Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар в 1С: Управление торговлей 11
Как оформить списание товара в 1С УТ 11: документ «Списание товаров», причины порчи, инвентаризация, проводки, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание товара в 1С: Управление торговлей редакция 11 (УТ 11) оформляется документом «Списание товаров». Он уменьшает складские остатки, списывает себестоимость на расходы и фиксирует причину: порча, бой, истекший срок годности, недостача по итогам инвентаризации или собственные нужды предприятия. Документ доступен в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Списания товаров».
Важно понимать разницу между двумя ситуациями. Если товар испорчен или утерян без инвентаризации — оформляется отдельное списание вручную. Если недостача выявлена при пересчёте — корректнее пройти полный цикл инвентаризации: приказ, пересчёт, а затем автоматическое создание списания на основании результатов. Второй путь даёт документальное обоснование недостачи, что важно для налогового и бухгалтерского учёта.
Ниже разобраны оба сценария, настройка причин списания, проводки, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям между складским и бухгалтерским учётом.
Когда требуется списание товара и какие есть основания
Списание оформляется, когда товар физически отсутствует или непригоден к продаже, но числится в остатках программы. Типовые основания: бой и порча при хранении или транспортировке, истёкший срок годности, недостача по результатам инвентаризации, использование товара на собственные нужды (например, образцы для показа или материалы для офиса), хищение.
От основания зависит налоговая и бухгалтерская квалификация операции. Списание в пределах норм естественной убыли относится на расходы, сверхнормативные потери и недостачи без виновных лиц требуют документального обоснования. Если виновное лицо установлено, недостача относится на расчёты с ним, а не на расходы организации. Поэтому перед списанием согласуйте причину с бухгалтером — в УТ 11 она напрямую определяет, на какую статью расходов уйдёт себестоимость.
Подготовка: что проверить перед списанием
До создания документа убедитесь, что у вас есть права на проведение списаний: в типовой поставке это роль кладовщика, менеджера по складу или полные права. Если кнопка «Провести» недоступна или документ не сохраняется — обратитесь к администратору 1С за настройкой профиля доступа.
Проверьте фактические остатки по отчёту «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»). Если в программе остаток уже нулевой или отрицательный, списывать нечего — сначала разберитесь, почему возникло расхождение: возможно, товар уже списан другим документом или отгружен без оформления реализации.
Если ведётся учёт по сериям или срокам годности, убедитесь, что политика учёта серий для склада настроена корректно. При списании таких позиций программа потребует указать конкретную серию, иначе документ не проведётся.
Способ 1: ручное списание через документ «Списание товаров»
Ручной документ подходит для разовых ситуаций: разбитая упаковка, испорченный образец, передача товара на собственные нужды. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать».
В шапке документа укажите организацию и склад, с которого списывается товар. Если используется ордерная схема склада, списание будет отражено и в складском ордерном учёте — при расхождении документов и ордеров программа покажет это в отчёте по расхождениям.
На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подобрать товары». Укажите номенклатуру, количество и при необходимости серию. Для каждой строки или всего документа задайте причину списания и статью расходов — от этого зависит, куда попадёт себестоимость при закрытии месяца и в регламентированном учёте.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Укажите организацию и склад
- 3Добавьте товары через «Подобрать товары», задайте количество и серии
- 4Заполните причину списания и статью расходов
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Способ 2: списание по результатам инвентаризации
Инвентаризационный цикл в УТ 11 начинается с документа «Приказ на проведение пересчёта товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризации товаров»). В нём задаются склад, дата и состав комиссии. На основании приказа создаётся «Пересчёт товаров», куда вносятся фактические количества по каждой позиции.
После проведения пересчёта программа сравнивает учётные и фактические остатки. Если есть недостачи, на основании пересчёта создаётся «Списание товаров» — кнопка «Создать на основании». Документ заполняется автоматически только расхождениями в минус, излишки оформляются отдельным документом «Оприходование товаров».
Такой путь предпочтительнее ручного списания: цепочка «приказ → пересчёт → списание» формирует доказательную базу недостачи, а печатные формы инвентаризационных документов (ИНВ-3, ИНВ-19 при подключённой печати унифицированных форм) используются для бухгалтерского оформления.
Сравнение вариантов списания
Подходит для разовой порчи, боя, собственных нужд. Быстро, но требует отдельного обоснования причины.
Подходит для недостач по итогам пересчёта. Даёт документальное обоснование, но дольше по времени.
Если товар бракованный по вине поставщика — списывать не нужно, оформляется возврат, иначе потеряете право на компенсацию.
Причины списания и статьи расходов: как настроить правильно
Причина списания в документе — это не просто комментарий, а аналитика, влияющая на отражение в учёте. Типовые варианты: порча товара, недостача, естественная убыль, использование на собственные нужды. Если типового списка недостаточно, причины добавляются в соответствующем справочнике (доступен из поля выбора причины).
Статья расходов определяет, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт себестоимость при передаче данных в бухгалтерию (в УТ 11 с встроенным регламентированным учётом — при формировании проводок документом «Отражение зарплаты в учёте» не применяется, используется механизм формирования проводок по правилам). Для порчи в пределах норм — расходы на продажу или производственные расходы; для недостачи с виновником — расчёты с персоналом по возмещению ущерба.
Ошибка в статье расходов — частая причина расхождений между управленческим и регламентированным учётом. Согласуйте список статей с бухгалтерией заранее и зафиксируйте соответствие «причина → статья расходов» во внутреннем регламенте.
Проводки и отражение в учёте
При проведении «Списание товаров» в управленческом учёте уменьшается количество и себестоимость товара на складе, сумма относится на расходы по указанной статье. Если на предприятии включён контроль обособленного учёта или товар учитывается по обособленным обеспечениям, списание выполняется с учётом этой аналитики.
В регламентированном учёте (при использовании УТ 11 совместно с бухгалтерией или в КА/ERP-подобных схемах обмена) типовая корреспонденция: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 41 «Товары» на сумму себестоимости, далее Дт 44 (или иной счёт расходов) / 73 «Расчёты с персоналом» — Кт 94 в зависимости от причины. Точные счета зависят от настроек счетов учёта номенклатуры и принятой учётной политики.
Проверить, какие проводки сформировал документ, можно через кнопку «Показать проводки и другие движения» (иконка «Дт/Кт») в форме документа. Если проводки не формируются — проверьте, настроены ли группы финансового учёта номенклатуры и не стоит ли у документа статус, исключающий отражение в учёте.
Проверка результата и контроль остатков
После проведения списания откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по складу и номенклатуре: количество должно уменьшиться ровно на списанное значение. Дополнительно полезен отчёт «Ведомость по товарам на складах» — в нём видно движение по документу списания отдельной строкой.
Если склад ордерный, проверьте отчёт по расхождениям ордерного учёта: списание должно быть закрыто расходным ордером или настройкой, допускающей списание без ордера. Незакрытые расхождения блокируют корректное закрытие месяца по складу.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Сформированы проводки с корректными счетами и статьёй
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Нет незакрытых расхождений по складу
В отчёте по расхождениям висит списание без ордера
Типичные ошибки при списании и как их избежать
Самая распространённая ошибка — списание «в минус», когда в момент проведения товара на складе нет. В УТ 11 контроль отрицательных остатков обычно включён, и документ просто не проведётся, но при отключённом контроле минус всплывёт при закрытии месяца и исказит себестоимость. Решение — сначала найти недостающее движение (непроведённое поступление или лишняя отгрузка), потом списывать.
Вторая ошибка — списание вручную при наличии проведённой инвентаризации. Тогда недостача списывается дважды: один раз ручным документом, второй — по результатам пересчёта. Перед ручным списанием проверьте журнал инвентаризаций по этому складу за период.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать товар прошлым периодом, если месяц уже закрыт?
Технически можно, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но это изменит себестоимость и остатки закрытого периода, потребуется повторное закрытие месяца и, возможно, корректировка отчётности. Безопаснее оформить списание текущей датой с пояснением, когда фактически выявлена порча.
Чем списание отличается от документа «Внутреннее потребление товаров»?
В УТ 11 внутреннее потребление — это передача товара на хозяйственные нужды подразделения с сохранением контроля по направлению расхода, а «Списание товаров» — выбытие по причине порчи или недостачи. Для расхода на собственные нужды корректнее использовать внутреннее потребление.
Почему документ «Списание товаров» не проводится?
Частые причины: недостаточно остатка на складе, не указана серия для номенклатуры с учётом по сериям, не заполнена статья расходов, нет прав на проведение, установлена дата запрета редактирования. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину.
Как списать товар с истёкшим сроком годности?
Используйте отчёт по срокам годности (доступен при включённом учёте серий и сроков годности), чтобы сформировать списание просроченных позиций. В документе укажите серии с истёкшим сроком, причину «истёк срок годности» и соответствующую статью расходов.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Это спорный вопрос налогового учёта, зависящий от причины списания и позиции организации; 1С автоматически этот вопрос не решает. Решение о восстановлении НДС принимает бухгалтер, и при необходимости оно оформляется отдельной операцией в бухгалтерском учёте, а не документом списания.
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Если по документу нет последующих движений — отмените проведение или пометьте документ на удаление. Если списание уже попало в закрытие месяца, корректнее создать сторнирующий документ «Оприходование товаров» с тем же количеством и ссылкой на ошибочное списание в комментарии.
Что важно запомнить
Списание в УТ 11 делается документом «Списание товаров» из раздела «Склад и доставка»: склад, позиции, причина, статья расходов, проведение. Недостачи по инвентаризации списывайте на основании пересчёта, а не вручную. После проведения обязательно сверьте остатки и проводки, а при ордерном складе — отсутствие незакрытых расхождений.