеством на дату приказа. Проведите документ — с этого момента учётные данные зафиксированы.
- 1Раздел «Склад» → «Приказы на проведение инвентаризации» → «Создать»
- 2Укажите магазин, склад и период инвентаризации
- 3При необходимости задайте отбор по товарной группе
- 4Нажмите «Заполнить по остаткам» — программа подтянет учётные количества
- 5Проведите документ и приступайте к физическому пересчёту
Физический пересчёт товара
Пересчёт выполняется вручную по полкам и складам, а результаты вносятся в колонку «Факт» того же приказа или в отдельный документ пересчёта — в зависимости от версии конфигурации. Удобнее всего распечатать инвентаризационную опись (ИНВ-3) без учётных количеств, чтобы пересчёт был «слепым» и сотрудники не подгоняли цифры под учёт.
Если в магазине используются терминалы сбора данных (ТСД), пересчёт ускоряется: сотрудник сканирует штрихкоды, данные загружаются в 1С и сопоставляются с учётными остатками автоматически. Это снижает количество ошибок ручного ввода, особенно при большом ассортименте.
Считайте товар в тех единицах, в которых он учитывается в программе. Если номенклатура ведётся в штуках, а на полке стоит упаковка по 12 — пересчитайте в штуках либо аккуратно пересчитайте упаковки, чтобы не получить двенадцатикратный излишек.
Внесение результатов и анализ расхождений
После пересчёта внесите фактические количества в документ. Программа автоматически рассчитает отклонение: отрицательное — недостача, положительное — излишек. Прежде чем формировать итоговые документы, проанализируйте расхождения: крупные отклонения часто объясняются непроведёнными документами, пересортицей или ошибкой пересчёта.
Пересортица — частая ситуация в рознице: по одному артикулу недостача, по другому аналогичному — излишек на ту же сумму. В этом случае стоит проверить, не путают ли кассиры товары при пробитии. Отдельной операции зачёта пересортицы в типовой 1С:Розница может не быть — излишек оприходуется, недостача спишется, но аналитически такие пары стоит отслеживать.
Если расхождение вызвано ошибкой ввода, исправьте фактическое количество до формирования итоговых документов. После создания списания и оприходования править приказ уже сложнее — придётся корректировать цепочку документов.
Как проверить результат пересчёта
Расхождения небольшие и объяснимы (естественная убыль, бой)
Крупные расхождения по дорогим товарам без причины
Излишек одного товара совпадает по сумме с недостачей похожего — вероятна пересортица
Излишки и недостачи хаотичны по всему ассортименту
Все поступления и перемещения проведены до приказа
После пересчёта обнаружились непроведённые накладные
Списание недостачи и оприходование излишков
На основании проведённого приказа с внесёнными фактическими данными создайте итоговые документы. В 1С:Розница это делается кнопкой «Создать на основании»: для недостач — документ «Списание товаров», для излишков — «Оприходование товаров». Программа перенесёт в них только расходящиеся позиции.
В документе списания укажите статью движения или причину списания — от этого зависит, на какие затраты отнесётся недостача при обмене с бухгалтерской программой. Уточните у бухгалтера, как оформляются недостачи в пределах и сверх норм естественной убыли, чтобы аналитика сошлась при выгрузке.
Оприходование излишков проводится по учётной цене. После проведения обоих документов остатки склада в программе придут в соответствие с фактическими. Распечатайте итоговые формы — ведомость расхождений (ИНВ-19 доступна через печатные формы или внешние печатные формы) — для бухгалтерии.
Проверка итогов и отчёты
После проведения списания и оприходования откройте отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» по инвентаризируемому складу и сравните ключевые позиции с фактом. Остатки должны совпасть с результатами пересчёта. Отрицательные остатки по отдельным позициям — признак того, что часть операций так и не была отражена.
Проверьте также, что документы инвентаризации попадут в обмен с бухгалтерской базой, если он настроен. Списания и оприходования должны выгрузиться с корректными складами и статьями, иначе в бухгалтерии придётся править вручную.
Сохраните приказ, описи и итоговые документы — они являются первичным обоснованием корректировки остатков. При следующей инвентаризации сравнение недостач по периодам поможет выявить системные проблемы: воровство, ошибки приёмки или сбои в работе касс.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С:Розница — это цепочка: подготовка и остановка продаж → приказ с учётными остатками → фактический пересчёт → анализ расхождений → списание и оприходование на основании приказа → контроль остатков отчётом. Не пропускайте этап анализа расхождений и не правьте остатки вручную.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?
Да. При создании приказа задайте отбор по товарной группе или конкретной номенклатуре — программа заполнит учётные остатки только по выбранным позициям. Такой выборочный пересчёт удобен для дорогих товаров, алкоголя или групп с подозрением на расхождения.
Что делать, если после инвентаризации нашлись непроведённые документы?
Проведите документы задним числом до даты приказа и пересчитайте расхождения: если документ влиял на остатки на дату инвентаризации, корректнее отменить итоговые списания, перезаполнить приказ и сформировать итоговые документы заново. Иначе остатки исказятся дважды.
Как пересчитать товар с помощью терминала сбора данных?
Выгрузите на ТСД список товаров из приказа, отсканируйте фактические остатки на складе и загрузите данные обратно в документ через типовую обработку обмена с ТСД. Программа сопоставит отсканированные количества с учётными и покажет расхождения.
Нужно ли останавливать продажи на всё время инвентаризации?
Да, по инвентаризируемому складу продажи должны быть остановлены с момента фиксации учётных остатков до окончания пересчёта. Если остановить работу нельзя, проводите пересчёт до открытия или после закрытия магазина либо делите ассортимент на зоны и считайте их последовательно.
Куда списывать недостачу, чтобы не было проблем с бухгалтерией?
Статью списания согласуйте с бухгалтером заранее: недостачи в пределах норм естественной убыли, потери от боя и недостачи, относимые на виновных лиц, учитываются по-разному. В документе списания укажите соответствующую причину, чтобы при обмене с бухгалтерской программой проводки сформировались корректно.
Что делать с пересортицей?
Если по одному товару недостача, а по аналогичному — излишек на сопоставимую сумму, это пересортица. В 1С:Розница она закрывается стандартно: излишек оприходуется, недостача списывается. Отдельно разберитесь в причине — чаще всего кассиры пробивают похожие товары по одному штрихкоду, и стоит провести инструктаж.