Как сформировать акт сверки в 1С: Торговля и склад

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какова итоговая задолженность. В 1С: Торговля и склад (редакция 7.7) акт сверки формируется через специальную обработку, а в более поздних конфигурациях на платформе 8 — через документ «Акт сверки взаиморасчетов» или отчет.

Главное условие корректной сверки — актуальные данные в базе: все накладные, счета-фактуры и платежные документы должны быть проведены. Если часть документов не проведена или введена задним числом без перепроведения, акт покажет искаженную картину, и контрагент найдет расхождения.

Ниже разобраны оба сценария: работа в классической «1С: Торговля и склад 7.7» и в конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8 (Управление торговлей), куда перешло большинство пользователей. Также рассмотрены проверка результата, типичные расхождения и порядок действий при ошибках.

Что нужно проверить перед формированием акта

Прежде чем формировать акт, убедитесь, что учетные данные в порядке. Проверьте, что все документы по контрагенту за нужный период проведены: реализации, поступления, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера. Непроведенные документы в сверку не попадут.

Особое внимание уделите документам, введенным задним числом. В 1С 7.7 после таких операций требуется восстановление последовательности проведения (меню «Операции» → «Управление оперативными итогами» или «Проведение документов»), иначе взаиморасчеты могут считаться некорректно.

Также уточните у контрагента, на какую дату и по какому договору нужна сверка. Если с партнером несколько договоров, сверку обычно делают либо по каждому договору отдельно, либо по контрагенту в целом — это нужно согласовать заранее, чтобы акты совпали.

Акт сверки в 1С: Торговля и склад 7.7

В классической конфигурации 7.7 акт сверки реализован как отчет. Откройте меню «Отчеты» и найдите пункт «Акт сверки взаиморасчетов» — в типовой поставке он находится в группе отчетов по взаиморасчетам. Если пункта нет, проверьте подменю «Дополнительные отчеты и обработки» или наличие внешней обработки в каталоге ExtForms.

В открывшейся форме укажите контрагента из справочника, период сверки (даты начала и окончания) и при необходимости конкретный договор. Нажмите кнопку «Сформировать» — программа построит табличный документ с перечнем операций и итоговым сальдо.

Готовый акт можно распечатать сразу или сохранить в файл через «Файл» → «Сохранить как» (форматы MXL, Excel). Перед отправкой контрагенту сверьте итоговое сальдо с отчетом «Ведомость по контрагентам» — цифры должны совпадать.

1. 1
   Откройте меню «Отчеты» → «Акт сверки взаиморасчетов»
2. 2
   Выберите контрагента и при необходимости договор
3. 3
   Укажите период сверки (даты начала и окончания)
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с ведомостью по контрагенту
6. 6
   Распечатайте акт или сохраните его в файл

Акт сверки в конфигурациях на платформе 1С 8

В «1С: Управление торговлей» (редакции 10 и 11) акт сверки оформляется документом. Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки» для сверки с поставщиком) → «Акты сверки взаиморасчетов» и создайте новый документ. Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки.

Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» — табличная часть заполнится оборотами: отгрузками, поступлениями и оплатами. Проверьте корректность заполнения и проведите документ. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов».

Полезная возможность документа — фиксация расхождений. После получения подписанного акта от контрагента можно ввести его данные на соответствующей вкладке: программа покажет разницу между вашими данными и данными партнера, что упрощает поиск спорных операций.

Как проверить результат и найти расхождения

Первый контроль — сопоставление итогового сальдо акта с отчетом по взаиморасчетам. В 7.7 это «Ведомость по контрагентам», в УТ 11 — отчет «Ведомость расчетов с партнерами». Сальдо на конец периода должно совпадать до копейки.

Если контрагент вернул акт с расхождениями, ищите причину по типовым направлениям: неотраженная в вашей базе оплата, разница в датах отгрузки (вы провели накладную одним числом, покупатель — другим), возвраты и корректировки, разнесение платежа не на тот договор.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо акта

Норма

Совпадает с ведомостью по взаиморасчетам на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведенные документы или ручные операции

Начальное сальдо периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Разрыв с прошлым актом — данные задним числом изменены

Состав операций

Норма

Все накладные и платежи за период присутствуют

Тревожный признак

Документы отсутствуют — проверьте договор и период отбора

Типичные ошибки при формировании акта

Самая частая проблема — неправильно выбранный договор. Если платежи разносятся на один договор, а отгрузки оформляются по другому, акт по конкретному договору покажет искусственную задолженность. В такой ситуации формируйте сверку по контрагенту в целом или перераспределите документы.

Вторая типовая ошибка — сверка в разрыве последовательности в 7.7. После ввода документов задним числом итоги становятся недостоверными, и акт формируется с неверными суммами. Признак — расхождение акта с карточкой контрагента при визуально полных данных.

Когда акт сверки лучше заменить или дополнить

Для оперативной проверки, не требующей подписи, удобнее отчеты: «Ведомость по контрагентам» в 7.7 или «Ведомость расчетов с партнерами» в УТ. Они строятся быстрее и позволяют детализировать данные до конкретных документов двойным щелчком.

Если типовой печатной формы не хватает (нужна подпись по доверенности, дополнительные колонки, иной шаблон), в 7.7 используются внешние печатные формы, в УТ 11 — механизм «Дополнительные отчеты и обработки» из раздела «Администрирование». Разработку нестандартной формы поручите специалисту по 1С, чтобы не нарушить типовую конфигурацию.

Сравнение вариантов

Отчет «Акт сверки» в 1С 7.7

Быстрый способ для старой конфигурации; не фиксирует расхождения контрагента и не хранится в базе как документ

Документ «Акт сверки» в УТ 11

Хранится в базе, позволяет ввести данные контрагента и увидеть разницу; требует проведения и заполнения табличной части

Ведомость по взаиморасчетам

Подходит для внутренней оперативной проверки без подписи; не является официальным документом для контрагента

Частые вопросы

Почему акт сверки пустой, хотя документы по контрагенту есть?

Чаще всего причина в неверно выбранном договоре или организации: отбор в акте строгий, и документы, оформленные на другой договор, не попадут в выборку. Также проверьте, что документы проведены и попадают в указанный период, а в 7.7 — что восстановлена последовательность проведения.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

В типовой поставке акт формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используют внешние обработки группового формирования или отчет по взаиморасчетам со всеми партнерами, однако официальный акт для подписи каждому контрагенту оформляется отдельно.

Контрагент прислал акт с расхождениями — что делать?

Сравните построчно его данные с вашими: ищите отсутствующие оплаты, разницу в датах документов, возвраты и корректировки. В УТ 11 данные контрагента можно внести прямо в документ акта — программа автоматически покажет спорные строки.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным документом, но подписанный обеими сторонами акт признается судом доказательством состояния расчетов и может прерывать срок исковой давности. Для этого на акте должны быть подписи уполномоченных лиц и печати сторон.

Как выгрузить акт сверки в Excel или PDF?

В 7.7 сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата. В конфигурациях на платформе 8 печатную форму можно сохранить через кнопку сохранения в командной панели табличного документа — доступны MXL, Excel и PDF.