Торговля и Склад · 11 мин
Как ввести товар в 1С: пошаговая инструкция
Как ввести товар в 1С: создание номенклатуры, оприходование, ввод остатков, штрихкоды и цены. Пошаговая инструкция для 1С:Управление торговлей и Комплексная автоматизация.
Ввод товара в 1С — базовая операция, без которой невозможны продажи, складской учёт и корректные отчёты по остаткам. Ошибки на этом этапе приводят к «минусам» на складе, неверной себестоимости и расхождениям при инвентаризации, поэтому важно сразу выстроить правильную последовательность: сначала справочник номенклатуры, затем цены, и только потом документ оприходования.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации — 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, отличаются названия документов и разделов меню. Порядок действий одинаков: создать карточку товара, задать единицы измерения и штрихкоды, установить цену, оформить поступление или ввод остатков.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочников и проведение складских документов, а в базе заполнены склады, организации и виды цен. Если учёт ведётся в разрезе характеристик (размер, цвет) или серий (сроки годности), эти настройки включаются заранее — позже включить их «задним числом» без переработки данных сложно.
Подготовка: что должно быть настроено до ввода товара
Товар в 1С не существует сам по себе — он привязан к складу, организации и виду номенклатуры. Откройте раздел «НСИ и администрирование» и проверьте, что создана хотя бы одна организация и один склад. Если складов несколько, определите, на какой из них будет приходоваться товар: перенести остатки потом можно, но это лишний документ перемещения.
Второй обязательный элемент — виды номенклатуры. Вид определяет параметры учёта: тип (товар, услуга, работа), использование характеристик и серий, счета учёта. Для обычного товара на складе достаточно предопределённого вида «Товар», но если вы торгуете одеждой с размерами, создайте отдельный вид с включёнными характеристиками.
Также проверьте виды цен в разделе «Маркетинг» или «CRM и маркетинг». Обычно используются минимум два: закупочная и розничная (оптовая). Без вида цены не получится установить цену продажи, а документы реализации будут уходить с нулевой ценой.
Создание карточки номенклатуры
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ 11 также доступно из раздела «Закупки»). Нажмите «Создать» и заполните основные поля: наименование (рабочее, для внутреннего использования) и наименование для печати (идёт в документы и чеки). Рабочее наименование формируется автоматически из вида и артикула, но его можно изменить вручную.
Укажите вид номенклатуры — от него подтянутся настройки учёта. Заполните единицу измерения (штуки, упаковки, килограммы): если товар продаётся и штучно, и коробами, базовой сделайте минимальную единицу (штуку), а упаковку добавьте как дополнительную с коэффициентом пересчёта. Это избавит от дробных остатков.
Поле «Артикул» заполняйте по внутренней системе кодирования — по нему удобно искать товар и сверяться с поставщиком. Ставка НДС указывается в карточке и подставляется в документы автоматически; ошибка здесь приведёт к неверным суммам налога во всех последующих продажах.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры «Товар» и заполните наименование
- 3Укажите единицу измерения, артикул и ставку НДС
- 4Добавьте штрихкод и упаковки при необходимости
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что товар появился в списке
Штрихкоды и упаковки
Штрихкод вводится в карточке товара по ссылке «Штрихкоды» или сканированием напрямую в поле. Если у поставщика штрихкоды отсутствуют, 1С может сгенерировать внутренние коды в формате EAN-13 с префиксом внутреннего использования. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для штуки и для короба; в этом случае штрихкод привязывается к конкретной упаковке.
Установка цен на товар
Цены в 1С хранятся отдельно от карточки товара — в документе «Установка цен номенклатуры» (раздел «Маркетинг» → «Цены»). Создайте документ, выберите вид цены, добавьте товар и укажите значение. Документ действует с даты проведения: все продажи после этой даты подтянут новую цену автоматически.
Если товаров много, используйте кнопку «Заполнить» — по группе номенклатуры, по поступлению или по формуле (например, закупочная цена плюс наценка в процентах). История изменения цен хранится в регистре, поэтому всегда можно посмотреть, какая цена действовала на конкретную дату, через отчёт «Цены номенклатуры».
Не редактируйте цену прямо в документе реализации как способ «поменять цену навсегда» — это изменит цену только в конкретном документе, а следующий заказ снова подтянет старое значение из регистра.
Оприходование товара на склад
Есть два основных способа поставить товар на остаток: документ поступления (когда товар куплен у поставщика) и ввод начальных остатков (когда вы начинаете работу в новой базе или переносите учёт). Выбор зависит от ситуации, а не от удобства: поступление формирует задолженность перед поставщиком и входящий НДС, ввод остатков — нет.
Поступление от поставщика
Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Заполните поставщика, организацию и склад, добавьте товары в табличную часть — вручную, по кнопке «Подобрать» или сканером штрихкодов. Укажите количество, цену закупки и ставку НДС, затем проведите документ. После проведения товар появится на складе, а в учёте сформируется задолженность поставщику.
Если от поставщика есть электронный документ (УПД через ЭДО), загрузите его — программа создаст поступление автоматически и сопоставит номенклатуру поставщика с вашими карточками. При первом сопоставлении проверьте каждую позицию вручную: ошибка сопоставления приведёт к дублям номенклатуры.
Ввод начальных остатков
При старте учёта в новой базе используйте документ «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение»). Создайте документ с типом операции по остаткам товаров, укажите склад и добавьте позиции с количеством и себестоимостью. Себестоимость придётся взять из старого учёта или из последних закупочных цен — от неё зависит расчёт прибыли при дальнейших продажах.
Какой документ выбрать
Товар куплен у поставщика в текущем периоде. Формирует задолженность и входящий НДС. Не подходит для старых остатков.
Перенос остатков при старте учёта в новой базе. Не создаёт долга перед поставщиком и не формирует НДС.
Товар обнаружен при инвентаризации без документов поступления. Требует указания статьи доходов.
Массовый ввод товаров: загрузка из Excel
Если нужно ввести сотни позиций, ручное создание карточек займёт дни. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» или встроенный механизм загрузки номенклатуры из Excel (в УТ 11 — «Помощник загрузки номенклатуры» в разделе «Закупки»). Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, ставка НДС.
Перед загрузкой проверьте файл на дубли и пустые значения — обработка создаст отдельную карточку на каждую строку, и дважды встречающийся артикул даст два товара. Загружайте сначала небольшую партию из 10–20 позиций, проверьте результат, и только потом весь массив. Исправить 20 карточек проще, чем вычищать тысячу дублей.
Проверка результата
После ввода товара и оприходования откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты»). Установите отбор по складу и проверьте: товар присутствует, количество совпадает с документом, нет отрицательных остатков. Если товар введён с характеристиками, разверните отчёт до характеристик — иначе можно не заметить, что остаток лёг не на тот размер.
Дополнительно проверьте цены отчётом «Цены номенклатуры» и создайте тестовый документ реализации без проведения: товар должен подставляться по штрихкоду, цена — подтягиваться автоматически, остаток — отображаться в подборе. Если хоть один пункт не работает, возвращайтесь к соответствующему шагу.
Как проверить результат
Количество совпадает с документом оприходования
Товар отсутствует или остаток отрицательный
Цена заполняется автоматически из установленного вида цен
Цена нулевая — документ «Установка цен» не проведён или неверный вид цены
Карточка находится сразу, подставляется нужная упаковка
Товар не найден или находится другой позицией
Ставка соответствует карточке товара
Подставляется другая ставка — проверьте карточку и настройки учётной политики
Типичные ошибки при вводе товара
Самая частая проблема — дубли номенклатуры. Один и тот же товар заводится дважды с немного разными наименованиями («Сахар 1кг» и «Сахар, 1 кг»), и остатки дробятся между карточками. Перед созданием новой позиции всегда ищите по артикулу и штрихкоду. Дубли объединяются обработкой «Поиск и удаление дублей», но только если по ним нет взаимоисключающих движений.
Вторая ошибка — оприходование без указания себестоимости при вводе остатков. Товар продаётся, а прибыль в отчётах завышена, потому что списание идёт по нулевой стоимости. Третья типичная ситуация — неверная единица измерения: товар заведён в коробах, а продаётся поштучно, что даёт дробные остатки и путаницу при инвентаризации.
Частые вопросы
Как ввести товар в 1С:Бухгалтерии, если нет раздела «Закупки»?
В 1С:Бухгалтерии карточка создаётся в разделе «Справочники» → «Номенклатура», а оприходование — документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с типом операции «Товары». Для стартовых остатков используется «Помощник ввода остатков» в разделе «Главное». Логика та же, отличаются только названия разделов.
Можно ли ввести товар без цены и оприходовать позже?
Да, карточка номенклатуры, цена и складской остаток — независимые сущности. Можно создать товар сегодня, установить цену завтра, а оприходовать через неделю. Ограничение одно: продать товар без остатка и цены корректно не получится — документ либо не проведётся при контроле остатков, либо уйдёт в минус.
Что делать, если товар уже заведён, но с ошибкой в наименовании?
Наименование, артикул и ставку НДС можно исправить прямо в карточке — исторические документы не изменятся, но новые будут использовать актуальные данные. Нельзя просто так поменять вид номенклатуры и единицу измерения, если по товару уже есть движения: программа заблокирует изменение, и потребуется создать новую карточку с перемещением остатков.
Как ввести товар с размерами, например обувь или одежду?
Создайте вид номенклатуры с включённой опцией «Характеристики», заведите одну карточку товара и добавьте характеристики (размеры) в неё. Оприходование и продажа выполняются по каждой характеристике отдельно, остатки учитываются в разрезе размеров. Заводить отдельную карточку на каждый размер не нужно.
Почему после оприходования товар не виден в подборе при продаже?
Чаще всего документ поступления не проведён или проведён на другой склад, чем указан в документе продажи. Также проверьте, не стоит ли в карточке пометка на удаление, и включён ли отбор по складу в форме подбора. Отчёт «Остатки товаров на складах» без отборов покажет, где реально лежит остаток.
Нужно ли вводить услуги через оприходование на склад?
Нет. Услуги заводятся в справочнике номенклатуры с видом «Услуга», но на склад не приходуются — у них нет количественного учёта и остатков. Поступление услуг оформляется тем же документом приобретения, но движения идут только по затратам и расчётам с поставщиком.
Что важно запомнить
Правильная последовательность ввода товара: карточка номенклатуры с верным видом и единицей измерения → установка цены отдельным документом → оприходование через поступление или ввод остатков. Перед массовой загрузкой делайте резервную копию, а результат всегда проверяйте отчётом по остаткам и тестовым документом продажи.