Как сделать акт ревизии в 1С

Акт ревизии в 1С оформляется документом «Инвентаризация товаров» (в разных конфигурациях — «Пересчет товаров» или «Инвентаризационная опись»). Документ сравнивает учетные остатки по данным программы с фактическим количеством товара на складе и автоматически показывает расхождения: излишки и недостачи.

Типовой сценарий выглядит так: создается документ инвентаризации, в него загружаются остатки по учету, вводятся фактические количества после пересчета, программа рассчитывает отклонения, а затем на основании инвентаризации оформляются оприходование излишков и списание недостачи. Печатная форма акта (ИНВ-3, ИНВ-19 или произвольная) выводится прямо из документа.

Ниже разобран порядок работы на примере типовых конфигураций «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия команд могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.

Что подготовить перед началом ревизии

Перед созданием документа убедитесь, что все складские операции на дату ревизии проведены: поступления, реализации, перемещения и списания. Если часть документов осталась в черновиках или не проведена, учетные остатки в инвентаризации будут неверными, и расхождения не покажут реальную картину.

Определите, по какому складу или зоне хранения проводится пересчет, и зафиксируйте дату. На время фактического пересчета склад должен «замереть»: никакие отгрузки и приемки по нему не проводятся, иначе цифры разойдутся уже в процессе работы.

Проверьте права пользователя: для создания и проведения инвентаризации нужны права на складские документы. Если планируется списание недостачи, потребуются также права на документы списания и оприходования.

Как создать документ инвентаризации

В «1С:Управление нашей фирмой» откройте раздел «Закупки» (или «Склад») → «Инвентаризации» → кнопка «Создать». В «1С:Управление торговлей» путь: «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» → «Создать». В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP документ называется «Пересчет товаров» и находится в разделе «Склад и доставка».

В шапке документа укажите организацию, склад и дату. Если ведется учет по характеристикам, сериям или партиям, эти параметры учитываются автоматически при заполнении табличной части. В некоторых конфигурациях дополнительно задается вид цен для оценки расхождений.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» (в УТ — «Заполнить по учетным данным»). Программа загрузит в табличную часть все товары с ненулевым учетным остатком по выбранному складу на дату документа.

1. 1
   Проведите все складские документы на дату ревизии
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация» / «Пересчет товаров» и укажите склад
3. 3
   Заполните табличную часть по учетным остаткам
4. 4
   Внесите фактические количества после пересчета
5. 5
   Проверьте колонку отклонений и проведите документ
6. 6
   Распечатайте акт и оформите оприходование/списание

Как внести фактические остатки

После заполнения по учетным данным в табличной части появятся колонки «Количество (учет)» и «Количество (факт)». По умолчанию фактическое количество обычно равно учетному — менять нужно только те строки, где пересчет выявил отличие. Это экономит время: не приходится вбивать весь склад заново.

Если товар найден на складе, но его нет в учетных остатках, добавьте строку вручную через кнопку «Добавить» и укажите фактическое количество, а учетное оставьте нулевым. Программа отразит это как излишек.

В крупных складах удобнее сначала распечатать инвентаризационную опись с учетными данными, проставить фактические количества на бумаге и только потом внести их в программу. В УТ и КА поддерживается также ввод результатов через терминалы сбора данных и режим загрузки из внешнего файла.

Работа с характеристиками и сериями

Если номенклатура учитывается по характеристикам (размер, цвет) или сериям, пересчет ведется по каждой комбинации отдельно. Частая ситуация: общее количество товара совпадает, но перепутаны характеристики — тогда по одной характеристике будет недостача, а по другой излишек. Такие расхождения нельзя «схлопывать» вручную, каждая строка оформляется отдельно.

Как программа считает расхождения

Колонка «Отклонение» вычисляется автоматически как разница между фактическим и учетным количеством. Положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Сумма расхождений считается по цене, указанной в документе (обычно учетной себестоимости или виду цен по умолчанию).

Перед проведением отфильтруйте табличную часть по строкам с отклонениями и перепроверьте их: нет ли опечаток в количестве, не перепутаны ли единицы измерения (штуки и упаковки — классический источник ложных расхождений).

Как распечатать акт ревизии

Из формы документа по кнопке «Печать» доступны типовые формы: инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), а в некоторых конфигурациях — приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22). Унифицированные формы необязательны: организация вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике, но типовые формы закрывают большинство потребностей.

В УНФ печатная форма называется «Инвентаризационная опись» и выводится с учетными и фактическими количествами. В УТ и КА сначала печатают «Приказ о проведении пересчета» и бланк пересчета, а сличительная ведомость формируется после ввода фактических данных.

Как оформить результаты: оприходование и списание

Сам документ инвентаризации в большинстве конфигураций не изменяет складские остатки — он только фиксирует расхождения. Чтобы привести учет в соответствие с фактом, на его основании создаются два документа: «Оприходование товаров» (на излишки) и «Списание товаров» (на недостачи).

Воспользуйтесь кнопкой «Создать на основании» в форме инвентаризации — программа сама перенесет в оприходование только строки с положительным отклонением, а в списание — с отрицательным. В УТ и КА для этого используются документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» со статусной моделью оформления.

В списании укажите статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица или прочие расходы — от этого зависит отражение в бухгалтерском и налоговом учете. При взыскании с виновного лица оформление отличается, и сумма может относиться на расчеты с персоналом, а не на расходы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Складской отчет после оприходования и списания

Норма

Учетные остатки совпадают с фактическими по каждой позиции

Тревожный признак

Остались позиции с расхождениями — значит, не все строки перенесены в итоговые документы

Отрицательные остатки на складе

Норма

Отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Есть минусы — списание проведено по товару, которого не было в учете, либо перепутаны характеристики

Суммы в акте и в итоговых документах

Норма

Суммы излишков и недостач совпадают с инвентаризацией

Тревожный признак

Суммы различаются — проверьте цены и единицы измерения

Особенности в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»), и там же на основании него создаются оприходование и списание с автоматическим формированием проводок. Это самый простой сценарий для небольших организаций.

В УТ 11 и КА 2 действует ордерная схема и статусы: пересчет сначала создается в статусе «В работе», затем переводится в «Выполнено», а итоговые документы проводятся только после завершения пересчета. Если склад ордерный, проверьте, что по нему нет незакрытых распоряжений на отгрузку и приемку.

В УНФ инвентаризация может сама формировать движения, если установить соответствующий режим, но типовая практика — те же отдельные документы оприходования и списания для прозрачности учета.

Сравнение вариантов

1С:Бухгалтерия 8

Один документ инвентаризации плюс оприходование и списание на его основании. Подходит для простого складского учета без характеристик.

1С:Управление нашей фирмой

Гибкое заполнение по остаткам, печать описи, отдельные итоговые документы. Подходит малому бизнесу с торговлей и производством.

1С:Управление торговлей / КА

Статусная модель пересчетов, поддержка ТСД, ордерных складов, характеристик и серий. Подходит для крупных складов, но требует дисциплины по статусам.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной товарной группе?

Да. При заполнении документа удалите лишние строки или используйте отбор по товарной группе, если конфигурация это поддерживает. В УТ и КА можно создать несколько пересчетов по разным помещениям или зонам хранения одного склада.

Что делать, если фактическое количество совпадает, но перепутаны характеристики?

Оформите расхождения как есть: по одной характеристике будет недостача, по другой — излишек. Затем проведите списание и оприходование. Сводить такие строки «в ноль» вручную нельзя — в учете останется неверный остаток по характеристикам.

Меняет ли документ инвентаризации остатки на складе?

Нет, в типовых конфигурациях инвентаризация только фиксирует учетные и фактические данные. Остатки изменяются документами оприходования и списания, созданными на основании инвентаризации.

Как быть, если после проведения ревизии нашли ошибку в фактических количествах?

Если итоговые документы еще не созданы, отмените проведение инвентаризации, исправьте количества и проведите снова. Если оприходование и списание уже проведены, исправьте сначала их, затем инвентаризацию, либо оформите корректирующие документы новой датой.

Обязательно ли использовать унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19?

Нет, применение унифицированных форм необязательно. Организация может разработать собственный акт ревизии и закрепить его в учетной политике. Однако типовые формы уже встроены в 1С и содержат все необходимые реквизиты, поэтому чаще всего используют их.

Почему после заполнения по остаткам в документе нет части товара?

Заполняются только позиции с ненулевым учетным остатком по выбранному складу. Если товар физически есть, но в опись не попал, проверьте: не завис ли он на другом складе в учете, проведены ли приходные документы, не отбор ли по товарной группе ограничил список. Найденный фактически товар добавьте в документ вручную.