Торговля и Склад · 10 мин
Как вести товары в 1С: от карточки номенклатуры до контроля остатков
Разбираем, как вести товары в 1С: создание номенклатуры, поступление, перемещение, продажа, инвентаризация и контроль остатков. Подходит для УТ и УНФ.
Ведение товаров в 1С — это не просто заведение карточек в справочнике, а целая цепочка операций: создание номенклатуры, оформление поступления, перемещение между складами, продажа, списание и инвентаризация. Если хотя бы одно звено выпадает, остатки в программе перестают совпадать с фактическими, и компания получает убытки: то товара нет в наличии при продаже, то «лишние» позиции висят на остатках годами.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия меню могут немного отличаться между версиями, но логика документооборота везде одинаковая: каждое физическое движение товара должно быть отражено документом, а ручные правки остатков — крайняя мера.
Перед началом работы важно определить модель учёта: ведёте ли вы склады по ордерной схеме, нужны ли серии и партии, характеристики (размеры, цвета), учёт по нескольким организациям. Эти настройки задаются один раз в разделе «НСИ и администрирование», и менять их после накопления данных сложно и рискованно.
Подготовка: настройка складов и параметров учёта
Начните со справочника «Склады» (раздел «НСИ» или «Справочники»). Создайте столько складов, сколько реальных мест хранения у вас есть: основной склад, торговый зал, склад брака, виртуальный склад поставщика для дропшиппинга. Для каждого склада укажите тип — оптовый или розничный, потому что от этого зависит порядок ценообразования и отражения продаж.
Далее проверьте ключевые настройки в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка»: использование ордерной схемы, статусы приходных и расходных ордеров, учёт по ячейкам. Ордерная схема удобна, когда учёт ведёт бухгалтер, а фактическую отгрузку — кладовщик: между ними появляется контрольный зазор. Для малого бизнеса, где один человек делает всё, ордерная схема часто избыточна и только замедляет работу.
Отдельно решите вопрос с характеристиками и сериями. Характеристики нужны, если один товар существует в вариантах (размер, цвет, объём), серии — если требуется отслеживать сроки годности или партии. Включить эти механизмы можно и позже, но исторические данные придётся дорабатывать вручную.
Создание карточки номенклатуры
Номенклатура — центральный справочник, от качества его заполнения зависит удобство всей дальнейшей работы. Создайте карточку через раздел «НСИ» → «Номенклатура» → «Создать». Минимально заполните: наименование (как товар будет виден в документах), вид номенклатуры (товар, услуга, набор), единицу измерения, артикул и штрихкод.
Поле «Вид номенклатуры» важнее, чем кажется: именно вид определяет, ставится ли позиция на складской учёт, как она попадает в отчёты и какие счета учёта подставляются в бухгалтерском контуре. Товар и услуга не должны смешиваться в одном виде — иначе услуги «повиснут» на складских остатках с нулевым количеством и будут портить отчёты.
Штрихкоды вводите в одноимённой вкладке карточки — по ним работают сканеры и терминалы сбора данных. Если поставщик присылает прайсы с артикулами, заведите номенклатуру поставщиков: это ускорит регистрацию поступлений и позволит автоматически сопоставлять позиции при загрузке документов.
Группируйте номенклатуру по папкам с понятной логикой — по категориям товара или по поставщикам, но не смешивайте оба принципа. Плоская свалка из тысяч позиций без структуры через полгода станет неуправляемой.
- 1Откройте НСИ → Номенклатура → Создать
- 2Выберите вид номенклатуры «Товар» и задайте наименование и артикул
- 3Укажите единицу измерения и при необходимости характеристики
- 4Внесите штрихкод на вкладке штрихкодов
- 5Запишите карточку и проверьте, что позиция видна в отчёте по остаткам
Оформление поступления товаров
Любое появление товара на складе оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в УНФ — «Приходная накладная»). Документ создаётся в разделе «Закупки». Укажите поставщика, договор, склад, затем заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. После проведения товар встаёт на остаток выбранного склада.
Если с поставщиком работаете регулярно, оформляйте поступление на основании заказа поставщику — так программа свяжет план и факт, а вы увидите недопоставки. При расхождении количества по накладной и по факту правильнее провести документ на фактическое количество и зафиксировать расхождение, чем провести «как в бумагах» и потом искать, куда делся товар.
Цены поступления автоматически попадают в регистр цен поставщиков, а продажные цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры». Не редактируйте цены прямо в карточке товара, если конфигурация ведёт их документально — история цен потеряется, а отчёты по валовой прибыли станут недостоверными.
Перемещения, продажа и списание
Движение между складами оформляется документом «Перемещение товаров»: указывается склад-отправитель и склад-получатель. Пока документ не проведён, товар числится на исходном складе. При ордерной схеме дополнительно оформляются расходный и приходный ордера — кладовщик подтверждает факт отгрузки и приёмки.
Продажа отражается документом «Реализация товаров и услуг» (опт) или «Отчёт о розничных продажах» (розница). При проведении программа списывает товар с остатков и рассчитывает себестоимость по выбранному методу (FIFO или средняя — задаётся в настройках учётной политики). Если остатка не хватает, типовая конфигурация либо запретит проведение, либо уведёт товар в минус — зависит от настройки контроля остатков.
Минусовые остатки — главный источник искажённой себестоимости. Когда товар продаётся «в минус», программа не знает реальную цену закупки и считает прибыль некорректно. Включите контроль остатков при проведении реализации, а причины минусов ищите отчётом по складу: обычно это непроведённое поступление или продажа не с того склада.
Порча, недостача и внутреннее потребление оформляются документом «Списание товаров» с указанием причины. Никогда не «выравнивайте» остатки через фиктивные реализации — это искажает отчётность по продажам и налоговую базу.
Инвентаризация и контроль остатков
Инвентаризация в 1С оформляется документом «Пересчет товаров» (в УТ) или «Инвентаризация запасов» (в УНФ). Порядок такой: создаёте документ по конкретному складу, заполняете его учётными остатками на дату, вводите фактическое количество после пересчёта, программа показывает расхождения. На основании пересчёта автоматически создаются списание недостачи и оприходование излишков.
Перед инвентаризацией обязательно проведите все документы по складу и остановите отгрузки на время пересчёта — иначе цифры «поплывут» прямо в процессе. Крупные склады пересчитывают частями: по товарным группам или ячейкам, с блокировкой только пересчитываемой зоны.
Для ежедневного контроля используйте отчёты: «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам на складах», «Остатки и доступность». Отчёт по движениям покажет, какими документами сформирован текущий остаток позиции — это основной инструмент поиска ошибок.
Как проверить результат
Количество совпадает или расхождение объяснено конкретным документом
Расхождение без документального следа — нужна инвентаризация
В отчёте с отбором «остаток меньше нуля» пусто
Есть минусовые позиции — ищите непроведённые поступления
Себестоимость соответствует ценам закупки
Нулевая или аномальная себестоимость — признак продаж в минус
Частые проблемы и как их исправлять
Дубли номенклатуры лечатся обработкой «Поиск и удаление дублей» (входит в состав стандартных подсистем): она находит одинаковые карточки и заменяет ссылки во всех документах на одну выбранную. Перед запуском сделайте резервную копию — операция массовая и необратимая.
Если остатки «разъехались» после переноса данных из старой программы или после ручных правок, восстановите корректность последовательно: сначала проведите все непроведённые документы, затем выполните инвентаризацию по факту, затем закройте месяц и только потом сверяйте себестоимость. Исправление «вразнобой» по отдельным позициям обычно создаёт новые расхождения.
Зависшие заказы и резервы — ещё одна скрытая причина проблем: товар физически есть, но недоступен к продаже, потому что зарезервирован под старый заказ. Периодически проверяйте отчёт по резервам и снимайте резервы с неактуальных заказов.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Весь учёт товаров в 1С строится на документах: поступление, перемещение, реализация, списание, пересчёт. Корректные остатки — это следствие дисциплины: своевременное проведение документов, запрет продаж в минус и регулярная инвентаризация. Любые расхождения устраняются документально, а не ручной правкой.
Частые вопросы
Можно ли завести номенклатуру загрузкой из Excel, а не вручную?
Да, в типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличных файлов: в списке номенклатуры выберите «Загрузить данные из файла», сопоставьте колонки (наименование, артикул, штрихкод, цена) и выполните загрузку. Перед массовой загрузкой проверьте результат на 5–10 позициях и убедитесь, что не создаются дубли уже существующих карточек.
Что делать, если товар продали, а поступление забыли провести?
Проведите поступление датой раньше продажи и перепроведите реализацию, чтобы себестоимость пересчиталась корректно. Если период уже закрыт и сдана отчётность, согласуйте корректировку с бухгалтером — изменение прошлых периодов может потребовать уточнённых деклараций.
Нужно ли заводить отдельный склад под брак?
Да, это удобная практика: бракованный товар перемещается на склад брака и не попадает в доступные остатки для продажи. Дальше его либо возвращают поставщику, либо списывают — и в обоих случаях аналитика по потерям видна отдельно от нормального товарооборота.
Как вести товар, который продаётся в разных упаковках?
Используйте механизм упаковок и единиц измерения: в карточке номенклатуры задаётся базовая единица (например, штука) и упаковки с коэффициентами пересчёта (коробка = 12 штук). В документах можно указывать любую упаковку — программа сама пересчитает количество в базовых единицах для остатков.
Как часто нужно проводить инвентаризацию в программе?
Формальные сроки определяет учётная политика и законодательство, но практически полезно делать выборочные пересчёты ходовых позиций ежемесячно, а полную инвентаризацию — не реже раза в год. Чем чаще сверка, тем проще найти источник расхождения: свежую ошибку отследить по документам гораздо легче, чем накопленную за год.