Как вывести остатки в 1С Розница

Остатки товаров в 1С Розница — один из ключевых показателей торговой точки: по ним оформляются продажи, контролируется склад и готовятся данные для бухгалтерии. Задача «вывести остатки» обычно означает одно из трёх: посмотреть текущие остатки по магазину или складу, вывести их в печатную форму или файл, либо скорректировать (обнулить, списать) остатки по результатам инвентаризации. Ниже разобраны все три сценария.

Важно понимать, что в 1С Розница остатки формируются документами: поступлениями, перемещениями, реализациями, списаниями и оприходованиями. Поэтому «вывести» остатки в смысле убрать их из учёта можно только документом — ручное редактирование регистров недопустимо и приведёт к расхождениям в учёте.

Где в 1С Розница хранятся остатки и как они формируются

Программа ведёт учёт товаров в разрезе магазинов и складов. Каждый документ движения товара — поступление, продажа через чек ККМ, перемещение между складами, возврат, списание — изменяет регистры остатков. Пока документ проведён, его влияние на остатки учитывается; при отмене проведения движение сторнируется.

Остатки делятся на несколько контуров: остатки на складах (количественный учёт), товары к отгрузке и товары в пути, а также данные для обмена с бухгалтерией. Расхождения между ними — типичная причина вопросов «почему остаток не сходится». Поэтому перед любыми действиями по корректировке полезно понять, в каком именно разрезе вы смотрите данные.

Если в магазине используется ордерная схема склада, остатки «по документам» и «фактические» могут временно различаться. Это нормально до момента оформления всех ордеров, но при инвентаризации такие расхождения нужно предварительно закрыть.

Как посмотреть остатки через отчёты

Основной инструмент просмотра — отчёты. В типовой конфигурации 1С Розница откройте раздел «Запасы и закупки» (в некоторых версиях — «Склад» или «Анализ») и найдите отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах». Отчёт показывает количество и сумму по каждой номенклатурной позиции на выбранную дату.

Порядок работы с отчётом простой, но есть нюансы настройки:

1. 1
   Откройте раздел «Запасы и закупки» → «Отчеты» → «Остатки товаров» (или «Ведомость по товарам на складах»).
2. 2
   Укажите дату, на которую нужны остатки, и выберите магазин или склад в отборе.
3. 3
   При необходимости добавьте группировку по номенклатуре, характеристикам или группам товаров.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы.
5. 5
   Для выгрузки используйте кнопку сохранения: отчёт выводится в табличный документ и сохраняется в Excel или PDF.

Если нужны остатки на конкретный момент времени в прошлом, укажите дату с точностью до конца дня. Учтите, что отчёт строится по проведённым документам: черновики и непроведённые документы в остатки не попадают.

Почему отчёт показывает не те цифры

Частые причины: не тот склад в отборе, не проведены документы за период, чеки ККМ ещё не загружены с кассы или не закрыта кассовая смена. Также остатки могут не совпадать с бухгалтерией, если обмен ещё не выполнялся или в бухгалтерской базе есть документы, отсутствующие в рознице.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отбор по складу в отчёте

Норма

Выбран нужный магазин/склад или отбор пуст для сводных данных

Тревожный признак

Отчёт сформирован по другому складу — цифры не совпадают с ожидаемыми

Проведённость документов

Норма

Все поступления и продажи за период проведены

Тревожный признак

Есть непроведённые документы или незакрытые кассовые смены

Отрицательные остатки

Норма

Отрицательных позиций нет или они объяснимы (например, продажа до оприходования)

Тревожный признак

Массовые минуса — признак неотражённых поступлений или ошибок в документах

Как вывести остатки в файл или печатную форму

Любой отчёт по остаткам в 1С Розница формируется как табличный документ. Его можно распечатать напрямую (кнопка печати или Ctrl+P) либо сохранить: «Файл» → «Сохранить как» и выбор формата — Excel (XLSX), PDF, HTML или MXL. Для передачи данных в другую систему удобнее всего Excel, для архива — PDF.

Если требуется регулярная выгрузка остатков, например для сайта или поставщика, используйте сохранённые варианты отчёта с зафиксированными отборами. Вариант настраивается один раз через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», после чего остатки выводятся в один клик с теми же настройками.

Для массовой выгрузки номенклатуры с остатками в произвольном формате (CSV, шаблон для маркетплейса) применяется обработка загрузки/выгрузки данных, если она подключена в вашей конфигурации, либо типовые механизмы обмена. В базовых поставках часть таких функций может быть ограничена.

Как обнулить остатки: списание товаров

Если под «вывести остатки» понимается убрать товар из учёта — например, списать порчу, недостачу или образцы, — используется документ «Списание товаров». Он находится в разделе «Запасы и закупки» (или «Склад») → «Списания товаров».

Создайте документ, укажите склад, добавьте номенклатуру и количество. Кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» позволяет автоматически подставить все текущие остатки склада — это удобно, когда нужно обнулить склад целиком, например при закрытии торговой точки. После проверки проведите документ: остатки по указанным позициям будут списаны.

Обратите внимание: списание «в никуда» создаст вопросы при передаче данных в бухгалтерию. В бухгалтерском учёте списание должно иметь основание — акт на списание, приказ, результат инвентаризации. Согласуйте с бухгалтером, какие аналитики и статьи будут использоваться.

Инвентаризация: корректный способ выровнять остатки

Правильный способ привести учётные остатки к фактическим — документ «Инвентаризация товаров» (в некоторых версиях — «Пересчет товаров»). Он фиксирует учётные остатки на дату, позволяет ввести фактическое количество и автоматически рассчитывает расхождения.

Типовая последовательность выглядит так:

1. Закройте кассовую смену и убедитесь, что все чеки загружены в базу, чтобы учётные остатки были актуальны.
2. Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и заполните табличную часть по учётным остаткам.
3. Распечатайте инвентаризационную опись для комиссии и проведите фактический пересчёт.
4. Внесите фактическое количество в документ — программа покажет отклонения.
5. На основании инвентаризации создайте документы «Оприходование товаров» (излишки) и «Списание товаров» (недостачи) и проведите их.

После проведения созданных на основании документов остатки в отчётах должны совпасть с фактическими. Проверьте это повторным формированием отчёта «Остатки товаров» на дату инвентаризации.

Как вывести остатки при закрытии магазина или переезде

При закрытии торговой точки или переносе товара на другой склад обнулять остатки списанием не нужно — используйте документ «Перемещение товаров». Он переводит остатки со склада-отправителя на склад-получатель, сохраняя стоимость и историю движения. Это корректно и для учёта, и для последующей отчётности.

Последовательность: создайте перемещение, заполните его по остаткам склада-источника, проведите. Если склады работают в ордерной схеме, дополнительно оформите расходный и приходный ордера. После завершения проверьте по отчёту, что на старом складе остатки нулевые, а на новом появились в полном объёме.

Если магазин закрывается окончательно и товар реализуется или возвращается поставщику, оформляются соответствующие документы: реализация, возврат поставщику. Только остатки, которые невозможно реализовать или вернуть, списываются по акту.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно просто посмотреть или распечатать остаткиИспользуйте отчёт «Остатки товаров» с отбором по складу и сохранением в Excel/PDF

Нужно убрать испорченный или недостающий товарОформите «Списание товаров», лучше на основании инвентаризации

Фактические остатки не совпадают с учётнымиПроведите «Инвентаризацию товаров» и создайте оприходование/списание по результатам

Товар переезжает на другой склад или магазин закрываетсяИспользуйте «Перемещение товаров», а не списание

Частые проблемы и ограничения

Отрицательные остатки — самый частый симптом неполадок. Они возникают, когда продажа проведена раньше поступления, или когда чек загружен, а оприходование ещё нет. В настройках учёта можно запретить отрицательные остатки, но это не устраняет первопричину, а лишь блокирует проведение документов.

Если отчёт по остаткам «зависает» или формируется долго, причиной может быть большой объём данных задним числом. Ограничьте отбор конкретным складом и группой товаров — это ускорит формирование.

Помните про ограничения прав: пользователю с ролью кассира отчёты по складам и документы списания могут быть недоступны. Если нужного пункта меню нет, проверьте права доступа у администратора базы.

Частые вопросы

Как вывести остатки только по одной группе товаров?

В отчёте «Остатки товаров» откройте настройки отбора и добавьте условие по полю «Номенклатура» с видом сравнения «В группе» — укажите нужную папку справочника. Отчёт покажет позиции только этой группы, настройку можно сохранить как вариант отчёта.

Почему остаток в отчёте не совпадает с остатком в карточке товара?

Карточка номенклатуры обычно показывает суммарный остаток по всем складам или по текущему магазину, а отчёт может быть сформирован с другим отбором. Сверьте отборы в обоих местах и убедитесь, что смотрите данные на одну дату.

Можно ли обнулить остатки без инвентаризации?

Технически да — документом «Списание товаров», заполненным по остаткам. Но без инвентаризации у списания не будет документального основания, что создаст проблемы при передаче данных в бухгалтерию и при проверках. Кроме того, фактический товар при этом физически останется в магазине.

Что делать, если списание не проводится из-за отрицательных остатков?

Программа блокирует списание, если по позиции остаток уже отрицательный или списываемое количество превышает доступное. Сначала разберитесь с минусом: найдите неотражённое поступление или лишнюю продажу, откорректируйте документы, затем повторите списание.

Как вывести остатки на дату в прошлом?

В отчёте укажите нужную дату — отчёт пересчитает остатки по движениям документов на этот момент. Учтите, что если документы задним числом изменялись, остаток на прошлую дату может отличаться от того, что был зафиксирован ранее в распечатках.

Почему после перемещения остаток «завис» между складами?

При ордерной схеме товар считается перемещённым только после оформления расходного ордера на складе-отправителе и приходного — на складе-получателе. Проверьте журнал ордеров: неоформленные ордера и есть причина «зависшего» остатка.