Как закрыть месяц в 1С Розница: полная инструкция

Закрытие месяца в 1С:Розница — это регламентный набор операций, который подводит итоги работы магазина: проверяет кассовые смены, формирует себестоимость проданных товаров, сводит складские остатки и готовит данные для отчётности. Если пропустить этапы или выполнить их в неверном порядке, в отчётах появятся отрицательные остатки, искажённая маржа и расхождения с кассой.

В отличие от 1С:Бухгалтерии или 1С:Управление торговлей, в Рознице закрытие месяца устроено проще: здесь нет сложного регламентного документа «Закрытие месяца», но есть обязательная последовательность действий — от закрытия кассовых смен до расчёта себестоимости. Именно эту последовательность и разберём ниже.

Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Розница» редакции 2.2 и 2.3, но общая логика применима и к более ранним версиям. Перед выполнением регламентных операций рекомендуется сделать резервную копию информационной базы.

Подготовка: что проверить до закрытия периода

До запуска расчёта себестоимости нужно убедиться, что все первичные документы месяца введены и проведены. Это касается поступлений товаров, перемещений между складами, возвратов поставщикам, списаний и оприходований. Непроведённые документы (помеченные красным крестиком в журналах) не участвуют в расчёте, и после закрытия месяца их проведение задним числом приведёт к расхождениям.

Откройте раздел «Закупки» и «Склад», отфильтруйте журналы документов за месяц и проверьте наличие непроведённых документов. То же самое сделайте в разделе «Продажи» — там должны быть проведены все отчёты о розничных продажах и возвраты от покупателей.

Отдельно проверьте корректность заполнения организации, склада и цен в документах. Документ с пустым складом или нулевой ценой проведётся, но испортит расчёт себестоимости и отчёт по валовой прибыли.

Шаг 1. Закрытие кассовых смен

Первое обязательное действие — закрытие всех кассовых смен на каждой кассе ККМ. Откройте раздел «Продажи» → «Кассовые смены» и проверьте статусы. Если смена не закрыта, выполните закрытие смены на рабочем месте кассира (РМК) с формированием Z-отчёта.

После закрытия смены программа автоматически формирует документ «Отчёт о розничных продажах» (или «Выемка денежных средств» при инкассации). Убедитесь, что эти документы проведены — именно они списывают проданный товар со склада и формируют выручку.

Частая ситуация: касса работала в автономном режиме, и данные о продажах не загрузились в центральную базу. В этом случае сначала выполните обмен данными (синхронизацию), и только потом закрывайте месяц, иначе часть продаж выпадет из учёта.

Шаг 2. Проверка складских остатков и инвентаризация

Перед расчётом итогов полезно проверить отрицательные остатки. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») и установите отбор по отрицательным количествам. Минусовой остаток означает, что товар продан раньше, чем оприходован: не введено поступление, перепутан склад или документ проведён не той датой.

Отрицательные остатки критичны для расчёта себестоимости: программа не сможет списать то, чего нет на складе, и себестоимость таких продаж будет нулевой или искажённой. Исправьте расхождения вводом недостающих документов и только потом переходите дальше.

Если по регламенту магазина инвентаризация проводится ежемесячно, оформите её через документы «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчёт товаров» и далее «Оприходование» / «Списание» по результатам. Инвентаризацию нужно завершить до расчёта себестоимости, чтобы итоговые остатки соответствовали фактическим.

1. 1
   Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» за месяц
2. 2
   Найдите позиции с отрицательным количеством
3. 3
   Введите недостающие поступления или перемещения
4. 4
   При необходимости проведите инвентаризацию и оформите её результаты
5. 5
   Повторно сформируйте отчёт и убедитесь, что минусов нет

Шаг 3. Расчёт себестоимости проданных товаров

Ключевая операция закрытия месяца в 1С:Розница — расчёт себестоимости. В типовой конфигурации для этого используется обработка «Закрытие месяца» (раздел «Финансы» или «Администрирование» в зависимости от версии) либо регламентное задание «Расчёт себестоимости», если оно настроено на автоматическое выполнение.

Откройте обработку, укажите организацию и месяц, запустите расчёт. Программа последовательно обработает все движения товаров и рассчитает стоимость списаний по методу, заданному в учётной политике (в Рознице это, как правило, средняя стоимость). По завершении проверьте протокол: там не должно быть сообщений об ошибках.

Признак успешного расчёта — отчёт «Валовая прибыль» (или «Анализ продаж») показывает корректную себестоимость и маржу по каждой продаже. Если по каким-то позициям себестоимость нулевая, почти всегда причина в отсутствии поступления или отрицательном остатке на момент продажи.

Шаг 4. Финансовые операции и эквайринг

Проверьте, что вся розничная выручка собрана и оприходована: наличные — через приходные кассовые ордера и документы инкассации, безналичные платежи — через операции по платёжным картам (эквайринг). В разделе «Финансы» сформируйте отчёт по движению денежных средств и сверьте остатки в кассах с фактическими.

По эквайрингу сверьте суммы операций в программе с реестром банка. Комиссия эквайрера при необходимости отражается отдельным документом — это влияет на финансовый результат, и забывать о ней нельзя.

Если магазин работает с подкреплениями и выемками, убедитесь, что все перемещения денег между операционными кассами и кассой организации оформлены документально. Незакрытые «переходящие» суммы искажают отчёт ДДС.

Шаг 5. Анализ отчётов и проверка результата

После всех расчётов сформируйте контрольный набор отчётов и проверьте их взаимную согласованность. Основные отчёты: «Остатки товаров на складах», «Валовая прибыль», «Движение денежных средств», «Анализ продаж».

Логика проверки проста: остатки товаров в денежной оценке должны быть положительными и реалистичными, валовая прибыль — соответствовать ожидаемой наценке, денежные остатки — сходиться с фактическими данными по кассам и эквайрингу. Любое аномальное значение — повод вернуться к документам и найти ошибку.

Контрольные точки

Как проверить результат закрытия

Остатки товаров

Норма

Все остатки положительные, суммы реалистичны

Тревожный признак

Минусовые остатки или нулевая стоимость при наличии количества

Валовая прибыль

Норма

Маржа по продажам в ожидаемом диапазоне

Тревожный признак

Нулевая или отрицательная себестоимость по позициям

Денежные средства

Норма

Остатки касс совпадают с фактическими и с данными эквайринга

Тревожный признак

Расхождения с реестром банка или кассой

Кассовые смены

Норма

Все смены месяца закрыты, Z-отчёты сформированы

Тревожный признак

Открытые смены за прошлые даты

Запрет редактирования и типичные ошибки

После успешного закрытия установите дату запрета изменения данных: раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных». Это защитит закрытый период от случайного изменения документов задним числом, которое развалит рассчитанную себестоимость и отчёты.

Если база обменивается данными с 1С:Бухгалтерией, выполните выгрузку данных за месяц после закрытия, но до установки жёсткого запрета на редактирование — и убедитесь, что все документы перенесены без ошибок.

FAQ: частые вопросы о закрытии месяца в 1С:Розница

Можно ли закрывать месяц автоматически?

Да, частично. Расчёт себестоимости можно настроить как регламентное задание, которое выполняется по расписанию. Однако закрытие кассовых смен, проверку остатков и инвентаризацию автоматизировать нельзя — они требуют участия пользователя. Автоматический расчёт не отменяет ручной контроль результата.

Что делать, если после закрытия нашёлся непроведённый документ?

Снимите дату запрета редактирования (если она установлена), проведите документ, затем повторно выполните расчёт себестоимости за этот месяц и пересформируйте контрольные отчёты. После этого верните запрет на место. Просто провести документ без пересчёта нельзя — отчёты разойдутся.

Почему в отчёте по валовой прибыли нулевая себестоимость?

Наиболее частая причина — товар был продан в момент, когда его не было на складе (отрицательный остаток), либо поступление оформлено более поздней датой, чем продажа. Найдите такие позиции через отчёт по остаткам, исправьте даты или введите недостающие документы и повторите расчёт себестоимости.

Нужно ли закрывать месяц, если магазин работает с обменом в 1С:Бухгалтерию?

Да. Закрытие месяца в Рознице формирует корректные товарные и финансовые данные, которые затем выгружаются в бухгалтерскую программу. Если пропустить расчёт себестоимости и проверку остатков, в Бухгалтерию уйдут искажённые данные, и исправлять их придётся в двух базах.

Как часто нужно проводить инвентаризацию при закрытии месяца?

Обязательной ежемесячной инвентаризации законодательство не требует — периодичность определяет учётная политика организации. На практике полную инвентаризацию проводят реже, а при закрытии месяца ограничиваются выборочной сверкой проблемных товарных групп и проверкой отрицательных остатков.

Можно ли закрыть месяц, если касса работала офлайн часть периода?

Можно, но только после загрузки всех данных с кассы в центральную базу. Сначала выполните синхронизацию, убедитесь, что все чеки и отчёты о продажах загружены и проведены, закройте смены — и только потом запускайте расчёт себестоимости.