Торговля и Склад · 11 мин
Как вести склад в 1С:Бухгалтерия
Как настроить и вести складской учет в 1С:Бухгалтерия: включение складов, поступление, перемещение, списание, инвентаризация и контроль остатков.
Складской учет в 1С:Бухгалтерия реализован через документы раздела «Склад» и «Покупки»: поступление товаров, перемещение между складами, списание и инвентаризация. Программа автоматически формирует проводки по счетам 10, 41, 43 и ведет количественный и суммовой учет по каждому складу, если включить соответствующую настройку.
Главное условие корректного учета — включить учет по складам в настройках плана счетов до начала ввода документов. Если этого не сделать, остатки будут видны только в целом по организации, и разделить запасы по местам хранения штатными отчетами не получится.
Материал рассчитан на 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика сохраняется: сначала настройка, затем справочники, затем документы движения и периодическая инвентаризация.
Включение складского учета в настройках
Откройте раздел «Главное» → «Настройки» → «План счетов» → «Настройка плана счетов». В блоке «Учет запасов» установите флажок «По складам (местам хранения)» и выберите способ ведения: по количеству или по количеству и сумме. Для полноценного складского учета рекомендуется вариант «По количеству и сумме» — тогда в разрезе складов видна не только штучная остаточность, но и стоимость запасов.
После включения настройки у счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» появится дополнительная аналитика «Склады». Все новые документы начнут требовать указания склада, а в старых документах склад останется пустым — при необходимости их придется перепровести с заполнением склада.
Дополнительно проверьте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка функциональности»: на закладке «Склад» должна быть включена функциональность «Склады». Без нее часть документов и справочников будет скрыта из интерфейса.
Создание складов и настройка номенклатуры
Склады создаются в справочнике «Склады» (раздел «Справочники» → «Склады»). Для каждого склада укажите наименование, тип склада — оптовый или розничный. От типа зависит доступность документов розничной торговли и способ учета: розничный склад может работать в продажных ценах при соответствующих настройках учетной политики.
Номенклатура ведется в справочнике «Номенклатура» (раздел «Справочники»). Для складского учета важны поля: вид номенклатуры (товар, материал, продукция, услуга), единица измерения и номенклатурная группа. Вид номенклатуры определяет счет учета по умолчанию: «Товары» — счет 41, «Материалы» — счет 10.
Привязка номенклатуры к конкретному складу в справочнике не задается — один и тот же товар может храниться на нескольких складах, а распределение возникает из документов. Это принципиальное отличие от ручного учета в таблицах: не нужно заводить отдельные карточки товара под каждый склад.
Оформление поступления товаров на склад
Поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» из раздела «Покупки». Выберите вид операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия», укажите контрагента, договор и склад получения. В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену.
При проведении документ формирует проводки Дт 41.01 (или 10.01) Кт 60.01 с аналитикой по складу. Если поставщик выставил счет-фактуру с НДС, зарегистрируйте его кнопкой внизу документа — налоговый учет и складской учет в программе связаны, но ведутся независимо: склад отвечает за количество и стоимость, счет-фактура — за вычет НДС.
Если товар пришел на конкретный склад по ошибке документа (например, указан центральный вместо филиала), не редактируйте проведенный документ задним числом без необходимости — корректнее оформить перемещение между складами текущей датой, чтобы история движений осталась прозрачной.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ
- 2Выберите операцию «Товары (накладная)», заполните контрагента и склад
- 3Добавьте номенклатуру с количеством и ценой, проверьте счета учета в колонке «Счета учета»
- 4Зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик — плательщик НДС
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Перемещение между складами и списание
Перемещение оформляется документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте позиции и количество. Проводки: Дт 41.01 (склад-получатель) Кт 41.01 (склад-отправитель) — общий итог по организации не меняется, меняется только распределение по аналитике складов.
Списание материалов в производство или на расходы делается документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Для списания товаров (порча, недостача, использование для собственных нужд) применяется документ «Списание товаров» с указанием статьи затрат и счета списания, например 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Продажа со склада оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» из раздела «Продажи» — в нем также обязательно указывается склад, с которого уходит товар. Себестоимость списывается по методу, заданному в учетной политике: ФИФО или по средней.
Сравнение вариантов
Подходит для передачи материалов в производство или на хозяйственные нужды. Ограничение: не предназначена для списания товаров по причине порчи.
Подходит для недостач, порчи, использования товаров на собственные нужды. Требует указания статьи расходов и счета списания.
Только смена места хранения без изменения собственника и итоговой стоимости. Не подходит для передачи контрагенту.
Инвентаризация склада
Инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подставит учетные остатки. Затем введите фактическое количество по результатам пересчета.
Документ сам рассчитает отклонения: излишки будут оприходованы в доходы (счет 91.01), недостачи — списаны на счет 94 с дальнейшим отнесением на виновных лиц или расходы. Перед проведением распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) и сличительную ведомость (ИНВ-19) — печатные формы доступны из документа.
Проводите инвентаризацию при остановленных складских операциях: если во время пересчета кто-то проведет поступление или реализацию по этому складу, учетные остатки изменятся, и отклонения исказятся. В многопользовательском режиме договоритесь о технологическом окне.
Ввод начальных остатков по складу
Если учет начинается не с нуля, остатки вводятся через «Главное» → «Помощник ввода остатков». Выберите счет (41, 10), режим ввода — по складам, и добавьте строки: номенклатура, склад, количество, стоимость. Программа сформирует документы «Ввод остатков» датой на конец периода, предшествующего началу учета.
Не вводите остатки обычными документами поступления — это создаст лишнюю задолженность перед контрагентом и исказит НДС. Документ «Ввод остатков» специально предназначен для стартового сальдо и не затрагивает расчеты с поставщиками.
Контроль остатков и отчеты по складу
Основной отчет — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счетам 10, 41, 43 с группировкой по складам. Он показывает остатки и обороты в количестве и сумме по каждому месту хранения. Для детализации до документов используйте «Карточку счета» или «Анализ счета».
Для проверки расхождений между бухгалтерским и складским учетом полезен отчет «Остатки товаров» (если доступен в вашей конфигурации) и универсальный отчет по регистрам. Отрицательные остатки на конец периода — тревожный признак: обычно это следствие списания без оприходования или ошибок в датах документов.
Как проверить результат
Остатки положительные, сумма по складам сходится с итогом по счету
Отрицательные остатки или склад с пустой аналитикой «<...>»
Учетное количество совпадает с фактическим пересчетом
Расхождения, не закрытые документом инвентаризации
Есть аналитика «Склады» в проводке Дт 41
Проводка без склада — настройка плана счетов не включена
Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна другая конфигурация
1С:Бухгалтерия ведет партионный складской учет, но не предназначена для оперативного управления складом: в ней нет адресного хранения по ячейкам, ордерной схемы приемки и отгрузки, резервирования товара под заказы, маршрутов сборки. Если склад работает с большим потоком заказов и нужен контроль в разрезе ячеек и серий, рассмотрите 1С:Управление торговлей или 1С:Комплексная автоматизация с обменом данными с бухгалтерией.
Также учитывайте, что в базовой версии 1С:Бухгалтерии работает только один пользователь — для склада с несколькими кладовщиками потребуется клиент-серверный или файловый многопользовательский вариант с соответствующими лицензиями.
Что важно запомнить
Включите учет по складам в настройке плана счетов до начала работы, оформляйте все движения штатными документами, регулярно проводите инвентаризацию и контролируйте остатки ОСВ по счетам 10/41/43 с группировкой по складам. Ручные операции вместо документов — главный источник расхождений.
Частые вопросы
Можно ли вести несколько складов в 1С:Бухгалтерии?
Да, количество складов не ограничено. Каждый создается в справочнике «Склады», а аналитика по ним включается в настройке плана счетов. После этого все документы движения требуют указания склада, а отчеты позволяют группировать данные по местам хранения.
Как исправить отрицательные остатки на складе?
Сначала найдите причину через «Карточку счета» по счету 41 с отбором по складу: обычно это списание, проведенное раньше поступления по времени, или оприходование на другой склад. Исправьте даты или склады в документах, перепроведите их и убедитесь, что остаток стал положительным. Не закрывайте минус ручной операцией.
Чем перемещение отличается от списания?
Перемещение меняет только место хранения: товар остается в собственности организации, общая стоимость запасов не меняется. Списание выводит товар из состава запасов — в расходы, на недостачи или в производство. Проводки и налоговые последствия у этих операций разные.
Нужно ли оформлять инвентаризацию в программе, если пересчет сделали на бумаге?
Да. Бумажная опись фиксирует факт, но не меняет учетные данные. Только проведенный документ «Инвентаризация товаров» оприходует излишки и спишет недостачи в учете. Без него расхождения между фактом и программой сохранятся и будут мешать при следующих пересчетах.
Почему в документах нет поля «Склад»?
Поле появляется после включения двух настроек: функциональности «Склады» в разделе «Администрирование» → «Параметры учета» и учета по складам в настройке плана счетов. Если обе настройки включены, а поля нет, проверьте вид операции документа — для услуг склад не требуется.
Подходит ли 1С:Бухгалтерия для адресного склада с ячейками?
Нет, штатных средств адресного хранения в конфигурации нет: учет ведется только в разрезе складов целиком. Для ячеечного хранения, ордерной схемы и маршрутизации сборки используются 1С:Управление торговлей или специализированные WMS-решения с обменом данными.