Как сформировать остатки товара в 1С:Розница

Остатки товара в 1С:Розница формируются двумя способами: отчётами по данным учёта и документами, которые эти остатки создают или корректируют. Первая задача — посмотреть, что числится на складе; вторая — ввести начальные количества при старте работы или привести учётные данные к факту после инвентаризации. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями и проверками.

Работа ведётся в типовой конфигурации «1С:Розница» (интерфейс может немного отличаться в зависимости от редакции — 2.2 или 2.3). Основные разделы, которые понадобятся: «Склад», «Закупки», «Анализ» и «НСИ и администрирование». Если у пользователя нет доступа к нужным командам, проверьте его роли у администратора.

Перед любыми массовыми изменениями остатков — вводом начальных остатков или пересчётом по инвентаризации — сделайте резервную копию информационной базы. Ошибка в документе, проведённом большим количеством, потом исправляется вручную по каждой позиции, и это долго.

Как посмотреть текущие остатки через отчёты

Самый быстрый способ увидеть остатки — отчёт «Остатки товаров на складах». Откройте раздел «Склад» (в некоторых редакциях — «Закупки» или «Анализ»), перейдите в подраздел отчётов и выберите нужный вариант. Отчёт покажет количество и сумму в ценах учёта по каждому складу и магазину.

Для детализации используйте варианты отчёта: «Остатки и доступность товаров» показывает свободный остаток с учётом резервов, «Движения товара» — приход и расход за период по конкретной номенклатуре, «Остатки товаров организаций» — данные регламентированного учёта, если ведётся раздельный учёт по организациям.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта») можно добавить отбор по складу, группе номенклатуры, поставщику или свойству товара. Это удобно, когда нужно сверить остатки только по одному направлению — например, по алкогольной продукции или по конкретному торговому залу.

Настройка отчёта под свою задачу

Типовой отчёт часто требует донастройки. Частые задачи и способы их решения:

• Остатки на конкретную дату в прошлом — установите период в шапке отчёта; учтите, что «задним числом» корректно работает только при отсутствии последующих исправлений документов.
• Исключить нулевые и отрицательные позиции — добавьте отбор «Конечный остаток больше 0».
• Показать только минусовые остатки — отбор «Конечный остаток меньше 0»; это стандартный способ найти ошибки учёта.
• Группировка по магазинам и складам — в настройках структуры отчёта добавьте группировку «Склад».

Настроенный вариант сохраните через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не повторять настройку каждый раз. Сохранённый вариант можно вывести на начальную страницу раздела.

Ввод начальных остатков при старте учёта

Если база новая и товар уже есть на складах, остатки вводятся документом. В разделе «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» (или «Закупки» → «Сервис», в зависимости от редакции) найдите «Помощник перехода с других программ» или документ «Ввод начальных остатков» / «Оприходование товаров». В разных версиях 1С:Розницы механизм отличается: в одних есть специальный помощник, в других начальные остатки вводят оприходованием на дату начала учёта.

Порядок работы с оприходованием: создайте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад»), укажите склад, заполните табличную часть номенклатурой, количеством и ценой закупки (себестоимостью). Цена важна: по ней рассчитается стоимость запасов, и от неё пойдёт себестоимость при продажах.

Большой ассортимент удобнее загружать из Excel: в табличной части документа есть кнопка «Заполнить» → «Заполнить из внешнего файла» или вставка через буфер обмена. Подготовьте файл с колонками «Штрихкод» (или «Артикул»/«Наименование»), «Количество», «Цена» — идентификация надёжнее всего работает по штрихкоду.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы
2. 2
   Проведите фактический пересчёт товара на складе
3. 3
   Создайте документ «Оприходование товаров» на дату начала учёта
4. 4
   Заполните номенклатуру, количество и цены закупки
5. 5
   Проведите документ и сверьте итоговую сумму с первичными данными
6. 6
   Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте результат

Инвентаризация: приведение учётных остатков к факту

Когда учётные данные расходятся с реальным наличием товара, остатки формируются по результатам инвентаризации. В 1С:Рознице это документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризация»). Создайте документ, укажите склад и заполните его учётными остатками кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе».

Далее в колонку «Количество факт» внесите результаты реального пересчёта — вручную, с терминала сбора данных или из файла. Документ покажет расхождения: излишки и недостачи. На их основании из пересчёта создаются «Оприходование товаров» и «Списание товаров» — именно эти два документа изменят остатки в учёте.

Проводите оприходование и списание только после согласования расхождений с ответственными лицами. Списание недостачи — это не только складская, но и финансовая операция: она влияет на финансовый результат и может требовать оформления актов.

Исправление отрицательных и ошибочных остатков

Минусовые остатки возникают, когда продажа или перемещение проведены раньше поступления, либо приходный документ не оформлен. Найдите их отбором «Конечный остаток меньше 0» в отчёте по остаткам.

Порядок исправления: по каждой позиции сформируйте отчёт «Движения товара» и найдите момент, где остаток ушёл в минус. Дальше варианты: оформить недостающее поступление, перепровести документы в правильной хронологии (поможет обработка «Проведение документов» или восстановление последовательности), либо скорректировать количество в ошибочном расходном документе.

Если минус возник из-за того, что один и тот же товар заведён двумя карточками номенклатуры, потребуется объединение дублей: переместите остатки на основную карточку через «Перемещение товаров» или корректировку, а дубль пометьте на удаление. Перед этим убедитесь, что на дубль не завязаны штрихкоды и цены, которые используются на кассе.

Проверка результата и контроль

После формирования остатков — вводом, инвентаризацией или исправлениями — обязательно сверьте результат. Сформируйте «Остатки товаров на складах» на текущую дату и сопоставьте с контрольными цифрами: итоговая сумма оприходования, данные пересчёта, инвентаризационная опись.

Дополнительный контроль — сверка розничных продаж: если остатки корректны, отчёт «Остатки и доступность товаров» не должен содержать минусов, а сумма запасов в управленческом отчёте должна быть близка к данным складского учёта. Регулярно (перед закрытием месяца) проверяйте отчёт на отрицательные остатки — это самый простой способ держать учёт чистым.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Нет отрицательных остатков, суммы совпадают с контрольными данными

Тревожный признак

Минусовые позиции или расхождение итоговой суммы с оприходованием

Отчёт «Движения товара» по спорной позиции

Норма

Хронология документов правильная, приход раньше расхода

Тревожный признак

Продажа проведена раньше поступления

Себестоимость в отчёте по продажам

Норма

Себестоимость заполнена и правдоподобна

Тревожный признак

Нулевая или аномально низкая себестоимость

Частые вопросы

Можно ли сформировать остатки только для части товаров, а не всего склада?

Да. В документе «Пересчет товаров» используйте заполнение с отбором — по группе номенклатуры, поставщику или произвольному списку. Это позволяет проводить выборочные инвентаризации по отдельным категориям без остановки всей торговли.

Чем отличаются остатки склада от остатков организации?

Складские остатки — это физическое наличие товара на складе или в магазине. Остатки организаций — принадлежность товара конкретному юрлицу в раздельном учёте. В рознице с одной организацией они обычно совпадают, при нескольких юрлицах расхождения требуют оформления передач между организациями.

Почему в отчёте остатки есть, а на кассе товар не пробивается?

Проверьте, что товар не зарезервирован другим документом (заказом, перемещением), что у карточки номенклатуры установлен признак продажи в розницу и назначена цена для нужного магазина. Также убедитесь, что касса ККМ работает с тем же складом, на котором числится остаток.

Как загрузить остатки из Excel, если конфигурация не видит файл?

Проверьте формат файла: загрузка обычно работает с xlsx или csv без объединённых ячеек и лишних шапок. Если штатная загрузка недоступна, скопируйте данные в буфер обмена и вставьте прямо в табличную часть документа — колонки должны идти в том же порядке, что в документе.

Нужно ли проводить инвентаризацию перед вводом начальных остатков?

Да, фактический пересчёт обязателен: начальные остатки вводятся по реальному наличию товара на дату старта учёта, а не по данным старой программы. Старые учётные данные используйте только как основу для сверки.

Что делать, если после ввода остатков сумма запасов не совпала с контрольной?

Сформируйте отчёт по складам с группировкой по номенклатуре и сравните с исходным файлом построчно. Чаще всего причина — строки, не распознанные при загрузке (не найден штрихкод), или дубли карточек товара. Исправьте позиции в документе и перепроведите его.