Как забить номенклатуру в 1С: Управление торговлей

Номенклатура в 1С:Управление торговлей (УТ 11) — это центральный справочник, от которого зависят закупки, продажи, складской учёт, ценообразование и отчёты. Ошибка на этапе заведения карточки товара приводит к сбоям в остатках, неверным ценам в документах и проблемам при обмене с ЕГАИС или маркировкой. Поэтому заполнять справочник нужно по понятному регламенту, а не «как получится».

Завести номенклатуру можно тремя способами: вручную через форму элемента, копированием похожей карточки или массовой загрузкой из Excel/CSV. Выбор зависит от объёма: десяток позиций проще вбить руками, а прайс поставщика на тысячи строк разумно загружать обработкой. Ниже разобраны все три пути и подготовительные настройки, без которых справочник быстро превращается в хаос.

Подготовка: что настроить до заведения товаров

До создания первой карточки проверьте базовые настройки учёта. В разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура» включите нужные опции: характеристики, серии, упаковки, несколько видов номенклатуры. Если товары учитываются по срокам годности или партиям, включите серии сразу — добавить их позже к уже используемой позиции сложнее.

Далее создайте виды номенклатуры — это шаблоны, определяющие тип позиции: товар, услуга, работа, набор. Вид задаёт настройки по умолчанию: ставку НДС, способ учёта, использование характеристик. Правильно настроенные виды экономят большую часть времени при ручном вводе, потому что поля карточки подставляются автоматически.

Проверьте классификаторы: единицы измерения (ОКЕИ загружается из классификатора), страны происхождения, ставки НДС. Если планируется обмен данными с сайтом или другой базой 1С, согласуйте структуру иерархии групп заранее — переносить позиции между группами после начала работы можно, но это лишняя работа.

Ручное создание карточки номенклатуры

Откройте «НСИ и администрирование → Номенклатура» и нажмите «Создать». В форме нового элемента выберите вид номенклатуры — программа сразу подставит тип (товар/услуга) и настройки по умолчанию. Затем заполните наименование: короткое поле «Наименование» используется в документах и отчётах, а «Наименование для печати» — в печатных формах для контрагентов.

Обязательные реквизиты, без которых карточка не запишется или будет работать некорректно: единица хранения (штуки, упаковки, килограммы), ставка НДС, артикул. Артикул не обязан быть уникальным, но уникальные артикулы сильно упрощают поиск и загрузку прайсов. Если товар весовой или мерный, укажите это в настройках единицы измерения.

На вкладках карточки заполните дополнительные данные: описание, производителя, торговую марку, страну происхождения, код ТН ВЭД (нужен для импорта и некоторых отчётов). Для алкоголя заполните данные ЕГАИС, для маркируемых товаров — признак товарной группы маркировки. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура → Создать
2. 2
   Выберите вид номенклатуры — подтянутся настройки по умолчанию
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу хранения и ставку НДС
4. 4
   Укажите производителя, страну, код ТН ВЭД при необходимости
5. 5
   Запишите карточку и при необходимости добавьте характеристики
6. 6
   Установите цену документом Установка цен номенклатуры

Характеристики, упаковки и штрихкоды

Характеристики используются, когда один товар существует в вариантах: размер, цвет, объём. Включите их на уровне вида номенклатуры (настройка «Характеристики» — индивидуальные или общие для вида). После этого в карточке появится ссылка «Характеристики», где создаются варианты. Остатки и цены по такому товару ведутся отдельно по каждой характеристике.

Упаковки нужны, если товар закупается коробами, а продаётся штучно. В карточке на вкладке «Единицы измерения» задайте упаковку с коэффициентом пересчёта к базовой единице. В документах можно будет выбирать упаковку, а программа пересчитает количество в единицы хранения автоматически.

Штрихкоды вводятся в регистре «Штрихкоды номенклатуры» — прямо из карточки по ссылке или сканером. У каждой упаковки и характеристики может быть свой штрихкод. Проверьте, что штрихкод уникален: дубли приведут к ошибкам при сканировании на кассе и складе.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Для больших прайсов используйте типовой инструмент «Загрузка данных из файла» (раздел «НСИ и администрирование → Загрузка данных из файла» в подсистеме номенклатуры). Нажмите «Загрузить данные из файла», выберите Excel-файл, и программа покажет таблицу сопоставления колонок: наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод.

Подготовьте файл заранее: одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек, промежуточных итогов и пустых строк внутри данных. Числовые поля (цены, вес) должны быть числами, а не текстом. Если поставщик присылает «красивый» прайс с шапками и логотипами, сначала очистите его до плоской таблицы.

Перед загрузкой в боевую базу выполните пробный прогон на копии или ограничьтесь небольшой частью файла. После загрузки проверьте результат: откройте несколько карточек, сверьте наименования, единицы и цены с исходником. Ошибочно загруженные позиции проще пометить на удаление сразу, чем вычищать после того, как по ним прошли документы.

Установка цен и проверка остатков

Карточка номенклатуры сама по себе не содержит цены — цены хранятся в регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «Продажи → Цены»). Создайте документ, выберите вид цены (закупочная, розничная, оптовая), добавьте позиции и укажите значения. Цена действует с даты документа.

Есть вспомогательные механизмы: «Формирование цен» по формулам от базового вида цены (например, розничная = закупочная × 1,3) и автоматический расчёт по наценке. Для небольшого ассортимента достаточно ручной установки, для большого — настройте формулы, чтобы не править тысячи строк при изменении закупочных цен.

Проверьте результат отчётами: «Остатки товаров на складах» покажет позиции в учёте, «Цены номенклатуры» — действующие цены на дату. Если товар есть в справочнике, но не виден в документах продажи, проверьте, не помечен ли он на удаление и не выключен ли для вида номенклатуры нужный тип учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка товара

Норма

Записана, вид номенклатуры и единица хранения указаны, НДС корректен

Тревожный признак

Карточка не записывается или в документах пустая ставка НДС

Цены

Норма

В отчёте Цены номенклатуры видна цена на текущую дату

Тревожный признак

Цена есть в документе установки, но в продажах подставляется ноль — проверьте вид цены и дату

Штрихкод

Норма

Сканер находит товар в подборе

Тревожный признак

Штрихкод не найден или находит другую позицию — дубль в регистре штрихкодов

Типичные проблемы и как их избежать

Дубли номенклатуры — самая частая беда справочника. Они появляются при повторной загрузке прайсов и ручном вводе без поиска. Перед созданием позиции воспользуйтесь поиском по наименованию и артикулу, а после массовых загрузок запустите типовую обработку «Поиск и удаление дублей» из раздела администрирования.

Вторая проблема — неправильно выбранный вид номенклатуры. Если услугу завели как товар, она попадёт в складские отчёты и потребует списания. Исправить вид можно прямо в карточке, если по позиции ещё нет движений; при наличии документов изменение может быть заблокировано, и придётся создавать новую карточку.

Третья группа ошибок — единицы измерения и упаковки. Если у поставщика товар в коробах по 12 штук, а вы завели упаковку с коэффициентом 10, остатки после каждой закупки будут расходиться с реальностью. Сверяйте коэффициенты с первичными документами поставщика при первом поступлении.

Удобно выработать единый шаблон наименования, например: «Тип товара, бренд, модель, ключевой параметр». Когда все позиции названы по одному правилу, поиск работает быстрее, а дубли видны сразу.

FAQ

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемого товара?

Если по позиции нет движений в документах, вид меняется свободно. При наличии документов программа может запретить смену, если новый вид несовместим с текущими данными (например, товар в услугу). В таком случае создайте новую карточку с правильным видом и перенесите остатки документом оприходования/списания.

Как завести товар, который продаётся в разных размерах?

Создайте одну карточку и включите характеристики на уровне вида номенклатуры. Каждый размер заводится как отдельная характеристика, по которым ведутся остатки и цены. Это правильнее, чем плодить отдельные карточки на каждый размер.

Почему в документе продажи не подставляется цена?

Цена берётся из регистра по виду цен, указанному в соглашении с клиентом или в документе. Проверьте, что документ «Установка цен номенклатуры» проведён, его дата не позже даты продажи, а вид цены в нём совпадает с видом цены в документе продажи.

Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Пометьте позицию на удаление (кнопка «Пометить на удаление»). Физическое удаление выполняется через «Администрирование → Удаление помеченных объектов» и возможно только если на позицию нет ссылок в документах. Если ссылки есть — позиция останется в базе помеченной, но в подборе мешать не будет.

Нужно ли заполнять код ТН ВЭД для всех товаров?

Нет, только для импортных товаров и в случаях, когда код требуется в отчётности или прослеживаемости. Для отечественного товара поле можно оставить пустым — на проведение обычных документов закупки и продажи это не влияет.

Чем загрузка из Excel отличается от обмена с поставщиком по EDI?

Загрузка из файла — разовый или периодический ручной импорт таблицы. EDI и обмены через CommerceML — автоматический канал, где каталог и цены обновляются по расписанию. Для старта и небольших баз достаточно Excel; при регулярных обновлениях больших каталогов имеет смысл настраивать автоматический обмен.