Торговля и Склад · 11 мин
Как в программе 1С посмотреть остатки товаров
Как посмотреть остатки товаров в 1С: отчёт «Остатки товаров на складах», настройка отборов, проверка отрицательных остатков и расхождений. Инструкция для УТ, ERP и УНФ.
Остатки товаров в 1С показывают, сколько номенклатуры числится на складах по данным учёта. Это одна из самых частых операций: её выполняют перед приёмом заказа, отгрузкой, инвентаризацией и закрытием месяца. Во всех типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Управление нашей фирмой» и «Бухгалтерия» — остатки смотрят через специализированные отчёты, а не через документы.
Главный инструмент — отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ и ERP) или «Остатки товаров» (в УНФ). В бухгалтерской конфигурации аналогичную информацию дают оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 и отчёт «Остатки товаров на складах». Отчёт строится по регистрам учёта и показывает данные на текущий момент или на выбранную дату.
Важно понимать разницу между учётными и фактическими остатками. Программа показывает количество по данным документов: если приходный ордер не проведён или отгрузка оформлена задним числом, цифры в отчёте не совпадут с реальностью на полке. Поэтому умение не только открыть отчёт, но и правильно настроить его и проверить результат — обязательный навык для менеджера, кладовщика и бухгалтера.
Где находится отчёт об остатках в разных конфигурациях
Расположение отчёта зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: отчёты о товарах собраны в разделе, связанном со складом или закупками. Ниже — типовые пути для основных программ.
- 1С:Управление торговлей 11 и ERP: раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки товаров на складах». Также отчёт доступен через «НСИ и администрирование» → «Отчёты».
- 1С:Управление нашей фирмой (УНФ): раздел «Закупки» → «Отчёты» → «Остатки товаров» или «Остатки товаров в разрезе сроков годности».
- 1С:Бухгалтерия 8: раздел «Склад» → «Остатки товаров» либо «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с выбором счёта 41 «Товары».
- 1С:Комплексная автоматизация: аналогично УТ — раздел «Склад и доставка».
Если нужного отчёта нет в меню, воспользуйтесь глобальным поиском (иконка лупы или сочетание Ctrl+Shift+F в новых версиях платформы): введите «остатки» и программа покажет подходящие команды. Отсутствие отчёта также может означать ограничение прав — об этом ниже.
Как сформировать отчёт «Остатки товаров на складах»
Откройте отчёт из раздела склада. Перед формированием задайте параметры в шапке отчёта — от них зависит, что именно вы увидите.
- 1Откройте отчёт: «Склад и доставка» → «Остатки товаров на складах».
- 2Укажите дату, на которую нужны остатки, или оставьте поле пустым для текущего момента.
- 3При необходимости добавьте отбор: конкретный склад, номенклатуру, группу товаров или организацию.
- 4Нажмите кнопку «Сформировать».
- 5Проверьте результат: количество в колонке «Остаток» или «Конечный остаток».
- 6Сохраните настройку через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», если будете использовать её регулярно.
Поле даты работает так: если дата не указана, отчёт показывает остатки на текущий момент с учётом всех проведённых документов. Если дата задана — остатки рассчитываются на конец этой даты (или на начало, в зависимости от варианта отчёта). Это удобно для сверки с прошлыми периодами, например при закрытии месяца.
Отборы настраиваются через кнопку «Настройки» или панель быстрых отборов. Типовой сценарий — увидеть остатки одного товара: добавьте отбор «Номенклатура = нужная позиция». Для проверки конкретного склада добавьте отбор «Склад». Отборы можно комбинировать, но помните: чем уже выборка, тем проще пропустить товар, ошибочно оприходованный на другой склад.
Как посмотреть остатки по конкретному товару или складу
Когда нужно быстро узнать остаток одной позиции, формировать полный отчёт необязательно. В карточке номенклатуры многих конфигураций есть гиперссылка «Остатки» или закладка с данными по складам — она показывает количество в разрезе складов без запуска отчёта.
Другой быстрый способ — отчёт «Ведомость по товарам на складах». Он показывает не только остатки, но и движения: приход, расход и сальдо за период. Если нужно понять, откуда взялась цифра, сформируйте ведомость по конкретному товару за нужный период — вы увидите все документы, изменившие остаток.
Остатки в разрезе характеристик и серий
Если товар учитывается по характеристикам (размер, цвет) или сериям, включите соответствующую группировку в настройках отчёта. Без неё отчёт покажет сводное количество по номенклатуре, и вы не увидите, сколько именно единиц конкретного размера или конкретной партии осталось на складе.
Резервы: свободный остаток против физического
В УТ и ERP остаток на складе не равен доступному для продажи. Часть товара может быть зарезервирована под заказы клиентов. Для оценки доступного количества используйте отчёт «Доступность товаров» или вариант отчёта об остатках с колонками «В наличии», «В резерве», «Доступно». Ориентироваться на физический остаток при обещании сроков клиенту — частая причина срыва отгрузок.
Какой отчёт выбрать
Быстрый срез на дату: сколько и где лежит. Не показывает, откуда взялась цифра.
Остатки плюс движения за период с расшифровкой до документов. Подходит для поиска причин расхождений.
Свободный остаток с учётом резервов. Нужен менеджерам по продажам.
Количественно-суммовой учёт для бухгалтерской сверки. Может отличаться от складского учёта при раздельном ведении.
Как проверить отрицательные остатки и ошибки учёта
Отрицательный остаток — сигнал о проблеме: товар списан или продан раньше, чем оприходован, либо приходный документ не проведён. Найти такие позиции можно отбором в отчёте: добавьте условие «Остаток меньше 0» — программа покажет только проблемные строки.
Типовые причины минуса: отгрузка проведена до оприходования, документ поступления остался в черновиках, товар оприходован на другой склад или под другой характеристикой. Для диагностики сформируйте «Ведомость по товарам» по проблемной позиции за широкий период — по хронологии документов видно, в какой момент остаток ушёл в минус.
Для массовой проверки в УТ и ERP есть служебные обработки контроля остатков, а при закрытии месяца система сама выводит список отрицательных остатков как ошибку. Не игнорируйте эти сообщения: минус искажает себестоимость продаж и может привести к неверным данным в отчётности.
Как сверить учётные остатки с фактическими
Отчёт показывает данные учёта, а не содержимое полок. Для сверки с реальностью используется инвентаризация. В УТ и ERP это делается через документы «Пересчёт товаров»: создаётся приказ на пересчёт, распечатывается инвентаризационная опись, фактические количества вносятся в документ, а расхождения автоматически оформляются списанием или оприходованием.
Перед инвентаризацией убедитесь, что все документы движения по складу проведены: непроведённые приходы и отгрузки — главный источник ложных расхождений. Также зафиксируйте дату и время среза: пока идёт пересчёт, складские операции по этому складу лучше приостановить, иначе цифры «уплывут».
Как проверить результат
Совпадает с данными предыдущей сверки с учётом проведённых движений
Резкое изменение без соответствующих документов
Отбор «остаток меньше 0» возвращает пустой список
Есть минусовые позиции — нужна ведомость для анализа
«Доступно» не меньше нуля и покрывает открытые заказы
Резерв больше физического остатка
Количества совпадают или разница объясняется непроведёнными документами
Необъяснимое расхождение по одним и тем же позициям
Почему отчёт может быть недоступен или показывать неполные данные
Если отчёт не открывается, выдаёт пустой результат или ошибку прав, причина обычно в настройках доступа. Права на отчёты и данные складов выдаёт администратор: в типовых конфигурациях это профили «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Бухгалтер» и т.п. Пользователь без доступа к конкретному складу увидит отчёт без его данных — это не ошибка программы, а ограничение по RLS (на уровне записей).
Ещё одна причина «странных» цифр — нераспределённые или непроведённые документы, а также незавершённое закрытие месяца в ERP, где себестоимость и часть складских итогов рассчитываются регламентными операциями. Если отчёт за прошлый период вдруг изменился, вероятно, кто-то перепровёл документы задним числом — проверьте журнал изменений или уточните у коллег.
Сохраните 2–3 готовых варианта отчёта: «Остатки по всем складам», «Отрицательные остатки» и «Остатки по моей группе товаров». Варианты сохраняются через «Ещё» → «Сохранить вариант» и выводятся прямо в панель отчётов — это экономит несколько минут при каждой проверке.
Что важно запомнить
Остатки смотрят через отчёт «Остатки товаров на складах» из раздела склада; движения и причины цифр — через «Ведомость по товарам». Различайте физический, резервный и доступный остатки. Отрицательные строки и расхождения с фактом — сигнал проверить документы, а не перепроводить их вслепую.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть остатки на прошлую дату?
Да. Укажите нужную дату в параметрах отчёта перед формированием — остатки будут рассчитаны по документам, проведённым до этого момента. Учтите: если кто-то позже перепровёл документы задним числом, цифры на ту же дату могут измениться.
Почему остаток в 1С не совпадает с фактическим на складе?
Чаще всего из-за непроведённых документов поступления или отгрузки, оприходования на другой склад или ошибок приёмки. Сформируйте «Ведомость по товарам» по расходящейся позиции и сопоставьте движения с реальными операциями, затем проведите инвентаризацию для фиксации расхождения.
Как вывести остатки только по одному складу?
В настройках отчёта добавьте отбор «Склад равно нужный склад» и сформируйте отчёт заново. Чтобы не настраивать каждый раз, сохраните вариант отчёта — он появится в списке отчётов раздела.
Что делать, если отчёт об остатках не виден в меню?
Сначала поищите его через глобальный поиск или «Все отчёты». Если отчёт находится, но не открывается или показывает ошибку прав — обратитесь к администратору 1С: нужно добавить соответствующий профиль доступа вашей учётной записи.
Чем отличается «Остатки товаров на складах» от ОСВ по счёту 41?
Первый отчёт отражает оперативный складской учёт в разрезе складов, характеристик и серий. ОСВ по счёту 41 — бухгалтерский регистр с количественно-суммовыми данными по организации. При корректном параллельном учёте количества совпадают; расхождение обычно означает непроведённые документы в одном из контуров.
Можно ли получить остатки в Excel?
Да. Сформированный отчёт сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в форматы MXL, XLSX, PDF. Для регулярной выгрузки настройте рассылку отчётов по расписанию — в типовых конфигурациях она доступна из панели отчётов.