Торговля и Склад · 11 мин
Как внести прослеживаемый товар в 1С 8
Как внести прослеживаемый товар в 1С 8: настройка учета по РНПТ, карточка номенклатуры, поступление, продажа и отчетность. Практическая инструкция с проверками.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, по которым каждая единица или партия сопровождается регистрационным номером партии товара (РНПТ). Учёт таких товаров в 1С 8 ведётся в разрезе РНПТ, а сведения о движении передаются в ФНС через электронные документы. Если внести товар без указания РНПТ или с ошибкой в номере, отчётность не пройдёт контроль, а контрагенты не смогут принять документы.
В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация — механизм прослеживаемости уже встроен, но его нужно включить и корректно заполнить. Порядок действий во всех решениях схож: включить функциональность, настроить карточку номенклатуры, оформить поступление с РНПТ и проверить остатки.
Ниже разобран практический порядок внесения прослеживаемого товара на примере типовых конфигураций, а также типичные ошибки и способы проверки результата. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и релиза.
Проверка готовности программы и включение функциональности
Перед внесением товара убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: форматы передачи сведений о прослеживаемых товарах периодически меняются, и старые релизы могут формировать документы в устаревшем формате. Проверить версию можно в разделе «О программе» или в информации о конфигурации.
В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки плана счетов» и включите учёт по прослеживаемым товарам (флаг «Прослеживаемые товары» в настройках запасов). В 1С:Управление торговлей 11 путь проходит через «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура», где включается опция прослеживаемости.
Дополнительно проверьте, что в программе заполнены актуальные классификаторы: коды ТН ВЭД и единицы измерения. Прослеживаемый товар привязывается к коду ТН ВЭД, по которому программа определяет, подлежит ли позиция прослеживанию, и к единице измерения, в которой ведётся учёт для ФНС.
Настройка карточки номенклатуры
Откройте справочник «Номенклатура» и создайте новую позицию или отредактируйте существующую. В карточке укажите вид номенклатуры «Товары», заполните наименование, единицу измерения и ставку НДС. Эти поля стандартны и не отличаются от обычного товара.
Ключевой блок — признак прослеживаемости. В карточке найдите поле «Прослеживаемый товар» (в некоторых конфигурациях оно появляется после заполнения кода ТН ВЭД) и установите флаг. Затем укажите код ТН ВЭД из классификатора и страну происхождения. Именно связка «код ТН ВЭД + признак прослеживаемости» включает для позиции учёт по РНПТ.
Если один и тот же товар поступает по разным кодам или с разными единицами учёта, корректнее завести отдельные позиции номенклатуры, чем смешивать партии в одной карточке. Это упростит отчётность и исключит расхождения при выборке РНПТ в документах.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и создайте позицию с видом «Товары»
- 2Укажите код ТН ВЭД из классификатора и страну происхождения
- 3Установите признак «Прослеживаемый товар»
- 4Проверьте единицу измерения и ставку НДС
- 5Запишите карточку и убедитесь, что в документах по позиции доступно поле РНПТ
Оформление поступления прослеживаемого товара
Создайте документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг»). Заполните шапку: контрагента, договор, организацию и склад. В табличной части выберите номенклатуру с установленным признаком прослеживаемости — после выбора позиции в строке появятся дополнительные поля для РНПТ.
Заполните данные прослеживаемости по каждой строке: регистрационный номер партии товара (РНПТ), количество в единицах прослеживаемости, страну происхождения. РНПТ берётся из документов поставщика — из УПД или отдельного уведомления о ввозе. Номер длинный, поэтому надёжнее копировать его из электронного документа, а не набирать вручную.
Если товар импортирован вами самостоятельно, РНПТ формируется на основании таможенной декларации: укажите данные декларации на товары (ДТ), и программа сформирует номер партии. В этом случае дополнительно проверьте, что количество в документе совпадает с количеством по декларации.
Проведите документ и откройте движения по регистрам: для прослеживаемого товара должны сформироваться записи в регистре прослеживаемых товаров с указанием РНПТ и количества. Отсутствие движений по этому регистру означает, что признак прослеживаемости в карточке не установлен или РНПТ не заполнен.
Ввод начальных остатков по прослеживаемым товарам
Если прослеживаемый товар уже числится на складе на момент начала учёта в программе или перехода на новую конфигурацию, остатки вводятся документом ввода начальных остатков. В 1С:Бухгалтерии это «Операции» → «Ввод остатков», в УТ 11 — специальные документы ввода остатков в разделе склада или НСИ.
В строке ввода остатков укажите номенклатуру, количество, стоимость и обязательно РНПТ по каждой партии. Данные по РНПТ возьмите из ранее полученных УПД, уведомлений о ввозе или отчёта по прослеживаемым товарам из прежней системы учёта. Разбивайте остаток на строки по числу разных РНПТ — одна строка соответствует одной партии.
Если точные РНПТ по старым остаткам восстановить невозможно, уточните порядок действий у своего аудитора или в разъяснениях ФНС: самостоятельно «придумывать» номера партий недопустимо, это приведёт к расхождениям с данными налоговой.
Продажа и перемещение прослеживаемого товара
При реализации создайте документ «Реализация товаров и услуг» и выберите номенклатуру. Программа предложит подобрать РНПТ из остатков — в типовых решениях работает автоматический подбор по FIFO, но номер можно выбрать вручную, если нужно отгрузить конкретную партию. Количество в строке не должно превышать остаток по выбранному РНПТ.
При оформлении УПД сведения о РНПТ автоматически попадут в электронный документ, который уйдёт покупателю и в ФНС. Проверьте перед отправкой, что в печатной форме и в электронном документе раздел прослеживаемости заполнен: номер партии, количество, код единицы измерения.
Перемещения между складами оформляются стандартным документом с указанием РНПТ в строках. Внутреннее перемещение не требует передачи сведений в ФНС, но учёт по партиям сохраняется, поэтому поля РНПТ заполняются и здесь.
Как проверить результат
Количество по каждому РНПТ совпадает с фактическими остатками и складским учётом
Есть строки с пустым РНПТ или отрицательные остатки по партиям
Есть записи в регистре прослеживаемых товаров с заполненным РНПТ
Движения только по складским и бухгалтерским регистрам
Раздел прослеживаемости заполнен, документ принят оператором без ошибок
Ошибка формата или отказ оператора ЭДО по сведениям о РНПТ
Отчётность и контроль остатков по РНПТ
Основной рабочий инструмент контроля — отчёт по остаткам в разрезе РНПТ. В 1С:Бухгалтерии он доступен в разделе «Склад» или «Отчёты», в УТ 11 — в отчётах по закупкам и складу. Сверяйте его с оборотно-сальдовой ведомостью: суммарное количество по номенклатуре должно совпадать, разница указывает на строки без РНПТ.
Отдельные операции требуют уведомлений в ФНС: например, ввоз из стран ЕАЭС оформляется уведомлением о ввозе прослеживаемых товаров, а перемещение в рамках некоторых операций — уведомлением о перемещении. Эти документы создаются в программе и отправляются через подключённый сервис отчётности.
Регулярно — минимум перед сдачей квартальной отчётности — выполняйте сверку: остатки по РНПТ в программе против данных поставщиков и покупателей. Расхождения проще исправить корректировочными документами сразу, чем разбирать накопленные ошибки при выемке или проверке.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанный порядок покрывает стандартные сценарии: покупка у российского поставщика, продажа, перемещение, ввод остатков. Более сложные случаи — комиссия, переработка давальческого сырья, возвраты с частичным количеством, ввоз из ЕАЭС — имеют свои особенности оформления и отдельные виды уведомлений.
Если конфигурация доработана или используется отраслевое решение, расположение полей и названия документов могут отличаться. Перед массовым вводом данных проверьте механизм на одной тестовой партии и сверьте движения по регистрам.
Самостоятельно безопасно: настраивать карточки, оформлять поступления и продажи, формировать отчёты. К специалисту по 1С или аудитору стоит обратиться при исправлении уже сданной отчётности, восстановлении утерянных РНПТ и при настройке обмена с ЭДО, если электронные документы отклоняются.
Что важно запомнить
Прослеживаемый товар в 1С 8 вносится в три шага: включение функциональности, настройка карточки с кодом ТН ВЭД и признаком прослеживаемости, оформление поступления с РНПТ. Контроль результата — отчёт по остаткам в разрезе РНПТ и проверка движений документов. РНПТ всегда берите из документов поставщика, не вводите вручную.
Частые вопросы
Как узнать, является ли товар прослеживаемым?
Определяющий признак — код ТН ВЭД товара. Сравните код с перечнем товаров, подлежащих прослеживаемости, утверждённым Правительством РФ. В 1С код ТН ВЭД указывается в карточке номенклатуры, и при совпадении с перечнем для позиции должен быть установлен признак прослеживаемости.
Где взять РНПТ, если поставщик его не указал?
Запросите у поставщика корректный УПД или отдельное уведомление с реквизитами прослеживаемости — передача РНПТ покупателю является его обязанностью. Если вы импортёр, номер партии формируется на основании таможенной декларации или уведомления о ввозе из стран ЕАЭС.
Что делать, если товар уже оприходован без РНПТ?
Оформите корректировку поступления либо ручную операцию по регистру прослеживаемых товаров, указав РНПТ и количество. После исправления проверьте отчёт по остаткам в разрезе РНПТ — строк без номера партии остаться не должно. Если по этому товару уже были продажи, объём исправлений больше, и лучше привлечь специалиста.
Нужно ли вести учёт по РНПТ при УСН или патенте?
Да. Обязанность прослеживаемости не зависит от системы налогообложения: если товар входит в перечень, учёт по РНПТ и передача сведений в ФНС обязательны для всех участников оборота, включая ИП на спецрежимах.
Как списать прослеживаемый товар при порче или недостаче?
Оформите стандартный документ списания с указанием РНПТ в строках — программа снимет остаток по конкретной партии. В зависимости от причины выбытия может потребоваться уведомление в ФНС о выбытии товара; уточните перечень операций, требующих уведомления, в действующих правилах прослеживаемости.
Почему электронный УПД отклоняется оператором ЭДО?
Наиболее частые причины: опечатка в РНПТ, несоответствие количества и кода единицы измерения требованиям формата, отсутствие обязательных сведений о прослеживаемости в строке. Сверьте РНПТ с документом поставщика, проверьте единицу измерения в карточке и повторите отправку после исправления.