Торговля и Склад · 10 мин
Как создать заказ поставщику в 1С
Подробная инструкция по созданию заказа поставщику в 1С: Управление торговлей и ERP: заполнение документа, статусы, контроль оплаты и поступления, типичные ошибки.
Документ «Заказ поставщику» фиксирует потребность компании в товарах или услугах и служит основой для последующих операций: поступления, оплаты и контроля исполнения обязательств контрагентом. Без заказа цепочка закупок в 1С теряет прозрачность: невозможно отследить, что заказано, что уже пришло на склад и за что ещё предстоит заплатить.
Порядок работы с документом практически одинаков в конфигурациях «1С: Управление торговлей 11», «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Комплексная автоматизация». В «1С: Бухгалтерии» заказ поставщику в полноценном виде отсутствует — там закупка оформляется сразу документом поступления, поэтому дальнейшая инструкция ориентирована на торговые конфигурации.
Перед созданием заказа убедитесь, что в справочниках заведены контрагент-поставщик, договор с ним, соглашение об условиях закупок (если используется) и номенклатура с указанием цен. Отсутствие этих данных не блокирует документ полностью, но приведёт к ручному вводу цен и условий, а значит — к ошибкам и расхождениям при сверке.
Где находится документ и какие права нужны
Журнал заказов поставщикам открывается через раздел «Закупки» (в некоторых конфигурациях — «Закупки и продажи») → «Заказы поставщикам». Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройки: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» должна быть включена функциональная опция «Заказы поставщикам». Без неё документ скрыт из интерфейса.
Для создания и проведения заказа пользователю нужны права на документы закупок. Обычно это входит в профиль «Менеджер по закупкам» или «Супервайзер торговых операций». Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору 1С — самостоятельно менять права в рабочей базе не следует.
Заполнение шапки документа
Нажмите «Создать» в журнале заказов. В шапке документа последовательно заполните ключевые поля: поставщик (контрагент), организация от вашего лица, соглашение с поставщиком и договор. Соглашение подтягивает условия автоматически: валюту, налогообложение, порядок оплаты, склад и цены поставщика, если они зарегистрированы.
Укажите склад поступления — от него зависит, на какой склад программа предложит оформить приходный ордер и где будет зарезервирован товар. Поле «Желаемая дата поступления» не является обязательным, но его заполнение позволяет контролировать сроки поставки и выявлять просроченные заказы через отчёты.
Обратите внимание на поле «Операция» или «Хозяйственная операция»: типовые варианты — «Закупка у поставщика», «Приём на комиссию», «Закупка по импорту». От выбранной операции зависят проводки, порядок учёта НДС и доступные статусы документа. Для стандартной закупки товаров за свой счёт выбирайте «Закупка у поставщика».
Заполнение табличной части товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подобрать товары» (множественный выбор из номенклатуры с остатками и ценами). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если по соглашению зарегистрированы цены поставщика, они подставятся автоматически; иначе цену вводят вручную.
Удобный способ — заполнение по потребностям: кнопка «Заполнить» → «По потребностям» или создание заказа на основании документа «Заказ клиента», «Внутреннее потребление» или «Обеспечение потребностей». Программа рассчитает дефицит по складу и предложит количество к закупке. Это снижает риск ручных ошибок и избыточных закупок.
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
- 2Выберите поставщика, организацию, соглашение и договор
- 3Укажите склад поступления и желаемую дату поставки
- 4Добавьте товары: вручную, подбором или по потребностям
- 5Проверьте цены, ставки НДС и итоговую сумму документа
- 6Установите статус «К поступлению» и проведите документ
- 7Распечатайте или выгрузите заказ для отправки поставщику
Статусы заказа и их роль в контроле
Статус определяет, на каком этапе находится заказ и какие документы можно создавать на его основании. Типовые статусы: «Не согласован», «Согласован», «Подтвержден», «К поступлению», «Закрыт». Набор статусов зависит от настроек соглашения и функциональных опций — в простых схемах используются два-три статуса.
Практическое правило: поступление товаров по заказу оформляется только в статусе, допускающем поступление (обычно «К поступлению»). Если при попытке создать поступление программа сообщает, что заказ не готов, проверьте статус и переведите документ дальше по цепочке. Статус «Закрыт» устанавливается, когда заказ полностью исполнен или отменён — по строкам можно закрывать частично, например, если поставщик не смог отгрузить часть позиций.
Какой статус установить
Поступление и оплата на основании заказа
Когда товар приехал на склад, создайте документ «Поступление товаров и услуг» на основании заказа: кнопка «Создать на основании» прямо из формы заказа. Программа перенесёт номенклатуру, количество и цены из заказа — останется сверить фактические данные с накладной поставщика и при необходимости скорректировать количество.
Оплата оформляется документами «Списание безналичных денежных средств» или «Расходный кассовый ордер», также возможны на основании заказа. Если в соглашении включён контроль задолженности по этапам оплаты, программа покажет график: предоплата, оплата после поступления и даты каждого этапа. Суммы оплаты и поступления связываются с заказом, что позволяет видеть расчёты по каждому заказу отдельно.
Контроль исполнения удобно вести через отчёты: «Состояние исполнения заказов поставщикам», «Анализ причин отмены заказов», «Расчёты с поставщиками». Они показывают, сколько заказано, сколько поступило, сколько оплачено и какие заказы просрочены.
Как проверить результат
Документ проведён, статус соответствует этапу, сумма совпадает с расчётом
Документ в статусе черновика, не проведён или сумма отличается от счёта поставщика
В отчёте «Состояние исполнения» видны количество заказано/поступило по строкам
Поступление создано без заказа — строки не связаны, контроль невозможен
После оплаты долг по заказу уменьшился на сумму платежа
Оплата не зачлась на заказ — проверьте объект расчётов в платёжном документе
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение цен в заказе и в накладной поставщика. Она возникает, когда цены вводятся вручную без регистрации цен поставщика. Решение: фиксируйте цены документом «Регистрация цен поставщика» или в соглашении, тогда заказ подтянет актуальные значения.
Вторая типичная ошибка — создание поступления мимо заказа, напрямую из журнала. Тогда заказ остаётся «висеть» неисполненным, искажая отчёты по обеспечению и расчётам. Договоритесь внутри компании о правиле: поступление всегда создаётся на основании заказа, а ручное создание допускается только для разовых мелких закупок без заказа.
Третья группа ошибок связана с НДС: неверная ставка в строке или несоответствие налогообложения в шапке условиям договора. Проверяйте поле «Налогообложение» до проведения — после создания поступления исправлять ставки придётся уже в нескольких документах.
Отправка заказа поставщику и печатные формы
Из формы документа доступна печать заказа: кнопка «Печать» → «Заказ поставщику». Макет содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу товаров с ценами и суммами, итоги и НДС. Если типовая форма не подходит, её можно доработать через механизм внешних печатных форм — это задача для специалиста по 1С.
Отправить заказ контрагенту можно через ЭДО, если с поставщиком настроен обмен электронными документами, либо выгрузив печатную форму в PDF и отправив по электронной почте вне программы. Многие поставщики работают в 1С и могут загрузить заказ из файла — уточните у контрагента предпочтительный формат обмена.
FAQ по заказам поставщикам в 1С
Можно ли создать заказ поставщику в 1С: Бухгалтерии?
В типовой «1С: Бухгалтерии» полноценного документа «Заказ поставщику» нет — закупка оформляется сразу поступлением товаров и услуг. Если нужен контроль заказов, используйте торговые конфигурации (УТ, КА, ERP) или ведите заказы во внешнем учёте.
Как изменить заказ, по которому уже было частичное поступление?
Откройте заказ и отредактируйте только непоставленные строки: количество по полученным позициям программа не даст уменьшить ниже уже поступившего. Если нужно отменить остаток, используйте команду закрытия заказа с указанием причины по строкам.
Почему поступление не создаётся на основании заказа?
Чаще всего причина в статусе: заказ должен быть в статусе, допускающем поступление (например, «К поступлению»). Также проверьте, не закрыт ли заказ полностью и совпадают ли организация и склад в создаваемом поступлении с заказом.
Как учесть предоплату по заказу?
Создайте платёжный документ на основании заказа — тогда аванс привяжется к нему как к объекту расчётов. При поступлении программа автоматически зачтёт предоплату, если в соглашении настроен соответствующий порядок расчётов.
Можно ли зарезервировать товар на складе под заказ поставщику?
Резервирование работает в обратную сторону: под заказы клиентов резервируются остатки и будущие поступления по заказам поставщикам. Сам заказ поставщику формирует ожидаемое поступление, которое участвует в расчёте обеспечения потребностей, если включён соответствующий механизм.
Что делать, если поставщик привёз товар по другим ценам?
Цены фиксируются в документе поступления — именно они попадут в учёт. В заказе можно скорректировать цены для истории или оставить как есть и зафиксировать расхождение. Для систематического учёта актуальных цен регистрируйте новые цены поставщика на основании поступления.
Что важно запомнить
Заказ поставщику создаётся в разделе «Закупки», заполняется поставщиком, соглашением, складом и таблицей товаров, после чего проводится в статусе «К поступлению». Все последующие документы — поступление и оплату — создавайте на основании заказа, чтобы сохранить контроль исполнения и корректные расчёты с поставщиком.