Как в 1С забивать товар: пошаговое руководство

Забить товар в 1С — значит создать карточку в справочнике «Номенклатура», заполнить её реквизиты и при необходимости оприходовать остатки на склад. От того, насколько аккуратно заполнена карточка, зависят корректность документов продажи, печатных форм, отчётов по остаткам и обмена с маркетплейсами.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, но набор реквизитов проще. Названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться — ищите разделы «НСИ и администрирование», «Справочники» или «Номенклатура».

Перед массовым вводом товаров решите, как будете работать: вручную по одной позиции, загрузкой из Excel или через обработку прайсов поставщиков. Для десятков позиций достаточно ручного ввода, для сотен и тысяч — только загрузка из файла, иначе ошибки неизбежны.

Где находится справочник товаров и как создать карточку

В Управлении торговлей 11 откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо «CRM и маркетинг» → «Номенклатура». В Бухгалтерии путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма новой карточки.

Первое, что программа попросит выбрать, — вид номенклатуры. Это шаблон, определяющий тип позиции: товар, услуга, работа, набор. От вида зависят счета учёта, статьи доходов и поведение позиции в документах. Если вида с подходящими настройками нет, создайте его заранее в разделе «Виды номенклатуры».

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с типом «Товар»
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование для документов
4. 4
   Укажите единицу измерения, ставку НДС и артикул
5. 5
   Добавьте штрихкод при необходимости
6. 6
   Запишите карточку и проверьте её в списке

Какие реквизиты заполнять обязательно

Минимальный набор для рабочей карточки: наименование, вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Без единицы измерения и НДС документы реализации могут формироваться с ошибками, а печатные формы УПД — с пустыми полями.

Поле «Наименование» — короткое название для поиска, а «Рабочее наименование» или «Наименование для печати» — полное описание, которое попадёт в счета, накладные и чеки. Заполняйте печатное наименование так, как товар должен выглядеть для покупателя и для налоговой: без сокращений, с характеристиками.

Артикул пригодится для внутреннего учёта и обмена с поставщиками. Если товар весовой или мерный, проверьте настройки единицы измерения и упаковок: от них зависит, как программа будет пересчитывать количество в документах.

Штрихкоды, характеристики и серии

Штрихкод добавляется на закладке или по ссылке «Штрихкоды» в карточке товара. Он нужен для работы сканера на кассе и складе. Если у товара нет заводского штрихкода, программа может сгенерировать внутренний в формате EAN-13 с префиксом внутреннего использования.

Если один и тот же товар существует в разных размерах или цветах, не плодите отдельные карточки — включите в виде номенклатуры использование характеристик. Тогда остатки и продажи будут вестись в разрезе «футболка / размер L», а карточка останется одна. Для товаров со сроком годности или партийного учёта аналогично включаются серии.

Решение о характеристиках принимайте до первых документов: включить их «задним числом», когда по товару уже есть движения, заметно сложнее и потребует корректировки остатков.

Как установить цены на товар

Сама карточка номенклатуры цену не хранит — цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки»). В документе выбирается вид цен (закупочная, розничная, оптовая), добавляются позиции и проставляются значения.

После проведения документа цены начинают подставляться в реализации и прайс-листы автоматически. Если цена в документе продажи не подтянулась, проверьте: проведён ли документ установки цен, совпадает ли вид цен в соглашении с клиентом с тем, что вы заполнили.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка товара

Норма

Заполнены вид, единица измерения, НДС, наименование для печати

Тревожный признак

Пустые поля НДС или единицы измерения

Цена

Норма

Подставляется в новый документ реализации автоматически

Тревожный признак

Цена нулевая или подставляется вручную

Остаток

Норма

Отчёт «Остатки товаров» показывает количество на складе

Тревожный признак

Товар есть в справочнике, но остатка нет

Штрихкод

Норма

Сканер находит товар по коду

Тревожный признак

Сканер не распознаёт позицию

Оприходование остатков на склад

Созданная карточка — это только справочная запись, физического остатка у товара пока нет. Чтобы товар появился на складе, нужен документ. В рабочей базе это «Приобретение товаров и услуг» (поступление от поставщика), при старте учёта — «Ввод остатков» или «Оприходование излишков товаров».

В документе укажите склад, добавьте товары, количество и цену поступления. После проведения откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах» и убедитесь, что позиция появилась с нужным количеством. Продажа товара без остатка в УТ 11 либо запрещена настройкой контроля, либо уведёт складской учёт в минус.

Загрузка товаров из Excel и прайсов поставщика

Для массового ввода в УТ 11 есть штатная обработка «Загрузка данных из файла» (в карточке списка номенклатуры — кнопка «Ещё» или раздел «Закупки» → «Сервис»). Вы сопоставляете колонки Excel с реквизитами карточки, программа показывает предпросмотр и создаёт позиции пакетно.

Перед загрузкой приведите файл в порядок: одна строка — один товар, без объединённых ячеек, с отдельными колонками под наименование, артикул, штрихкод и цену. Сначала загрузите тестовые 5–10 строк и проверьте результат, только потом запускайте полный файл. Прайсы поставщиков удобно регистрировать документом «Регистрация цен поставщика», чтобы видеть историю закупочных цен.

Частые вопросы по вводу товаров в 1С

Что делать, если товар уже есть в базе, но я создал дубль?

Используйте обработку поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей»). Она заменит дубль во всех документах на основную карточку. Перед операцией сделайте резервную копию базы.

Можно ли забивать товар прямо из документа поступления?

Да. В табличной части документа «Приобретение товаров и услуг» при вводе нового наименования программа предложит создать карточку номенклатуры на лету. Это удобно при разовых закупках, но следите, чтобы вид номенклатуры и НДС подставились правильно.

Как завести услугу, а не товар?

Порядок тот же, но вид номенклатуры выбирается с типом «Услуга». Для услуги не задаются штрихкоды, упаковки и складские остатки — она не попадает в отчёты по складам, только в документы реализации и акты.

Почему товар не виден в подборе при продаже?

Проверьте три вещи: карточка не помечена на удаление, у пользователя есть права на склад и вид номенклатуры, а в настройках подбора не стоит фильтр по остаткам, если товара физически нет на складе. Чаще всего причина — пометка удаления или отбор по конкретной группе номенклатуры.

Нужно ли заполнять код ТН ВЭД и страну происхождения?

Для внутренней розницы эти поля не обязательны. Они становятся критичными при импорте, прослеживаемости товаров и оформлении УПД с графами по прослеживаемости — тогда пустые поля приведут к ошибкам в отчётности. Заполняйте их сразу, если товар импортный.

Как быстро поменять реквизит сразу у сотни товаров?

Выделите нужные позиции в списке номенклатуры и используйте «Изменить выделенные» (кнопка «Ещё»). Обработка позволяет массово поменять ставку НДС, группу, вид номенклатуры и другие реквизиты без открытия каждой карточки.