Как в 1С создать коммерческое предложение на основании заказа

Связка «заказ клиента → коммерческое предложение» встречается в двух сценариях. Первый — менеджер получил заказ в произвольной форме (письмо, спецификация из почты) и хочет быстро оформить по нему красивое КП для согласования цен и скидок. Второй — заказ уже введён в базу, но клиент просит официальное предложение с теми же позициями, чтобы провести закупку у себя. В обоих случаях вручную перебивать номенклатуру не нужно: в типовых конфигурациях 1С документы можно вводить на основании друг друга, и состав переносится автоматически.

Механизм ввода на основании работает в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2», «1С:ERP» и ряде отраслевых решений. Точные названия команд зависят от конфигурации и релиза, но логика везде одинакова: открываете документ-основание, выбираете команду создания связанного документа, проверяете перенесённые данные и сохраняете результат. Ниже разобран порядок действий, проверки и типичные ошибки.

Что проверить перед созданием КП на основании заказа

Документ «Коммерческое предложение клиенту» должен быть включён в функциональности конфигурации. В УТ 11 и КА 2 это делается в разделе «Настройки и справочники» → «Настройка разделов и документов» → «Продажи», где включается опция использования коммерческих предложений. Если команда «Создать на основании» не показывает нужный документ, первым делом проверьте эту настройку и права пользователя.

Второе условие — сам заказ должен быть корректно заполнен: указан клиент, соглашение или условия продаж, табличная часть содержит товары с ценами. Если в заказе есть строки без цен или с незаполненной номенклатурой, они перенесутся в КП вместе с проблемами. Проще сначала привести заказ в порядок, чем исправлять два документа.

Также убедитесь, что заказ находится в рабочем статусе. В некоторых конфигурациях ввод на основании доступен только для проведённых документов, а из заказов в состоянии «Отменён» связанные документы не создаются.

Пошаговое создание коммерческого предложения из заказа

Базовый сценарий занимает пару минут и не требует программирования. Все действия выполняются в пользовательском режиме.

1. 1
   Откройте журнал «Заказы клиентов» и найдите нужный заказ
2. 2
   Откройте заказ и нажмите кнопку «Создать на основании» на панели документа
3. 3
   В списке выберите «Коммерческое предложение клиенту»
4. 4
   Проверьте перенесённые данные: клиента, табличную часть, цены и скидки
5. 5
   Заполните недостающие поля КП: срок действия, условия поставки, контактное лицо
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

После выбора команды программа создаёт новый документ с уже заполненными полями. Не спешите сразу проводить его: сначала сверьте состав. Если заказ содержал служебные строки (например, услуги доставки, которые не должны попадать в предложение), удалите их из КП — на исходный заказ это никак не повлияет.

Обратите внимание на поле «Срок действия» коммерческого предложения. Оно определяет, до какой даты клиент вправе согласовать условия, и выводится в печатную форму. Если срок не заполнить, часть печатных макетов покажет пустое место, что выглядит небрежно.

Как переносятся цены, скидки и состав

При вводе на основании в КП копируются номенклатура, количество, цены и скидки из заказа. Это удобно, когда предложение формируется «по факту» уже согласованных условий. Однако есть нюанс: если со времени создания заказа изменились цены поставщика или вид цен клиента, в КП останутся старые значения. Для предложения, которое должно отражать текущие условия, цены лучше перезаполнить.

В типовых конфигурациях для этого есть команда «Заполнить цены» в табличной части документа — она подтягивает актуальные значения по виду цен, указанному в соглашении с клиентом. После перезаполнения ручные скидки могут сброситься, поэтому сначала обновляйте цены, а уже потом корректируйте скидки.

Если в заказе использовались автоматические скидки по программе лояльности, в КП они могут рассчитаться заново при проведении. Сравните итоговую сумму предложения с суммой заказа — расхождения чаще всего объясняются именно пересчётом скидок, а не ошибкой переноса.

Печатная форма и отправка клиенту

Стандартная печатная форма КП вызывается кнопкой «Печать» в документе. В типовой поставке обычно доступен макет «Коммерческое предложение» с шапкой, таблицей товаров, итогами и условиями. Если нужен фирменный бланк с логотипом и реквизитами, проверьте, что в карточке организации заполнены все данные и загружены изображения логотипа и подписи.

Для отправки клиенту документ удобно сохранить в PDF: в форме печати есть команда сохранения, а в ряде конфигураций доступна прямая отправка по электронной почте через встроенный почтовый клиент. Перед отправкой откройте получившийся файл и убедитесь, что таблица не «разъехалась» на лишние страницы и итоговая сумма совпадает с документом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав КП

Норма

Все нужные позиции заказа присутствуют, лишних нет

Тревожный признак

Строки потеряны или продублированы

Итоговая сумма

Норма

Совпадает с ожидаемой с учётом скидок

Тревожный признак

Сумма отличается — проверьте пересчёт скидок и цены

Печатная форма

Норма

Заполнены клиент, дата, срок действия, итоги

Тревожный признак

Пустые поля, обрезанная таблица

Связь документов

Норма

В структуре подчинённости видны заказ и КП

Тревожный признак

КП создан новым документом без связи

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с правами. Если менеджер видит заказы, но не может создать КП, причина почти всегда в профиле доступа: у роли нет прав на добавление документа «Коммерческое предложение клиенту». Это настраивается администратором через профили групп доступа, самостоятельно пользователь проблему не решит.

Альтернативные способы и когда они нужны

Ввод на основании — не единственный путь. Если заказа в системе ещё нет, а есть только спецификация из письма, быстрее создать КП напрямую и загрузить товары из файла Excel через команду «Заполнить из внешнего файла» в табличной части. Обратная связка тоже работает: из согласованного коммерческого предложения можно создать заказ клиента, и тогда КП станет основанием.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Заказ уже введён и согласован, нужно официальное предложение с теми же позициямиСоздавайте КП на основании заказа — состав перенесётся автоматически

Заказа нет, есть только заявка из письма или файлаСоздайте КП вручную и загрузите товары из внешнего файла

Цены в заказе устарелиПосле переноса выполните «Заполнить цены» по актуальному виду цен, затем верните скидки

Клиент согласовал КП и просит оформить заказСоздайте заказ на основании коммерческого предложения — связь сохранится

В некоторых компаниях коммерческие предложения вообще не используют, а печатают сам заказ с макетом «под предложение». Это допустимо, но ломает аналитику: статусы согласования, историю версий предложений и отчёты по воронке продаж вести по заказам неудобно. Если продажи проходят этап согласования условий, документ КП лучше задействовать полноценно.

Частые вопросы

Почему в списке «Создать на основании» нет коммерческого предложения?

Чаще всего документ отключён в настройках функциональности раздела «Продажи» или у пользователя нет прав на его добавление. Проверьте оба условия: включённую опцию в настройках и профиль доступа. Если заказ не проведён или отменён, команда также может быть недоступна.

Изменится ли заказ, если я поменяю состав коммерческого предложения?

Нет. Связь «основание — подчинённый документ» фиксирует только происхождение документа. Редактирование КП не затрагивает заказ, и наоборот. Если нужно синхронизировать изменения, корректируйте оба документа вручную или создайте новую версию КП.

Можно ли создать несколько КП на основании одного заказа?

Да, ограничений на количество связанных документов в типовых конфигурациях нет. Все они будут видны в структуре подчинённости заказа. Чтобы не запутаться в версиях, используйте комментарии или статусы предложений.

Как отправить КП клиенту прямо из 1С?

Если в программе настроена учётная запись электронной почты, в форме документа доступна команда отправки: печатная форма автоматически сохраняется в PDF или Excel и прикрепляется к письму. Без настроенной почты сохраните файл вручную и отправьте обычным способом.

Переносятся ли в КП характеристики и серии номенклатуры?

Характеристики переносятся, так как влияют на цену и состав предложения. Серии, как правило, не копируются: они относятся к складскому учёту и резервированию, а не к предложению клиенту. Если серия принципиальна, укажите её в комментарии к строке.