Как выставить счет на оплату в 1С:Управление торговлей

Счет на оплату в 1С:Управление торговлей — это документ, который фиксирует намерение покупателя приобрести товары или услуги и содержит реквизиты для перечисления денег. Он не влияет на складские и бухгалтерские остатки: до момента оплаты товар не резервируется автоматически (если это не настроено отдельно), а задолженность в учете не возникает. Именно поэтому счет удобно использовать как первый шаг сделки.

Выставить счет можно несколькими способами: вручную из раздела продаж, на основании заказа покупателя или коммерческого предложения. Выбор зависит от того, как построен документооборот в вашей компании. Ниже разобраны все варианты, типичные ошибки и способы проверить, что счет сформирован корректно.

Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Управление торговлей 11, но логика действий схожа и в других торговых конфигурациях 1С, включая «Комплексную автоматизацию» и «Управление нашей фирмой».

Где находится документ «Счет на оплату»

Откройте раздел «Продажи» в горизонтальном меню программы. В группе документов найдите пункт «Счета на оплату покупателям». Если его нет на видном месте, нажмите настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу панели разделов) и добавьте команду в панель — вероятно, она просто скрыта администратором.

В открывшемся списке отображаются все ранее выставленные счета с фильтрами по состоянию: ожидает оплаты, оплачен частично, оплачен, отменен. Эти статусы помогают менеджеру контролировать дебиторку еще до отгрузки. Для создания нового документа нажмите кнопку «Создать».

Если пункта «Счета на оплату» нет вообще, проверьте, включена ли функциональность: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи», флаг использования счетов на оплату. Без прав администратора этот пункт может быть недоступен — тогда обратитесь к специалисту, отвечающему за настройку системы.

Заполнение шапки документа

В новом документе последовательно заполните ключевые поля. Поле «Организация» подставляется по умолчанию из настроек пользователя — проверьте, что выбрана именно та организация, от имени которой выставляется счет, особенно если в базе ведется учет по нескольким юрлицам. Ошибка здесь приведет к неверным реквизитам на печатной форме и проблемам при зачете оплаты.

В поле «Покупатель» выберите контрагента из справочника. Если клиент новый, создайте карточку прямо из документа: укажите наименование, ИНН, КПП — остальные реквизиты программа может подставить автоматически по данным сервиса проверки контрагентов, если он подключен.

Поле «Соглашение» или «Договор» определяет условия продажи: тип цен, валюту, порядок оплаты. Если соглашение настроено, цены в табличной части заполнятся автоматически. Поле «Менеджер» подставится из данных текущего пользователя — оно выводится на печатную форму как контактное лицо.

Заполнение табличной части товарами

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — второй способ удобнее при большом количестве строк, так как позволяет видеть остатки и цены прямо в форме подбора. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и при необходимости скорректируйте цену вручную.

Проверьте ставку НДС в каждой строке: она подставляется из карточки номенклатуры и настроек налогообложения организации. Если организация работает без НДС, а в строках стоит ставка, печатная форма будет содержать лишний налог — покупатель может отклонить такой счет. Обратное тоже верно: отсутствие НДС там, где он должен быть, исказит сумму.

Итоговая сумма документа формируется автоматически внизу табличной части. Сверьте ее с согласованной с клиентом суммой до проведения документа. Если требуется скидка, используйте механизм скидок (кнопка над табличной частью) или скорректируйте цену напрямую — ручное изменение итога без изменения строк невозможно и было бы ошибкой учета.

Выставление счета на основании заказа покупателя

Если в компании сделки начинаются с заказа покупателя, счет создавать вручную не нужно. Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату покупателю». Программа перенесет контрагента, соглашение, всю табличную часть с ценами и количеством.

Этот способ предпочтительнее: он исключает расхождения между тем, что заказал клиент, и тем, что ему выставили к оплате. Кроме того, сохраняется связь документов — в структуре подчиненности видно всю цепочку от заказа до реализации, что упрощает анализ и поиск документов.

Аналогично счет создается из коммерческого предложения или сделки, если используются эти механизмы. Проверьте после автоматического заполнения ставки НДС и итоговую сумму — при частичной отгрузке или изменении состава заказа данные могли устареть.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, покупателя и соглашение
3. 3
   Добавьте товары на вкладке «Товары», проверьте цены и НДС
4. 4
   Сверьте итоговую сумму с согласованной
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату»
6. 6
   Отправьте PDF клиенту или распечатайте

Печать и отправка счета покупателю

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Счет на оплату». Стандартная печатная форма содержит реквизиты продавца и покупателя, номер и дату, таблицу товаров с суммами, итог с НДС, а также банковские реквизиты для оплаты. Реквизиты банка подтягиваются из карточки организации — убедитесь заранее, что там указан актуальный расчетный счет.

Из формы печати документ можно сохранить в PDF или сразу отправить по электронной почте, если в программе настроена учетная запись почты. Кнопка отправки находится в командной панели печатной формы. Подпись и печать на форме формируются автоматически, если в карточке организации загружены изображения подписей ответственных лиц и факсимиле.

Если стандартная форма не подходит — например, нужен логотип или дополнительные поля — макет можно изменить через механизм редактирования печатных форм, но эту работу лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить типовую конфигурацию.

Контроль оплаты и дальнейшие документы

После поступления денег банковская выписка загружается в программу (вручную или через обмен с банком), и счет в списке меняет состояние на «Оплачен» или «Оплачен частично». Это происходит автоматически, если платежное поручение корректно связано со счетом — обычно по контрагенту и сумме или по указанному в назначении платежа номеру счета.

Если оплата не отразилась, проверьте: загружена ли выписка за нужную дату, совпадает ли контрагент в платежке с контрагентом в счете, не завис ли документ оплаты в статусе «непроведен». Расхождение в копейках из-за комиссии банка также мешает автоматическому зачету полной суммы.

На основании оплаченного счета оформляется реализация товаров или акт оказания услуг — снова через «Создать на основании». Это сохраняет цепочку документов и корректно закрывает сделку в учете.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус счета в списке

Норма

После загрузки выписки — «Оплачен» или «Оплачен частично»

Тревожный признак

Статус не меняется, хотя деньги пришли — проверьте связь платежа со счетом

Печатная форма

Норма

Верные реквизиты организации, банка, НДС, итоговая сумма

Тревожный признак

Неверный расчетный счет или лишний НДС — исправьте карточку организации или строки

Структура подчиненности

Норма

Видна цепочка: счет → оплата → реализация

Тревожный признак

Документы не связаны — создавайте их «на основании», а не вручную

Типичные ошибки при выставлении счетов

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за невнимательности при заполнении. Ниже собраны ошибки, которые регулярно приводят к отклонению счетов покупателями или сбоям в учете.

Отдельная ситуация — редактирование уже отправленного счета. Технически документ можно перепровести с изменениями, но клиент уже держит в руках старую версию. Правильный порядок: согласовать изменение, переслать новую версию счета с тем же номером и явно указать, что предыдущая недействительна.

Часто задаваемые вопросы

Влияет ли счет на оплату на складские остатки и отчеты?

Нет. Счет на оплату не формирует движений по складу и не создает задолженность в бухгалтерском учете. Остатки изменятся только при оформлении реализации или при включенном резервировании товаров под заказ.

Можно ли выставить счет частичной оплатой или с этапами?

Да. В заказе покупателя и счете можно настроить этапы оплаты: предоплата в процентах, оплата по факту отгрузки и т.д. Программа будет контролировать каждый этап отдельно и показывать, какая часть суммы уже поступила.

Почему в печатной форме нет подписи и печати?

Изображения подписей и печати загружаются в карточку организации в разделе настроек печатных форм. Если они не заполнены, форма выводится без них — документ остается действительным, но некоторые контрагенты требуют подписанную версию.

Как аннулировать ошибочно выставленный счет?

Откройте счет и используйте команду отмены или пометки на удаление, если оплаты по нему не было. Если деньги уже поступили, счет не удаляют — оформляют возврат оплаты или зачет аванса на другой документ, чтобы сохранить корректную историю взаиморасчетов.

Можно ли отправить счет клиенту прямо из 1С по email?

Да, если в программе настроена учетная запись электронной почты (раздел «НСИ и администрирование» → настройки почты). После этого в печатной форме появится кнопка отправки, и счет уйдет клиенту вложением в PDF.