Торговля и Склад · 10 мин
Как внести накладную в 1С Розница
Пошаговая инструкция по внесению приходной накладной в 1С Розница: создание документа поступления, заполнение табличной части, цены, проверка остатков и типичные ошибки.
Внесение приходной накладной — базовая операция при работе с 1С:Розница. От корректности этого документа зависят складские остатки, себестоимость товара и данные о расчётах с поставщиком. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям при инвентаризации и неверной наценке при продаже.
В типовой конфигурации 1С:Розница оприходование товара выполняется документом «Поступление товаров». Далее в статье разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки результата, а также типичные ошибки и способы их исправления.
Что подготовить перед внесением накладной
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заведены все необходимые справочники. Понадобится контрагент-поставщик в справочнике «Контрагенты», магазин (склад), на который приходуется товар, и карточки номенклатуры для всех позиций накладной. Если товар новый, карточки создаются либо заранее, либо прямо в процессе ввода документа.
Проверьте права пользователя: для проведения поступления нужна роль, допускающая работу с закупками. Кассир с минимальными правами может не иметь доступа к документу «Поступление товаров» — в этом случае операцию выполняет товаровед или администратор магазина.
Полезно иметь под рукой бумажную накладную или её электронную версию: из неё берутся номер и дата документа поставщика, точные наименования, количество и закупочные цены. Вносить данные «по памяти» недопустимо — расхождения вскроются при сверке с поставщиком.
Создание документа «Поступление товаров»
Откройте раздел «Закупки» (в некоторых версиях конфигурации — «Склад» или «Закупки и поставщики») и выберите «Поступления товаров». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа:
- Магазин — торговая точка или склад, на который приходуется товар. От этого поля зависит, на каком складе увеличатся остатки.
- Поставщик — контрагент из справочника. Если поставщика нет, создайте его, не закрывая документ, через кнопку создания в поле выбора.
- Номер и дата входящего документа — реквизиты бумажной накладной поставщика. Они понадобятся для сверки и для бухгалтерского учёта при обмене с 1С:Бухгалтерией.
- Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать»
- 2Заполните магазин, поставщика, организацию и реквизиты входящей накладной
- 3Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
- 4Проверьте итоговую сумму документа по бумажной накладной
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Установите розничные цены, если они изменились
Заполнение табличной части товарами
Товары добавляются в табличную часть кнопкой «Добавить» или подбором через кнопку «Подобрать товары». В розничной точке удобнее всего использовать сканер штрихкодов: курсор ставится в поле поиска номенклатуры, и товар находится автоматически по отсканированному коду.
Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену закупки и ставку НДС. Сумма по строке рассчитывается автоматически. Если поставщик работает без НДС (например, применяет УСН), ставка выбирается «Без НДС» — это важно для последующей передачи данных в бухгалтерию.
Если товара нет в справочнике
При вводе нового товара создайте карточку номенклатуры прямо из документа: введите наименование, выберите вид номенклатуры (тип товара), единицу измерения и при необходимости укажите штрихкод. Вид номенклатуры определяет настройки учёта, поэтому не выбирайте его произвольно — используйте тот же вид, что и у аналогичных товаров.
Загрузка накладной из файла
Если поставщик присылает накладную в электронном виде (Excel, CSV или электронный документ), объёмный документ удобнее загружать автоматически. В 1С:Розница доступна загрузка через обработку «Загрузка данных из табличного документа» или через механизм обмена электронными документами (ЭДО), если он настроен. При загрузке из файла обязательно сопоставьте колонки файла с полями документа и проверьте, что номенклатура сопоставилась корректно — иначе возможны дубли карточек.
Способы заполнения табличной части
Подходит для небольших накладных до 10–15 позиций. Полный контроль, но медленно и риск опечаток.
Быстро для маркированного и штрихкодированного товара. Не работает, если штрихкоды не заведены в базу.
Оптимально для крупных накладных. Требует настройки сопоставления и контроля дублей номенклатуры.
Проведение документа и установка розничных цен
Перед проведением сверьте итоговую сумму документа с итогом бумажной накладной — они должны совпадать до копейки. Затем нажмите «Провести». После проведения остатки на выбранном складе увеличатся, а в учёте появится задолженность перед поставщиком.
После оприходования товара по новой закупочной цене часто требуется пересчитать розничные цены. В 1С:Розница для этого используется документ «Установка цен номенклатуры». Его можно создать на основании поступления: откройте документ поступления, нажмите «Создать на основании» и выберите установку цен. Программа подставит товары из накладной, а цены можно рассчитать по наценке от закупочной цены или задать вручную.
Если закупочная цена не изменилась и розничные цены уже назначены ранее, отдельный документ установки цен не обязателен — товар продолжит продаваться по действующим ценам.
Удобно проводить установку цен в тот же день, что и поступление, и до начала продаж нового товара. Иначе касса может продать товар по старой цене или без цены, что вызовет ошибку при пробитии чека.
Проверка результата после ввода накладной
После проведения документа убедитесь, что данные отразились корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Закупки», в зависимости от версии) и проверьте, что количество по позициям из накладной увеличилось на нужном складе.
Дополнительно проверьте взаиморасчёты: в отчётах по расчётам с поставщиками должна появиться задолженность на сумму накладной. Если сумма не появилась, проверьте, заполнен ли поставщик и договор в документе.
Как проверить результат
Количество по каждой позиции увеличилось на величину из накладной
Остатки не изменились или изменились на другом складе — проверьте поле «Магазин» и проведён ли документ
Итог совпадает с бумажной накладной до копейки
Расхождение — ищите ошибку в цене, количестве или пропущенную позицию
Для новых товаров цена установлена и действует на дату продажи
Товар продаётся по нулевой или устаревшей цене
Задолженность перед поставщиком увеличилась на сумму накладной
Задолженность не отразилась — проверьте контрагента и договор
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверный склад (магазин) в шапке. Товар оприходуется не на ту точку, и при продаже его не будет в остатках. Исправление: отмените проведение документа, измените магазин и проведите заново. Если по товару уже были продажи, потребуется документ «Перемещение товаров» между складами.
Вторая распространённая проблема — дубли номенклатуры, когда один и тот же товар заводится повторно под немного другим названием. Это дробит остатки и историю цен. Периодически проверяйте справочник на дубли и объединяйте карточки штатными средствами поиска и удаления дублей.
Ошибка в цене или количестве после того, как товар частично продан, исправляется сложнее: простое перепроведение изменит себестоимость уже совершённых продаж. В такой ситуации корректнее оформить корректировку поступления или возврат поставщику с новым поступлением.
Особые случаи: частичная приёмка и возврат поставщику
Если фактическое количество товара отличается от указанного в накладной поставщика, вносите в документ фактически принятое количество, а расхождение фиксируйте в акте с поставщиком. Не оприходуйте товар «как в бумагах», если его физически нет, — это создаст фиктивные остатки.
Для возврата некондиционного или излишнего товара используется документ «Возврат товаров поставщику», который создаётся на основании поступления. Он уменьшит остатки и задолженность перед поставщиком, сохраняя корректную историю операций.
Что важно запомнить
Накладная вносится документом «Поступление товаров»: заполните магазин, поставщика и табличную часть, сверьте итог с бумажным документом, проведите и установите розничные цены. После ввода проверьте остатки, цены и взаиморасчёты — это займёт несколько минут и избавит от расхождений при инвентаризации.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести накладную задним числом?
Да, дату документа можно установить прошедшим числом. Однако если после этой даты уже были продажи или перемещения товара, перепроведение задним числом изменит их себестоимость и может потребовать восстановления последовательности документов. Перед такой операцией сделайте копию базы.
Что делать, если товар по накладной пришёл частично?
Вносите в поступление только фактически принятое количество. Расхождение с документами поставщика оформляйте актом и требуйте корректирующую накладную. Оприходование непоставленного товара создаёт фиктивные остатки, которые вскроются при инвентаризации.
Почему после поступления товар не пробивается на кассе?
Наиболее вероятные причины: не установлена розничная цена для этого товара, товар оприходован на другой магазин, либо касса ККМ привязана к другому складу. Проверьте документ установки цен и остатки по конкретному магазину.
Как загрузить накладную из Excel, чтобы не вводить вручную?
Используйте обработку загрузки данных из табличного документа (входит в состав типовых подсистем) или настройте обмен электронными документами с поставщиком. После загрузки обязательно проверьте сопоставление номенклатуры, чтобы не создать дубли карточек.
Нужно ли вносить накладную, если товар пришёл от своего же склада?
Нет, перемещение товара между собственными складами и магазинами оформляется документом «Перемещение товаров», а не поступлением. Поступление используется только при закупке у внешнего поставщика.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если по товару ещё не было движений, отмените проведение, исправьте данные и проведите снова. Если товар уже продавался, используйте корректировку поступления или возврат поставщику с последующим новым поступлением — так сохранится корректная себестоимость продаж.