Как в 1С:Управление торговлей посмотреть остатки товаров по организации

В конфигурации 1С:Управление торговлей (редакции 11) остатки товаров ведутся одновременно в двух разрезах: по складам (физический учет) и по организациям (бухгалтерско-юридический учет). Из-за этого пользователи часто видят в отчете по складам одни цифры, а в учете по организации — другие, и не понимают, откуда расхождение. Чтобы посмотреть остатки именно по организации, нужно использовать отчеты с группировкой или отбором по реквизиту «Организация» и понимать, какой регистр при этом читается.

Основной инструмент — отчет «Ведомость по товарам на складах» с настройкой по организациям, а также отчеты «Остатки и доступность товаров» и «Товары организаций». Выбор зависит от того, что нужно: сверить физические остатки на складе, проверить, какой организации принадлежит товар, или выгрузить данные для бухгалтерии. Ниже разобраны все рабочие способы с пошаговыми действиями.

Где в 1С:УТ хранятся остатки по организациям

В УТ 11 товарный учет разделен на несколько регистров. Физическое наличие на складах отражается в регистре «Товары на складах», а принадлежность товара конкретной организации — в регистрах «Товары организаций» и связанных с ними. Когда компания ведет несколько юридических лиц в одной базе, один и тот же физический товар на складе может числиться за разными организациями.

Именно поэтому отчет по складу без фильтра покажет общий остаток, а отчет с отбором по организации — только ту часть, которая принадлежит выбранному юрлицу. Если в базе одна организация, цифры обычно совпадают; если несколько — почти всегда есть разница, и это нормально при корректном учете.

Способ 1. Отчет «Ведомость по товарам на складах»

Это самый универсальный способ. Откройте раздел Склад и доставка → Отчеты → Ведомость по товарам на складах. По умолчанию отчет строится по складам без детализации по владельцам товара.

Чтобы увидеть остатки по организации, нажмите кнопку «Настройки» (или «Еще → Изменить вариант» в расширенном режиме) и добавьте отбор по полю «Организация». Если нужно видеть разбивку сразу по всем организациям — добавьте группировку «Организация» в структуру отчета выше или ниже группировки «Склад». После этого сформируйте отчет.

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты» → «Ведомость по товарам на складах»
2. 2
   Укажите период (дату), на который нужны остатки
3. 3
   Откройте «Настройки» и добавьте отбор по полю «Организация» или группировку по ней
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонки «Начальный остаток», «Приход», «Расход», «Конечный остаток»
5. 5
   Сохраните вариант отчета, чтобы не настраивать заново

Обратите внимание на переключатель режима остатков: в некоторых вариантах отчета есть настройка «По всем складам» / «По организации». Если поля «Организация» нет в списке доступных — проверьте, что в настройках включен расширенный режим и что в базе вообще заведено больше одной организации (при одной организации поле может скрываться).

Способ 2. Отчет «Товары организаций»

Для контроля именно юридической принадлежности товара предназначен отдельный отчет. В зависимости от версии конфигурации он находится в разделе Закупки → Отчеты или Продажи → Отчеты под названием «Товары организаций» или «Остатки товаров организаций». Также его можно найти через поиск по меню «Все отчеты».

Отчет строится по регистру «Товары организаций» и показывает, сколько единиц каждой номенклатуры числится за каждой организацией, включая товары в пути и переданные на комиссию (в зависимости от настроек варианта). Это оптимальный инструмент для сверки с бухгалтерским учетом (счет 41) и для подготовки к межфирменным передачам.

Способ 3. «Остатки и доступность товаров» и рабочее место подбора

Отчет «Остатки и доступность товаров» (раздел Склад и доставка → Отчеты) ориентирован на менеджеров по продажам: он показывает свободный остаток с учетом резервов. В настройках также можно добавить отбор или группировку по организации, если в вашей версии конфигурации это поле доступно в варианте отчета.

Дополнительно быстрый просмотр доступен прямо из документа: при подборе товара в реализацию по кнопке «Подобрать товары» видны остатки по складу. Если документ оформлен от конкретной организации, система при проведении контролирует наличие товара именно за этой организацией — при нехватке появится сообщение о недостаче с указанием количества.

Почему остатки по организации не совпадают со складскими

Расхождение «склад показывает 100 штук, а по организации — 60» встречается постоянно и не всегда означает ошибку. Типичные причины: товар принадлежит другой организации холдинга, оформлена передача между организациями, но не отражено перемещение (или наоборот), есть непроведенные или помеченные на удаление документы, товар числится как переданный на комиссию.

Для поиска причины сформируйте «Ведомость по товарам» с группировкой по организациям и по регистраторам (документам) — так видно, какие документы двигают товар между организациями. Также проверьте обработку «Помощник исправления остатков товаров организаций» (раздел НСИ и администрирование или Закупки, в зависимости от версии): она автоматически находит и исправляет типовые расхождения.

Как проверить корректность остатков

После формирования отчета сверьте три контрольные точки. Во-первых, сумма остатков по всем организациям должна совпадать с общим складским остатком (за вычетом товаров в пути и комиссионных позиций, если они учитываются отдельно). Во-вторых, отрицательных остатков по организации быть не должно — минус всегда означает ошибку в документах. В-третьих, остаток по организации должен сходиться с данными бухгалтерского учета по счету 41 (при обмене с БП или совместном ведении).

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма по всем организациям против складского остатка

Норма

Цифры совпадают или разница объясняется товарами в пути/на комиссии

Тревожный признак

Необъяснимая разница без документов-оснований

Отрицательные остатки по организации

Норма

Отрицательных строк нет

Тревожный признак

Есть минус — продажи или перемещения проведены не от той организации

Сверка с бухучетом (счет 41)

Норма

Остаток по организации равен сальдо счета 41

Тревожный признак

Расхождение — искать незакрытые передачи и непроведенные документы

Частые вопросы

Почему в отчете нет поля «Организация» для отбора?

Проверьте, что в базе заведено больше одной организации (раздел НСИ и администрирование → Организации) — при единственной организации поле может скрываться. Также откройте настройки отчета в расширенном режиме: кнопка «Еще» → «Изменить вариант», там доступны все поля, включая «Организация».

Можно ли выгрузить остатки по организации в Excel?

Да. Сформируйте нужный отчет, затем используйте «Еще → Вывести список» или стандартную команду сохранения табличного документа (Ctrl+S) с выбором формата Excel. Перед выгрузкой убедитесь, что в отчете включена группировка по организациям — иначе выгрузится сводная цифра.

Что делать, если по организации минусовой остаток?

Сформируйте ведомость по этой организации с детализацией до регистратора и найдите документ, уводящий остаток в минус. Обычно это реализация или перемещение, оформленное не от того юрлица. Исправьте организацию в документе или оформите передачу товаров между организациями, затем перепроведите период.

Чем отличается «Товары на складах» от «Товаров организаций»?

Первый отчет отвечает на вопрос «где физически лежит товар», второй — «кому он юридически принадлежит». Для инвентаризации используйте складской отчет, для бухгалтерской отчетности и межфирменных операций — отчет по организациям.

Как сохранить настройку отчета, чтобы не настраивать каждый раз?

После настройки отбора и группировок нажмите «Еще → Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя, например «Остатки по организациям». Вариант появится в списке отчетов раздела и будет доступен вам (или всем пользователям, если отметить соответствующий признак).