Торговля и Склад · 10 мин
Как ввести товар в 1С Управление торговлей
Как ввести товар в 1С Управление торговлей: создание номенклатуры, документ поступления, оприходование, загрузка из Excel, установка цен и типичные ошибки.
Ввод товара в 1С: Управление торговлей (ред. 11) состоит из двух логических этапов: создание карточки номенклатуры в справочнике и отражение поступления товара на склад документом. Если создать карточку, но не оформить приход, остаток на складе не появится; если оформить приход без корректно заполненной карточки — будут проблемы с ценами, НДС и отчётами.
Работа ведётся в разделах «НСИ и администрирование», «Закупки» и «Склад и доставка». Конкретные названия команд зависят от настроек интерфейса, но логика везде одинаковая: сначала справочник, затем документ, затем установка цен. Ниже разобраны все основные сценарии — от ручного ввода одной позиции до массовой загрузки из Excel.
Перед началом убедитесь, что у вашего пользователя есть права на справочник «Номенклатура» и документы закупок, а в настройках учёта включены нужные опции: склады, виды цен, единицы измерения. Проверить это можно в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов».
Создание карточки номенклатуры
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — от него зависят настройки учёта: товар это или услуга, ведётся ли учёт по характеристикам и сериям. Для обычного товара выберите вид с типом «Товар».
Минимально необходимые поля карточки:
- Наименование — рабочее название для внутреннего учёта;
- Наименование для печати — выводится в документах для контрагентов;
- Единица измерения — штуки, упаковки, килограммы и т. д.;
- Ставка НДС — от неё зависит корректность счетов-фактур и отчётности;
- Артикул и штрихкод — для поиска и работы со сканером.
Если товар различается по размерам, цветам или другим параметрам, включите в виде номенклатуры учёт по характеристикам. Тогда одна карточка покрывает все варианты, а остатки ведутся по каждой характеристике отдельно. Для алкоголя, лекарств и маркированных товаров дополнительно настраиваются серии и особенности учёта — без этого документы не проведутся корректно.
Ввод поступления товара от поставщика
Основной сценарий — покупка у контрагента. Перейдите в раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» → «Создать» → «Приобретение товаров и услуг». Заполните шапку: поставщик, договор, организация, склад поступления. Затем на вкладке «Товары» добавьте позиции — вручную, по кнопке «Подобрать» или через сканер штрихкодов.
Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Программа рассчитает сумму автоматически. Если поставщик дал счёт-фактуру, зарегистрируйте её по ссылке внизу документа — иначе НДС к вычету не попадёт в книгу покупок.
- 1Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Закупки»
- 2Заполните поставщика, организацию и склад
- 3Добавьте товары, укажите количество и цены
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму
- 5Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру
- 6Сверьте остаток отчётом «Остатки товаров на складах»
После проведения товар появляется в остатках склада и в задолженности перед поставщиком. Проверить результат можно отчётом «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка») — позиция должна отображаться с введённым количеством по нужному складу.
Оприходование без поставщика и ввод начальных остатков
Если товар появился не от покупки — инвентаризация выявила излишки, идёт старт учёта в новой базе — используется другой документ. Для излишков: раздел «Склад и доставка» → «Оприходование излишков товаров». Укажите склад, товары и количество; цена заполняется для оценки стоимости запаса в учёте.
Для первоначального заполнения базы предназначен документ «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода...» или одноимённый журнал документов). В нём вводятся остатки товаров на складах на дату начала учёта, а также взаиморасчёты и денежные средства. Это корректный способ «перенести» реальные остатки в новую программу.
Массовая загрузка товаров из Excel
Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В УТ 11 есть типовая обработка «Загрузка данных из файла»: откройте справочник «Номенклатура» → кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (или раздел «Закупки» → «Сервис»). Выберите Excel-файл, сопоставьте колонки таблицы реквизитам справочника и запустите загрузку.
Требования к файлу простые, но важные: одна строка — один товар, без объединённых ячеек и промежуточных итогов; числа — в числовом формате; ставки НДС должны соответствовать значениям в программе. Перед загрузкой в рабочую базу проверьте файл на копии или загрузите небольшой тестовый фрагмент из 5–10 строк.
Аналогично можно загрузить табличную часть документа поступления из файла поставщика: в документе на вкладке «Товары» есть команда загрузки из внешнего файла. Это удобно, когда накладная приходит в электронном виде.
Установка цен на товар
Само по себе поступление не задаёт отпускные цены. Для этого служит документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки» → «Цены (прайс-лист)»). Создайте документ, выберите виды цен (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары и укажите значения. После проведения цены действуют с даты документа.
Есть удобный механизм: в документе поступления можно сразу указать, что цены поставщика регистрируются автоматически, — тогда закупочные цены обновятся при проведении. Розничные цены часто рассчитывают наценкой от закупочной с помощью кнопок изменения цен в документе установки.
Как проверить результат
Позиция видна в отчёте «Остатки и доступность товаров» с верным количеством
Остаток нулевой или по другому складу — документ не проведён или склад указан неверно
В карточке и прайс-листе отображается актуальная цена
Цена пустая или старая — не проведён документ установки цен
Счёт-фактура зарегистрирован, сумма НДС совпадает с накладной
Счёт-фактура отсутствует — НДС не попадёт в книгу покупок
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за дублей номенклатуры: один и тот же товар заводят дважды с разным написанием, и остатки «размазываются» по двум карточкам. Перед созданием новой позиции пользуйтесь поиском по артикулу и штрихкоду. Если дубли уже есть, их объединяют стандартной обработкой поиска и удаления дублей, но делать это лучше вне рабочего времени.
Вторая группа ошибок — неверный склад или организация в документе. Остаток появится, но не там, где ожидается, а исправление потребует сторнирования или перемещения. Третья частая ситуация — товар с характеристиками: если вид номенклатуры требует характеристику, а в строке документа она не заполнена, документ не проведётся.
Как выбрать способ ввода
Проверка итогового результата
После ввода товара пройдите короткий контроль: отчёт «Остатки и доступность товаров» показывает верное количество по нужному складу; прайс-лист — актуальные цены; в документе поступления зарегистрирована счёт-фактура. Если учёт ведётся по нескольким складам, дополнительно сверьте аналитику по каждому из них.
При расхождениях не исправляйте остатки «вручную» через оприходование — сначала найдите ошибочный документ через отчёт «Ведомость по товарам на складах» и исправьте именно его. Так история движений останется прозрачной, а себестоимость и взаиморасчёты не пострадают.
Что важно запомнить
Ввод товара в УТ 11 — это цепочка: карточка номенклатуры → документ поступления или оприходования → установка цен. Остатки появляются только после проведения документа. Для массового ввода используйте загрузку из Excel с тестом, для стартовых остатков — специальный документ ввода, а результат всегда сверяйте отчётами по складу.
Частые вопросы
Можно ли ввести товар без документа поступления?
Технически карточку номенклатуры создать можно, но остаток на складе без документа не появится. Для отражения фактического наличия нужен «Приобретение товаров и услуг», «Оприходование излишков товаров» или «Ввод начальных остатков» — в зависимости от ситуации.
Почему документ поступления не проводится?
Частые причины: не заполнена характеристика или серия там, где она обязательна; не указан склад; у пользователя нет прав; дата документа попадает в закрытый период. Текст ошибки внизу окна обычно указывает конкретную причину.
Как изменить единицу измерения у товара, по которому уже есть движения?
Базовую единицу хранения после появления движений менять не стоит — это нарушит историю остатков. Вместо этого добавьте упаковки с коэффициентами пересчёта: они позволяют вводить и продавать товар в коробах, паллетах и т. п. без изменения базовой единицы.
Что делать, если товар загрузился из Excel с ошибками?
Если загружены только карточки без документов — удалите ошибочные позиции, исправьте файл и загрузите заново. Если уже проведены документы поступления, сначала распроведите и пометьте их на удаление, иначе остатки и себестоимость будут искажены.
Нужно ли каждый раз создавать документ установки цен?
Да, если цены меняются: история цен в УТ 11 хранится именно документами «Установка цен номенклатуры», и подстановка цен в продажи идёт по последнему из них. Можно оформлять один документ на группу товаров, а не по одному на каждую позицию.
Как ввести маркированный товар?
Для маркированных групп (обувь, табак, лекарства и др.) в виде номенклатуры включается соответствующая товарная группа и учёт по кодам маркировки. При поступлении коды сканируются или загружаются из УПД поставщика через ЭДО — вручную вводить их по одному не требуется.