Как выписывать накладные в 1С

Накладная в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей». Документ одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или универсального передаточного документа (УПД). Порядок действий во всех типовых конфигурациях схож, отличаются только названия разделов меню.

Прежде чем выписывать накладную, убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагент-покупатель с реквизитами, номенклатура с единицами измерения и ставками НДС, договор с покупателем. Если этих данных нет, документ не проведётся корректно или потребует ручного исправления каждой строки.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа до печати, а также исправление ошибок, работа с УПД и проверка результата проведения.

Где находится документ реализации в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» накладная создаётся через раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — именно эта операция формирует товарную накладную, а не акт услуг.

В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: Продажи → Реализации товаров и услуг. Здесь документ чаще создаётся на основании заказа клиента, но доступно и самостоятельное создание кнопкой «Создать».

В «1С:Комплексная автоматизация» и «ERP» документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Если у вас доработанная конфигурация, названия могут отличаться — ищите документ по слову «Реализация» через поиск в меню «Все функции».

Как заполнить шапку накладной

Шапка документа определяет, кто покупатель, с какого склада уходит товар и по какому договору проходит сделка. Ошибки в шапке — самая частая причина неверных проводок и расхождений во взаиморасчётах.

• Контрагент — выберите покупателя из справочника. Если его нет, создайте новый элемент прямо из документа, указав ИНН — программа подтянет наименование и адрес.
• Договор — выберите действующий договор с видом «С покупателем». От договора зависят условия оплаты и счета учёта расчётов.
• Склад — укажите склад отгрузки. От этого зависит, с какого склада спишется товар при проведении.
• Организация — если в базе несколько организаций, проверьте, что выбрана правильная: от её имени будет выписана накладная.

Дата документа по умолчанию ставится текущая. Если отгрузка была раньше, измените дату вручную — от неё зависят период проводок и дата печатной формы.

Как добавить товары в табличную часть

Табличная часть заполняется кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (массовый выбор из справочника номенклатуры). Подбор удобнее при большом количестве позиций: откройте его, двойным щелчком переносите товары, указывайте количество и цену, затем нажмите «Перенести в документ».

Для каждой строки проверьте: количество, цену, ставку НДС и счёт учёта (в бухгалтерской конфигурации). Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры — если в карточке она не заполнена, в документе придётся выбирать вручную каждый раз.

Если товара не хватает на складе, при проведении программа выдаст сообщение об ошибке (при включённом контроле остатков) или проведёт документ в минус. Работа «в минус» допустима только временно — например, когда оприходование ещё не введено, — но её нужно закрыть до конца месяца, иначе себестоимость спишется некорректно.

1. 1
   Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные) и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите операцию «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, склад и организацию
4. 4
   Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество, цены и НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Нажмите «Печать» и выберите ТОРГ-12 или УПД

Проведение документа и проверка проводок

Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: списание товара со склада, задолженность покупателя, выручка и НДС. Если кнопка «Провести и закрыть» завершилась без сообщений — документ учтён.

Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт» (показ проводок) в «Бухгалтерии» или отчётом «Ведомость по товарам на складах» в торговых конфигурациях. Типовые проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 Кт 41.01 (себестоимость).

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Документ проведён, в списке нет пометки «не проведён»

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — проводок нет

Остатки по складу

Норма

Количество товара на складе уменьшилось на отгруженное

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Взаиморасчёты

Норма

В отчёте по расчётам с контрагентом появилась задолженность на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре

Как распечатать ТОРГ-12, УПД и счёт-фактуру

После проведения нажмите кнопку «Печать» в шапке документа. Доступные формы зависят от конфигурации: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Накладная на отпуск материалов» и другие.

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе — его удобно использовать, когда покупатель принимает НДС к вычету. Если выписываете УПД со статусом «1», отдельный счёт-фактура не нужен. При печати обычной ТОРГ-12 счёт-фактура создаётся отдельно: по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты (ИНН, КПП, адрес, подписанты), а в карточке контрагента — грузополучатель, если он отличается от покупателя. Пустые поля в печатной форме придётся дописывать вручную или исправлять в справочниках и перепечатывать.

Сравнение вариантов

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Классический вариант, понятен любой бухгалтерии. Минус — два документа вместо одного, больше бумаги и подписей.

УПД (статус 1)

Один документ заменяет накладную и счёт-фактуру. Подходит для отгрузок с НДС, требует корректного заполнения кодов и статуса.

ЭДО (электронный документ)

Документ отправляется контрагенту через оператора ЭДО прямо из 1С. Быстро и юридически значимо, но требует подключённого сервиса обмена.

Исправление и отмена накладной

Если ошибка обнаружена до передачи документа покупателю, проще всего отредактировать накладную и перепровести её. Если документ уже подписан или передан, прямое редактирование недопустимо — оформляется корректировка.

В типовых конфигурациях есть документ «Корректировка реализации»: он создаётся на основании исходной накладной (кнопка «Создать на основании») и позволяет изменить количество, цены или номенклатуру с формированием корректировочного счёта-фактуры. Для полного отказа от отгрузки используется «Возврат товаров от покупателя».

Простое «распроведение» и удаление накладной допустимо только внутри текущего периода и до обмена документами с контрагентом. Удаление документа из закрытого периода нарушит последовательность проводок и данные отчётности.

Типичные ошибки при выписке накладных

Большинство ошибок видно сразу, если после проведения открыть проводки и отчёт по взаиморасчётам с контрагентом. Возьмите за правило: выписали накладную — проверили движения и печатную форму до передачи документа покупателю.

FAQ: частые вопросы о накладных в 1С

Можно ли выписать накладную без счёта на оплату?

Да. Счёт на оплату — необязательный документ. Накладная создаётся самостоятельно через «Продажи → Реализация» кнопкой «Создать», все данные заполняются вручную. Счёт нужен только для выставления покупателю предварительного требования об оплате.

Чем накладная отличается от акта в 1С?

Накладная оформляет передачу товаров (материальных ценностей) и списывает их со склада. Акт оформляет услуги и работы — складские движения при этом не формируются. В «Бухгалтерии» это разные виды операций одного документа «Реализация».

Почему документ не проводится и пишет, что не хватает товара?

Включён контроль остатков, а на указанном складе недостаточно товара. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: возможно, оприходование не введено, товар лежит на другом складе или в документе выбрана не та характеристика/серия номенклатуры.

Как выписать накладную на основании заказа покупателя?

Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Шапка и табличная часть заполнятся из заказа. Проверьте склад и фактическое количество — отгрузить можно меньше заказанного, тогда заказ останется частично выполненным.

Можно ли изменить накладную после её подписания покупателем?

Напрямую редактировать подписанный документ нельзя. Оформите «Корректировку реализации» на основании исходной накладной — она изменит проводки и позволит выставить корректировочный счёт-фактуру. При полном отказе от сделки используется документ возврата.

Что выбрать для печати: ТОРГ-12 или УПД?

Если покупатель принимает НДС к вычету и согласен работать с УПД — удобнее УПД: один документ вместо двух. Если контрагент требует классическую форму или отгрузка без НДС — печатайте ТОРГ-12. Юридически оба варианта корректны при правильном заполнении.