Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С вернуть товар поставщику
Как оформить возврат товара поставщику в 1С: создание документа, корректировка долга, НДС, типичные ошибки и проверка результата в учёте.
Возврат товара поставщику — стандартная хозяйственная операция, которая возникает при браке, пересортице, поставке сверх заказа или по условиям договора. В 1С она оформляется отдельным документом «Возврат товаров поставщику», который списывает товар со склада, корректирует задолженность перед контрагентом и формирует проводки по НДС.
Точный порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия 8» документ называется одинаково, но расположен в разных разделах и имеет разный набор реквизитов. Ниже разобраны оба основных сценария — с опорой на документ поступления и без него.
Перед оформлением возврата убедитесь, что товар физически подготовлен к отгрузке, количество на складе соответствует учётному, а условия возврата согласованы с поставщиком. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в остатках и взаиморасчётах, которые потом сложно разбирать.
Когда оформляется возврат поставщику и что проверить заранее
Документ возврата применяется, когда товар уже оприходован на склад, но по какой-то причине должен быть отправлен обратно: выявлен брак при приёмке или позже, поставщик привёз лишнее количество, нарушены сроки или ассортимент по договору. Если товар ещё не принят на склад, возврат не нужен — достаточно не оформлять поступление или откорректировать его.
Перед началом работы проверьте несколько условий. Во-первых, наличие товара на складе: если остаток уже израсходован или продан, возврат того же количества приведёт к отрицательным остаткам. Во-вторых, статус расчётов с поставщиком: от того, оплачен товар или нет, зависит, как будет закрываться задолженность. В-третьих, договорные условия — некоторые поставщики принимают возврат только с корректировочными документами.
Создайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
Откажитесь от приёмки или откорректируйте документ поступления
После возврата оформите возврат оплаты или зачёт аванса
Проверьте склад и партию, иначе документ уведёт остатки в минус
Где находится документ возврата в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документ расположен в разделе «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». В «1С:Бухгалтерия 8» — в разделе «Покупки» → «Возвраты поставщику» (в некоторых релизах документ доступен через журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)» по кнопке создания на основании).
Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки функциональности: в УТ 11 возвраты поставщикам могут быть отключены в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки». Включите соответствующую опцию, и журнал появится.
Возврат на основании документа поступления
Самый надёжный способ — создать возврат на основании исходного поступления. Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому товар был оприходован, и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически заполнит контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами и ценами из поступления.
После создания отредактируйте количество: по умолчанию подставляется весь объём поступления, а возвращать обычно нужно часть. Удалите лишние строки или укажите фактическое количество возвращаемого товара. Цены лучше оставить из поступления — иначе возникнет разница в расчётах, которую придётся объяснять и отражать отдельно.
Проверьте склад списания: если товар после поступления был перемещён, укажите фактический склад хранения. Затем проведите документ. Признак корректного оформления — отсутствие ошибок о недостатке остатков и совпадение суммы возврата с согласованной с поставщиком.
- 1Откройте документ поступления, по которому товар был принят
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и удалите строки, которые не возвращаются
- 4Проверьте склад, договор и цены
- 5Проведите документ и распечатайте накладную (ТОРГ-12 или УПД) для отгрузки
- 6Проверьте остатки и взаиморасчёты отчётами
Возврат без исходного документа поступления
Иногда исходное поступление найти нельзя: оно оформлено в прошлом периоде, в другой базе или удалено. В этом случае создайте документ «Возврат товаров поставщику» вручную из журнала возвратов кнопкой «Создать». Заполните поставщика, договор, склад и добавьте товары подбором из номенклатуры.
Главная сложность ручного возврата — цены. Укажите цены, согласованные с поставщиком в претензии или дополнительном соглашении. Если вернуть товар нужно по цене, отличной от цены приобретения, в учёте возникнет разница: её отражение зависит от настроек конфигурации и учётной политики, поэтому при сомнениях согласуйте проводки с бухгалтером.
Обратите внимание на партию списания. В конфигурациях с партионным учётом ручной возврат может списать не ту партию, из-за чего себестоимость исказится. Проверьте движения документа по регистрам после проведения.
НДС, счета-фактуры и корректировка расчётов
При возврате товара, принятого к учёту, покупатель (ваша организация) выступает как реализующая сторона для целей НДС: на основании возврата выставляется счёт-фактура, и НДС начисляется к уплате. В 1С счёт-фактура обычно создаётся автоматически при проведении возврата или по ссылке в самом документе — проверьте, что она сформирована и попала в книгу продаж.
Если товар был оплачен заранее, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика. Её закрывают либо возвратом денег (документ «Возврат денежных средств от поставщика» при поступлении оплаты), либо зачётом аванса в счёт других поставок. Если товар не был оплачен, возврат просто уменьшает кредиторскую задолженность — проверьте это в акте сверки.
Для обмена документами с поставщиком через ЭДО отправьте УПД или накладную на возврат тем же способом, что и обычные исходящие документы. Статус доставки и подписания отслеживайте в журнале обмена.
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что учёт отразил операцию корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и проверьте, что количество возвращённого товара уменьшилось на нужную величину и не стало отрицательным.
Затем сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов» с поставщиком за период: возврат должен отображаться как уменьшение вашей задолженности или как задолженность поставщика. В бухгалтерском учёте проверьте проводки документа кнопкой «Дт/Кт»: типичные записи — Дт 60 Кт 41 (сторно поставки) и корреспонденции по НДС.
Как проверить результат
Уменьшился на возвращённое количество, без минуса
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Возврат виден, задолженность скорректирована
Возврата нет или сумма не совпадает с накладной
Создан и отражён в книге продаж
Документ отсутствует или не проведён
Движения по счетам товара и расчётов сформированы
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за подготовки и контроля. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно, и способы их предотвратить.
Если ошибка обнаружилась после проведения, не удаляйте документ из закрытого периода. Вместо этого создайте корректировку или сторнирующий документ текущей датой — так сохранится история и не нарушится отчётность.
Что важно запомнить
Возврат поставщику создаётся на основании поступления, списывает товар со склада и корректирует расчёты. Проверьте остатки до проведения, счёт-фактуру и акт сверки — после. Не проводите документ при недостатке товара, пока не разберётесь с причиной.
Частые вопросы
Можно ли вернуть поставщику только часть товара из накладной?
Да. Создайте возврат на основании поступления и отредактируйте табличную часть: оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество. Остальные строки удалите — на учёт это не повлияет.
Что делать, если товар уже оплачен, а поставщик возвращает деньги?
После проведения возврата товара дождитесь поступления денег и оформите документ поступления на расчётный счёт с видом операции «Возврат от поставщика». Он закроет дебиторскую задолженность, образовавшуюся после возврата.
Почему документ возврата не проводится с ошибкой по остаткам?
На указанном складе недостаточно товара. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар перемещён на другой склад, продан или списан. Укажите правильный склад или сначала разберитесь с расхождением.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате поставщику?
Да, в общем случае возврат принятого на учёт товара облагается НДС, и покупатель выставляет счёт-фактуру. В 1С она обычно формируется автоматически при проведении возврата — проверьте её наличие и отражение в книге продаж.
Как оформить возврат, если поставщик на УСН и работает без НДС?
Порядок тот же, но в документе возврата ставка НДС будет «Без НДС», и счёт-фактура не потребуется. Убедитесь, что в договоре и документе выбран корректный вариант налогообложения.
Можно ли вернуть товар, если документ поступления удалён?
Да, создайте возврат вручную из журнала «Возвраты товаров поставщикам», заполнив поставщика, склад и товары с ценами по согласованию. Учтите, что удаление поступления могло нарушить учёт — проверьте остатки и расчёты за тот период.