Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С создать требование-накладную для списания материалов
Пошаговая инструкция: как создать требование-накладную в 1С для списания материалов в производство, на расходы и хознужды. Заполнение, проводки, проверка результата.
Требование-накладная — стандартный документ 1С, которым оформляют передачу материалов со склада в производство, на хозяйственные нужды или списание на расходы. Документ есть практически во всех учётных конфигурациях: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление нашей фирмой». Ниже разобран порядок создания на примере «1С:Бухгалтерии 8.3» — в других конфигурациях логика аналогична, отличается только расположение команд в меню.
Документ одновременно решает две задачи: количественно уменьшает остаток материалов на складе и относит их стоимость на счёт затрат — 20, 23, 25, 26, 44 или другой, который укажет бухгалтер. Именно правильный счёт затрат и аналитика (подразделение, номенклатурная группа, статья затрат) определяют, корректно ли закроется месяц и сформируется себестоимость.
Перед созданием требования-накладной убедитесь, что списываемые позиции заведены в справочнике «Номенклатура» с типом «Материалы» и на складе есть достаточный остаток. Если остатка нет, документ при проведении сформирует отрицательный остаток, что приведёт к ошибкам при закрытии месяца.
Где находится документ «Требование-накладная»
В «1С:Бухгалтерии 8.3» журнал требований-накладных доступен сразу из двух разделов: «Склад → Требования-накладные» и «Производство → Требования-накладные». Это один и тот же журнал, просто продублированный для удобства складских и производственных работников.
В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» документ называется аналогично и находится в разделе «Производство» либо «Склад и доставка», в зависимости от настроек функциональности. В «1С:Управление нашей фирмой» аналогичную роль часто выполняет документ «Перемещение запасов» или «Сборка запасов», но требование-накладная там тоже присутствует.
Если пункта меню нет, проверьте настройки функциональности: «Администрирование → Настройка программы → Функциональность» — должны быть включены разделы учёта материалов и производства. Также у пользователя должны быть права на создание складских документов.
Создание и заполнение шапки документа
Нажмите «Создать» в журнале требований-накладных. В шапке документа заполняются организация, склад списания и дата. Дата должна попадать в период, когда материалы фактически переданы в работу — от неё зависит, в каком месяце стоимость попадёт в расходы.
Склад выбирается из справочника складов. Если в программе ведётся учёт по нескольким складам, важно указать именно тот, где числится остаток: иначе документ спишет материал «в минус» по одному складу, хотя физически он лежит на другом.
- 1Откройте «Склад → Требования-накладные» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте позиции и количество
- 4На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт, подразделение и аналитику
- 5Нажмите «Провести» и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
Заполнение табличной части «Материалы»
На вкладке «Материалы» добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки указываются номенклатура, количество и счёт учёта — обычно 10.01 «Сырьё и материалы» или 10.09 для инвентаря. Счёт учёта подставляется автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры, но его можно изменить вручную.
Удобный приём — кнопка «Подбор»: открывается окно с остатками склада, где видно фактическое количество каждой позиции. Это снижает риск списать больше, чем числится на складе.
Если списывается большой перечень по инвентаризации или по производственному заданию, используйте заполнение документа на основании другого документа — например, через «Создать на основании» из отчёта остатков или из заказа. В «1С:Бухгалтерии» также доступна загрузка табличной части из файла Excel через внешние обработки.
Вкладка «Счёт затрат»: самое ответственное место
На вкладке «Счёт затрат» определяется, куда уйдёт стоимость материалов. Типовые варианты: счёт 20 «Основное производство» — при передаче сырья в производство; 25 и 26 — общепроизводственные и общехозяйственные расходы; 44 — расходы на продажу; 91.02 — прочие расходы, например при порче и недостачах.
Вместе со счётом обязательно заполняется аналитика: подразделение затрат, номенклатурная группа (для счёта 20) и статья затрат. Статья затрат должна иметь правильный вид расхода для налогового учёта — от этого зависит, попадёт ли сумма в прямые или косвенные расходы при расчёте налога на прибыль.
Списание на производство
При передаче сырья в производство выберите счёт 20, укажите подразделение-цех и номенклатурную группу выпускаемой продукции. Если материалы списываются под конкретный выпуск, позже они попадут в себестоимость именно этой продукции через «Отчёт производства за смену» или «Оказание производственных услуг».
Списание на хозяйственные нужды и порчу
Канцтовары, уборочный инвентарь, материалы на ремонт офиса списывают на 26 или 44 счёт. Испорченные и просроченные материалы — на 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим решением комиссии: на виновное лицо (73) или на прочие расходы (91.02). Для таких списаний обычно требуется акт и приказ руководителя.
Проведение и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа спишет материалы по методу оценки, заданному в учётной политике — по средней стоимости или ФИФО. Себестоимость рассчитывается автоматически, вручную суммы в документе не редактируются.
Проверьте результат через кнопку «Дт/Кт»: должна сформироваться проводка вида Дт 20 (26, 44 и т.д.) — Кт 10.01 на сумму списания. Дополнительно откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 по нужному складу — остаток должен уменьшиться на списанное количество и сумму.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 10, сумма заполнена
Проводок нет или счёт затрат пустой
Остаток уменьшился, нет минусов
Появилось отрицательное количество или сумма
Сумма попала в нужное подразделение и статью
Затраты зависли на неверной аналитике
Частые ошибки при оформлении
Самая распространённая ошибка — списание при отсутствии остатка. Программа проведёт документ, но на складе образуется «минус», а себестоимость спишется некорректно. Решение: сначала оприходуйте или найдите непроведённое поступление, затем перепроведите требование-накладную.
Вторая типовая проблема — неверная статья затрат. Если в статье указан вид расхода, не принимаемый для налогового учёта, сумма не попадёт в расходы по налогу на прибыль, и возникнут постоянные разницы. Сверяйте настройки статьи с учётной политикой.
Альтернативы требованию-накладной
Не всякое списание оформляется именно требованием-накладной. Передача материалов между складами — это «Перемещение товаров», возврат поставщику — «Возврат товаров поставщику», реализация излишков — документ «Реализация». Списание по результатам инвентаризации в некоторых конфигурациях оформляется прямо из документа «Инвентаризация товаров».
Какой документ выбрать
Передача материалов в производство или на расходы организации. Не подходит для движения между складами
Движение между складами или подразделениями без списания в расходы
Списание по факту недостачи и порчи по результатам инвентаризации
Что важно запомнить
Требование-накладная создаётся из раздела «Склад» или «Производство»: заполните склад, материалы и счёт затрат с аналитикой, проведите и сверьте проводки Дт затрат — Кт 10. Контролируйте остатки до списания и согласуйте счёт затрат с бухгалтерией.
Частые вопросы
Можно ли создать требование-накладную на основании другого документа?
Да. В «1С:Бухгалтерии» документ создаётся на основании поступления или вводится через «Подбор» с остатков. В производственных конфигурациях требование-накладную часто формируют на основании заказа на производство — тогда перечень материалов заполняется автоматически по спецификации.
Почему документ не проводится и выдаёт ошибку об остатках?
Контроль остатков запрещает списание больше, чем числится на складе. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату документа: возможно, поступление не проведено, проведено позже даты списания или заведено на другой склад. После исправления перепроведите требование-накладную.
Как исправить уже проведённую требование-накладную?
Если период открыт — откройте документ, измените данные и перепроведите. Если месяц закрыт, исправление меняет себестоимость и налоги: согласуйте с бухгалтером, после правки потребуется повторное закрытие месяца. Альтернатива — сторнирующий документ текущей датой.
Чем требование-накладная отличается от документа «Списание товаров»?
Требование-накладная передаёт материалы в затраты с указанием счёта затрат и аналитики — это плановый расход на производство или хознужды. «Списание товаров» применяется для недостач, порчи и инвентаризационных расхождений, где основанием служит акт.
Нужно ли распечатывать требование-накладную?
Унифицированная форма М-11 не обязательна, но внутренний документ на передачу материалов обычно требуется учётной политикой. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» в документе; подписывают её материально ответственные лица — отпустивший и получивший.