Как вбить товар в 1С Розница: полная инструкция

Завести товар в 1С:Розница — это не просто вписать название в справочник. Карточка номенклатуры связана с штрихкодами, ценами, остатками, кассой и отчетностью: ошибка в одном реквизите приводит к тому, что товар не пробивается на кассе, неправильно считается себестоимость или путаются остатки. Поэтому вводить товар нужно по определенному порядку.

Инструкция подходит для конфигурации «1С:Розница» редакции 2.x и 3.x — интерфейс немного отличается, но логика и состав реквизитов одинаковы. Описаны три способа: ручной ввод одной позиции, копирование похожей карточки и массовая загрузка из таблицы. Отдельно разобраны особенности весового, алкогольного и маркированного товара.

Подготовка: что проверить перед вводом товара

Прежде чем создавать карточку, убедитесь, что в базе настроены базовые справочники. Нужен хотя бы один вид номенклатуры (например, «Товар»), от которого зависят счета учета и поведение позиции. Также должен быть создан магазин и склад, на который товар будет оприходован, и настроен вид цен — «Розничная» или аналогичный.

Если товар маркируемый (обувь, табак, духи, шины и другие группы), проверьте, что в настройках включен учет маркировки по соответствующей товарной группе. Для алкоголя должна быть настроена интеграция с ЕГАИС. Вводить такой товар «как обычный» нельзя — касса откажется его продавать или продажа пройдет с нарушением.

Ручной ввод: создаем карточку номенклатуры

Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в некоторых версиях — «Справочники») и выберите «Номенклатура». Нажмите «Создать». Откроется форма новой карточки. Минимальный набор полей, без которых товар не будет корректно работать:

• Наименование — рабочее название для внутреннего учета;
• Наименование для печати — то, что увидит покупатель в чеке; заполняйте понятно и без сокращений;
• Вид номенклатуры — обычно «Товар»; для услуг (доставка, сборка) — «Услуга»;
• Единица измерения — шт., кг, упаковка; для весового товара обязательно весовая единица;
• Ставка НДС — влияет на чек и отчетность, ошибка здесь искажает налоговый учет.

После заполнения нажмите «Записать». Карточка создана, но товар пока нельзя продать: у него нет цены и, как правило, нет штрихкода. Эти два шага выполняются отдельно и описаны ниже.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Создать»
2. 2
   Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
3. 3
   Нажмите «Записать» и проверьте, что карточка сохранилась без ошибок
4. 4
   Добавьте штрихкод на закладке «Штрихкоды»
5. 5
   Установите цену документом «Установка цен номенклатуры»
6. 6
   Проверьте товар на кассе: поиск по названию и сканирование штрихкода

Добавляем штрихкод и характеристики

Штрихкод добавляется в карточке товара на закладке «Штрихкоды»: нажмите «Создать» и отсканируйте код сканером либо введите вручную. Если у поставщика штрихкода нет, программа может сгенерировать внутренний код — для этого в настройках должен быть задан префикс внутренних штрихкодов. Один товар может иметь несколько штрихкодов, например код упаковки и код единицы товара.

Если товар различается по размеру, цвету или другим параметрам (одежда, обувь), используйте характеристики. В карточке вида номенклатуры включите использование характеристик, затем в карточке товара создайте нужные варианты: «42 размер», «красный» и так далее. Штрихкоды и цены в этом случае назначаются для каждой характеристики отдельно.

Назначаем цену и проверяем товар на кассе

Цена в 1С:Розница не вводится в карточке товара — она устанавливается отдельным документом. Перейдите в раздел «Закупки» или «Продажи» (в зависимости от версии) и создайте документ «Установка цен номенклатуры». Добавьте товар, укажите вид цены «Розничная» и значение цены, затем проведите документ. С этого момента цена действует с даты документа.

Быстрый способ — прямо из карточки номенклатуры нажать «Создать на основании» → «Установка цен номенклатуры»: товар подставится автоматически. Удобно, когда позиций мало.

После установки цены обязательно проверьте результат на рабочем месте кассира (РМК): найдите товар по названию, отсканируйте штрихкод, убедитесь, что подтягивается правильная цена и наименование. Если товар не находится — проверьте, выполнен ли обмен данными с кассой или обновление справочников на фронтоле.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара в РМК по названию

Норма

Карточка находится, отображается цена

Тревожный признак

Товар не найден — не выполнен обмен с кассой

Сканирование штрихкода

Норма

Подставляется нужный товар с верной ценой

Тревожный признак

Подставляется другой товар или «не найден» — ошибка в штрихкоде

Цена в чеке

Норма

Совпадает с установленной в документе

Тревожный признак

Нулевая или старая цена — документ цен не проведен или неверный вид цены

Массовый ввод: загрузка из Excel и копирование

Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В 1С:Розница есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «НСИ и администрирование» → «Сервис» или «Администрирование» → в зависимости от версии). Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, штрихкод, цена, ставка НДС, единица измерения. В обработке укажите, какая колонка какому реквизиту соответствует, и выполните загрузку.

Для небольшого количества похожих товаров проще копирование: откройте существующую карточку-образец, нажмите «Скопировать» (F9), измените наименование и штрихкод. Все настройки вида номенклатуры и НДС перенесутся автоматически — это снижает риск ошибок в реквизитах.

Сравнение вариантов ввода

Ручной ввод

Подходит для 1–10 позиций и товаров с характеристиками; полный контроль каждого поля, но медленно

Копирование карточки

Удобно для однотипных товаров (разные вкусы, фасовки); наследует все настройки, нужно менять только название и штрихкод

Загрузка из Excel

Оптимально для десятков и сотен позиций; требует аккуратной подготовки файла и проверки соответствия колонок

Особые случаи: весовой, алкогольный и маркированный товар

Весовой товар

Для товара, продаваемого на вес, в карточке установите единицу измерения «кг» и признак весового товара в виде номенклатуры. Если используются весы с печатью этикеток, товару нужно присвоить PLU-код и выгрузить его в весы — иначе этикетка не будет распознаваться кассой.

Алкоголь

Алкогольная продукция требует заполнения дополнительных данных: вида алкогольной продукции, крепости, объема, производителя и импортера. Эти сведения подтягиваются из ЕГАИС при поступлении товара. Вводить алкоголь вручную «с нуля» без привязки к ЕГАИС — прямой путь к ошибкам при продаже и штрафам.

Маркированный товар

Для маркируемых групп в карточке указывается товарная группа маркировки (обувь, табак и т.д.). Штрихкод EAN-13 вводится как обычно, а коды DataMatrix сканируются уже на кассе при продаже. Проверьте, что в настройках учета включена соответствующая товарная группа, иначе касса не запросит код маркировки.

FAQ

Почему новый товар не виден на кассе?

Чаще всего не выполнен обмен данными между офисной базой и кассой (фронтолом). Выполните обмен вручную или дождитесь регламентного. Также проверьте, что товару назначена цена и карточка не помечена на удаление.

Можно ли вбить товар без штрихкода?

Да. Товар можно находить на кассе поиском по названию или артикулу. При необходимости программа сгенерирует внутренний штрихкод, который можно распечатать на этикетке.

Как изменить цену уже заведенного товара?

Создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» с актуальной датой и новой ценой. Старая цена сохранится в истории, действовать будет та, что установлена более поздним документом.

Что делать, если товар завели дважды?

Определите, какая карточка используется в документах и продажах, вторую пометьте на удаление. Если по обеим есть движения, сначала перенесите остатки и исправьте документы на одну карточку, иначе отчеты исказятся. Для поиска дублей есть специальная обработка в разделе администрирования.

Нужно ли сразу оприходовать товар на склад?

Карточка и остаток — разные вещи. Чтобы товар числился в остатках, оформите документ «Поступление товаров» или «Оприходование». Продавать на кассе можно и без остатка (если не включен контроль), но учет при этом будет недостоверным.

Как завести услугу, например доставку?

Создайте карточку с видом номенклатуры «Услуга», укажите наименование и ставку НДС, установите цену. Штрихкод и складской учет для услуги не требуются.