Как в 1С завести товарную накладную

Товарная накладная в 1С — это не отдельный документ, а печатная форма, которая формируется на основании документа «Реализация (акты, накладные)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление торговлей». Чтобы накладная корректно отразилась в учёте, достаточно правильно создать документ реализации, заполнить контрагента, склад и табличную часть с товарами, а затем провести документ и вывести нужную форму — ТОРГ-12 или товарную накладную по форме организации.

Ошибки на этапе заведения накладной приводят к расхождениям в остатках склада, неверной себестоимости и проблемам с НДС в отчётности. Поэтому важно не только знать последовательность кнопок, но и понимать, какие справочники должны быть заполнены заранее и как проверить результат после проведения.

Что подготовить перед созданием накладной

Прежде чем заводить накладную, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Первое — карточка контрагента: раздел «Покупки» или «Справочники» → «Контрагенты». У покупателя должны быть указаны наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в печатную форму. Второе — договор с контрагентом с видом «С покупателем»: без договора документ реализации в большинстве конфигураций не проведётся.

Третий обязательный элемент — номенклатура. Каждая товарная позиция должна быть заведена в справочнике «Номенклатура» с типом «Товар», указанной единицей измерения и ставкой НДС. Если товаров много, их удобнее загрузить из файла или подобрать при заполнении документа через кнопку «Подбор». Также проверьте, что в базе создан склад, с которого отгружается товар, и что на нём есть достаточный остаток — иначе при проведении программа выдаст ошибку контроля остатков.

Где в 1С находится документ реализации

В «1С:Бухгалтерия 8.3» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». В «1С:Управление торговлей 11» путь похожий: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». В обеих конфигурациях откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» заводится новая реализация. Если в журнале предлагается выбор типа документа, выберите «Товары (накладная)» — тогда документ сразу будет настроен под отгрузку товаров, а не услуг.

Если отгрузка осуществляется на основании ранее выставленного счёта или заказа покупателя, накладную удобнее создать вводом на основании: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Тогда контрагент, договор и табличная часть подставятся автоматически, а связь документов сохранится в структуре подчинённости.

Пошаговое заполнение документа

После создания документа последовательно заполните его поля. Порядок важен, потому что часть реквизитов подставляется автоматически на основании уже заполненных.

1. 1
   Создайте документ: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → «Создать» → «Товары (накладная)».
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату отгрузки.
3. 3
   Выберите контрагента и договор с видом «С покупателем».
4. 4
   Заполните табличную часть товарами через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены.
5. 5
   Проверьте ставки НДС и итоговые суммы документа.
6. 6
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок.
7. 7
   Нажмите «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)».

Заполнение шапки. Укажите организацию-продавца (если в базе их несколько), склад отгрузки и дату — именно датой документа товар спишется с остатков. Затем выберите контрагента: после выбора программа подставит договор по умолчанию. Если договоров несколько, проверьте, что выбран нужный, — от него зависят условия расчётов и валюта.

Заполнение табличной части. Кнопка «Добавить» открывает пустую строку, где вручную выбирается номенклатура; кнопка «Подбор» открывает справочник товаров с остатками и ценами — это быстрее при большом количестве позиций. Для каждой строки укажите количество и цену; сумма, сумма НДС и итог рассчитаются автоматически. Если цены хранятся в системе, они подставятся из установленного типа цен, но их можно изменить вручную.

Проведение и проверка результата

Нажмите кнопку «Провести» (или «Провести и закрыть»). Если документ провёлся без сообщений об ошибках, товар списан со склада, а в учёте сформированы проводки по выручке и себестоимости. Если появилось сообщение о недостатке остатков, проверьте склад в документе и фактические остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» — возможно, товар оприходован на другой склад или поступление ещё не проведено.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

В журнале документ отображается без пометки «не проведён»

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен на удаление

Остатки склада

Норма

В отчёте по остаткам количество уменьшилось на отгруженное

Тревожный признак

Остатки не изменились или появились отрицательные значения

Печатная форма

Норма

В ТОРГ-12 корректные реквизиты сторон, позиции и суммы

Тревожный признак

Пустые поля грузополучателя, неверные ИНН или суммы

Проводки

Норма

В движениях документа есть проводки по выручке и списанию себестоимости

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счета учёта не заполнены

Проверить движения документа можно кнопкой «Дт/Кт» (в «1С:Бухгалтерии») или через отчёт «Проводки документа». Типовой набор — дебет 62 кредит 90.01 на сумму выручки, дебет 90.03 кредит 68.02 на НДС и дебет 90.02 кредит 41 на себестоимость. Конкретные счета зависят от настроек учётной политики и счетов учёта номенклатуры.

Печать товарной накладной

Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать». В списке доступных форм выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» — это унифицированная форма, которую принимают большинство контрагентов. Если организация использует собственную форму накладной или требуется накладная со встроенным УПД, выберите соответствующий вариант из того же меню.

В форме ТОРГ-12 проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель и грузополучатель, поставщик и плательщик, основание (договор), номер и дата документа. Если грузополучатель отличается от покупателя, укажите его в документе реализации в поле «Грузополучатель» до печати. Подписи ответственных лиц берутся из карточки организации — при пустых полях заполните ответственных лиц в разделе «Главное» → «Организации» → «Подписи».

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная частая ситуация — попытка распечатать накладную из непроведённого документа. Печатная форма при этом может сформироваться, но учётных данных за ней не стоит: товар не списан, выручка не отражена. Передавать покупателю такую накладную рискованно — при расхождении данных учёт придётся исправлять вручную.

Частые вопросы

Можно ли создать накладную на основании счёта на оплату?

Да. Откройте счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Контрагент, договор и товары подставятся автоматически, останется проверить количество, склад и провести документ.

Чем накладная отличается от УПД и что выбрать?

ТОРГ-12 подтверждает только передачу товара, а универсальный передаточный документ объединяет накладную и счёт-фактуру. Если покупатель согласен принимать УПД, удобнее печатать его — одним документом закрываются оба основания. Выбор формы делается в меню «Печать» документа реализации.

Программа пишет, что не хватает товара на складе, хотя он есть. Что делать?

Проверьте три вещи: тот ли склад указан в документе, проведён ли документ поступления и не стоит ли дата реализации раньше даты поступления. Остатки удобно смотреть отчётом «Остатки товаров на складах» с отбором по нужной номенклатуре.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если период открыт и отчётность не сдана, документ можно отменить, исправить и провести заново, а затем перепровести связанные документы. Если период закрыт, оформите «Корректировку реализации» на основании исходной накладной — она создаст исправительные записи, не трогая исходный документ.

Можно ли вывести накладную без НДС?

Да. Если организация применяет спецрежим без НДС, в документе реализации установите в поле НДС значение «Без НДС» — печатная форма сформируется без выделения налога. Настройка также зависит от системы налогообложения, указанной в учётной политике организации.

Как распечатать сразу несколько накладных?

В журнале «Реализация (акты, накладные)» выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму. Программа сформирует печатные формы по всем выделенным документам в одном окне.