Торговля и Склад · 9 мин
Как ввести поступление в 1С Управление торговлей
Как правильно ввести документ поступления товаров в 1С Управление торговлей: создание вручную и на основании заказа, проверка проводок, типичные ошибки и FAQ.
Документ поступления — основной инструмент отражения прихода товаров от поставщика в 1С:Управление торговлей. От корректности его заполнения зависят складские остатки, расчёты с контрагентами, себестоимость и данные регламентированного учёта. Ошибка в цене или количестве на этом этапе «расползается» дальше по всем отчётам, поэтому вводить документ нужно внимательно и с проверкой результата.
Порядок действий зависит от версии конфигурации. В УТ 10.3 документ называется «Поступление товаров и услуг», в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг». Логика заполнения в обеих версиях схожая: шапка с контрагентом и договором, табличная часть с номенклатурой, ценами и НДС, затем проведение и контроль движений. Ниже разобраны оба варианта, ввод на основании заказа и проверка результата.
Где находится документ поступления в УТ 11 и УТ 10.3
В УТ 11 откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» → кнопка «Создать» → «Приобретение товаров и услуг». Если документов много, удобно пользоваться журналом с отбором по поставщику и периоду. Также документ доступен из карточки соглашения с поставщиком и из рабочего места «Заказы поставщикам».
В УТ 10.3 путь другой: меню «Документы» → «Закупки» → «Поступление товаров и услуг» либо через интерфейс «Полный». Документ создаётся кнопкой «Добавить» в списке. Если вид операции настроен заранее, программа сама подставит нужный вариант учёта.
Перед созданием убедитесь, что в базе уже заведены контрагент, договор (или соглашение с поставщиком в УТ 11) и склад. Иначе программа не даст провести документ или проведёт его с пустой аналитикой, что потом придётся исправлять.
Как заполнить шапку документа
В шапке укажите поставщика и договор (в УТ 11 — соглашение и, при необходимости, контракт). После выбора контрагента программа подставит условия из соглашения: валюту, порядок оплаты, цену поставщика, склад. Если соглашений несколько, выберите нужное вручную — от этого зависят автоматически подставляемые цены.
Заполните поля входящего документа: номер и дату накладной или УПД поставщика. Эти данные нужны для сверки расчётов и для книги покупок. В УТ 11 также выберите склад поступления — если склад один, он подставится автоматически из соглашения или настроек пользователя.
Проверьте валюту документа и курс. При поступлении в валюте программа пересчитает суммы по курсу на дату документа, и расхождение курса с бухгалтерскими данными приведёт к разнице в оценке задолженности.
Заполнение табличной части: товары, цены и НДС
Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором через «Подобрать товары» или загрузкой из файла/буфера обмена. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Если номенклатура поставщика отличается от вашей, в УТ 11 используйте механизм «Номенклатура поставщиков»: программа сопоставит артикул поставщика с вашей карточкой товара. Это особенно удобно при загрузке электронных накладных.
Сверьте итоговые суммы документа с бумажной накладной или УПД до проведения. Расхождение даже на копейки приведёт к проблемам при сверке с поставщиком и при принятии НДС к вычету. Если поставщик дал скидку, отразите её в цене строки или через механизм скидок, а не «в уме» при оплате.
Ввод поступления на основании заказа поставщику
Если в программе ведутся заказы поставщикам, поступление правильнее создавать на основании заказа. Откройте нужный заказ и нажмите «Создать на основании» → «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 10.3 — «Поступление товаров и услуг»). Табличная часть заполнится автоматически из заказа с ценами и количеством.
После создания скорректируйте фактическое количество: поставщик мог привезти меньше или частично. Программа покажет остаток к поступлению по заказу, и заказ закроется автоматически, когда поступит весь объём. Если поставка разбита на несколько накладных, создавайте отдельное поступление на каждую.
- 1Откройте заказ поставщику в разделе «Закупки»
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите документ поступления
- 3Проверьте и при необходимости исправьте количество и цены по фактической накладной
- 4Укажите входящий номер и дату документа поставщика
- 5Проведите документ и сверьте итог с первичкой
Проведение и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибку — прочитайте сообщение: чаще всего не заполнен склад, договор, организация или в строке отсутствует количество. Не проводите документ «второй раз» — повторное проведение корректно отработает, но двойной ввод одного и того же документа создаст дубль в остатках.
Проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте движения документа (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или Ctrl+Shift+Enter в отдельных формах) и убедитесь, что есть записи по регистрам товаров и расчётов. Во-вторых, сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (УТ 11) или «Ведомость по товарам на складах» (УТ 10.3) по нужному складу — количество должно увеличиться. В-третьих, проверьте задолженность поставщику в отчёте по расчётам с контрагентами.
Как проверить результат
Количество товара увеличилось на объём поступления
Остатки не изменились или изменились на другом складе
Появилась кредиторская задолженность на сумму документа
Задолженность отсутствует или сумма не совпадает с накладной
В отчёте по себестоимости товар оценён по ценам поступления
Товар числится с нулевой или искажённой стоимостью
Особые случаи: услуги, комиссия и загрузка из файла
Поступление услуг
Услуги оформляются тем же документом, но с типом номенклатуры «Услуга». Такие позиции не попадают на склад, а сразу относятся на затраты. В УТ 11 для услуг в строке указывается статья расходов и подразделение — без этого документ не проведётся или отнесёт затраты некорректно.
Поступление по комиссии
Товар, принятый на комиссию, вводится с видом операции «Приём на комиссию» (в УТ 11 — соответствующий тип операции документа). Такой товар учитывается обособленно и не формирует задолженность до момента реализации. Не оформляйте комиссионный товар обычной закупкой — это исказит и остатки, и расчёты.
Загрузка электронной накладной
Если поставщик присылает накладную в электронном виде (УПД через ЭДО, Excel, XML), используйте загрузку: в УТ 11 — «Загрузить из внешнего файла» в табличной части или обмен по ЭДО. После загрузки обязательно сверьте сопоставление номенклатуры и итоговые суммы — автоматическая загрузка не отменяет контроль.
Что делать, если документ введён с ошибкой
Если ошибка обнаружена в текущем периоде, исправьте документ напрямую: откройте его, измените данные и перепроведите. Если поступление уже «съедено» последующими документами (товар продан, период закрыт), используйте документ «Корректировка приобретения» — он создаётся на основании поступления и корректно отражает изменения в учёте.
Дубль документа удаляйте через пометку на удаление, а не редактированием. После пометки проверьте остатки и расчёты, чтобы убедиться, что лишние движения исчезли. Удаление документов чужого периода — повод сначала разобраться, кто и зачем его вводил.
Что важно запомнить
Поступление вводится из раздела «Закупки», лучше — на основании заказа поставщика. Заполните шапку, табличную часть и входящие номера, сверьте итоги с первичкой, проведите и проверьте остатки, расчёты и себестоимость. Ошибки текущего периода исправляйте в самом документе, закрытого — через корректировку приобретения.
Частые вопросы
Почему документ поступления не проводится?
Чаще всего не заполнены обязательные поля: склад, организация, договор или соглашение, либо в строке нет количества. Текст ошибки в сообщении программы указывает конкретную причину — читайте его до конца, там обычно названо и поле, и строка табличной части.
Как ввести поступление задним числом?
Установите в документе фактическую дату накладной и проведите его. Учтите, что при последовательном учёте себестоимости может потребоваться перепроведение более поздних документов, а в закрытом периоде изменения затронут отчётность — в таком случае лучше оформить корректировку текущей датой.
Чем отличается «Приобретение товаров и услуг» от «Поступления товаров и услуг»?
Это один и тот же по смыслу документ в разных версиях: «Приобретение товаров и услуг» — в УТ 11, «Поступление товаров и услуг» — в УТ 10.3. Отличаются интерфейс и часть механизмов (соглашения вместо договоров, расширенные статусы), но логика отражения прихода одинакова.
Нужно ли вводить поступление, если товар пришёл без документов?
Фактический приход на склад оформить нужно, чтобы остатки соответствовали реальности. В зависимости от учётной политики используют поступление с неподтверждёнными данными или отдельное оформление неотфактурованной поставки, а после получения документов вводят корректировку с точными ценами.
Как проверить, не введён ли документ дважды?
Откройте журнал документов закупки и установите отбор по контрагенту и номеру входящего документа. Также помогает отчёт по расчётам с поставщиком: удвоенная задолженность при одной накладной — явный признак дубля.
Можно ли изменить цены в поступлении после оплаты поставщику?
Технически — да, но делать это напрямую не стоит: расчёты и НДС уже зафиксированы. Правильный путь — документ «Корректировка приобретения» на основании поступления и, при необходимости, корректировка взаиморасчётов по оплате.