Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С сформировать остатки по складу
Как сформировать остатки по складу в 1С: отчёты «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам», настройка отборов, проверка расхождений и типичные ошибки.
Остатки по складу в 1С формируются штатными отчётами, без программирования и дополнительных обработок. В большинстве конфигураций — Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой — используется отчёт «Остатки товаров на складах» (в УНФ — «Запасы на складах»), а для количественно-суммового учёта — «Ведомость по товарам на складах».
Перед формированием важно понимать, какие именно остатки нужны: фактические (что числится на складе), доступные (с учётом резервов под заказы), в разрезе характеристик, серий или организаций. От этого зависит выбор отчёта и настройка варианта. Ошибка на этом этапе — самая частая причина «неправильных» цифр.
Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройка отборов, расшифровка показателей, проверка результата и действия при расхождениях с фактическим наличием. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии.
Где находится отчёт по остаткам в разных конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP отчёт расположен в разделе «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки товаров на складах». Альтернативный путь — «Закупки» → «Отчёты по закупкам». В 1С:Управление нашей фирмой нужный отчёт называется «Запасы» и находится в разделе «Закупки» или «Склад».
В 1С:Бухгалтерии 8 остатки товаров смотрят через стандартные бухгалтерские отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (счёт 41 «Товары» или 10 «Материалы») с отбором по складу в настройках. Это даёт суммовые и количественные остатки в разрезе бухгалтерского учёта, что отличается от оперативного складского учёта в торговых конфигурациях.
Если отчёта нет в меню, проверьте права пользователя: роль «Чтение остатков товаров» или полные права на раздел склада. Также убедитесь, что в настройках функциональности включён складской учёт («НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка»).
Формирование отчёта «Остатки товаров на складах»
Откройте отчёт и задайте период. Для остатков достаточно указать одну дату — отчёт покажет состояние на её конец. Если оставить поле пустым, остатки сформируются на текущий момент, что обычно и требуется для оперативной работы.
На закладке «Отбор» добавьте условие «Склад → Равно → нужный склад». Если складов несколько и нужен свод по всем, отбор не ставьте, а в настройках структуры включите группировку «Склад». Дополнительно можно отобрать по номенклатуре, группе товаров, поставщику или свойствам.
Нажмите «Сформировать». Результат — таблица с колонками «Начальный остаток», «Приход», «Расход», «Конечный остаток» (в варианте «Остатки и обороты») или просто количество на складе. Двойной щелчок по строке или кнопка «Расшифровать» открывает детализацию до документов движения.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки товаров на складах»
- 2Укажите дату, на которую нужны остатки, или оставьте пустым для текущего момента
- 3На закладке «Отбор» задайте склад и при необходимости номенклатуру или группу товаров
- 4В «Настройках» проверьте группировки: склад, номенклатура, характеристика, серия
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество и сумму по складу
- 6Сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не настраивать заново
Настройка вариантов: количество, суммы, характеристики и серии
Через кнопку «Настройки» отчёт перестраивается под задачу. Основные параметры: единицы измерения (базовые или упаковки), показ суммы (в валюте управленческого или регламентированного учёта), детализация по характеристикам номенклатуры и сериям. Если на предприятии не ведётся учёт по характеристикам, соответствующая группировка будет пустой — это нормально.
Для суммовых остатков в УТ 11 удобнее отчёт «Ведомость по товарам на складах»: он показывает количество и себестоимость с движениями за период. Учтите, что сумма себестоимости корректна только после выполнения регламентного расчёта себестоимости за месяц. До закрытия месяца суммы могут быть предварительными.
Если нужны остатки с учётом резервов под заказы клиентов, используйте отчёт «Доступность товаров» или колонку «Доступно» в рабочем месте подбора. Разница «В наличии минус В резерве» показывает, сколько реально можно отгрузить, не срывая уже принятые заказы.
Какой отчёт выбрать
Быстрый срез количества на дату. Подходит для ежедневного контроля и сверки с фактом. Суммы предварительные.
Количество и себестоимость с приходом-расходом за период. Нужна для анализа движений и стоимости запасов.
Остатки с учётом резервов и ожидаемых поступлений. Используется менеджерами при оформлении заказов.
Остатки в разрезе бухгалтерского учёта по счетам 10/41. Нужна для сверки склада с бухучётом.
Остатки в 1С:Бухгалтерии через оборотно-сальдовую ведомость
В бухгалтерской конфигурации откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 41.01 «Товары на складах» (или 10.01 для материалов) и период. В настройках на закладке «Отбор» добавьте условие по субконто «Склады». Включите показатели «Количество», если нужны штуки, а не только рубли.
Группировка по субконто «Номенклатура» и «Склады» даёт таблицу, аналогичную складскому отчёту. Учтите принципиальное ограничение: бухгалтерские остатки отражают только проведённые бухгалтерские документы и не знают о резервах, заказах и ордерном складе. Для управленческой картины в торговой компании бухгалтерская ОСВ — вспомогательный инструмент.
Проверка результата и сверка с фактическим наличием
Сформированный отчёт имеет смысл только при актуальных данных. Проверьте, что все приходные и расходные накладные, перемещения и сборки за интересующий период проведены. Непроведённые и помеченные на удаление документы в остатки не попадают — это частая причина «пропавшего» товара.
Для сверки с фактом используйте документ «Пересчёт товаров» (инвентаризация): он автоматически заполняется учётными остатками на дату, после чего вносятся фактические количества. Расхождения оформляются документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».
Контрольный признак корректности: итог по складу в отчёте «Остатки» совпадает с итогом в «Ведомости по товарам» на ту же дату, а отрицательных остатков нет. Минус по строке почти всегда означает, что расходный документ проведён раньше приходного или приход вообще не оформлен.
Как проверить результат
Совпадает в отчётах «Остатки» и «Ведомость» на одну дату
Цифры различаются — проверьте дату, отборы и проведённость документов
Минусовых строк нет
Есть минусы — расход проведён без прихода или задним числом
Заполнена после расчёта себестоимости за месяц
Нулевые или пустые суммы при ненулевом количестве
Расшифровка показывает логичную цепочку приходов и расходов
В расшифровке непроведённые документы или пропуски в движениях
Типичные ошибки и расхождения
Самая распространённая проблема — отрицательные остатки. Причины: отгрузка оформлена до поступления, приходный документ не проведён, либо товар списан не с того склада. Лечится восстановлением последовательности: найдите первый расход без прихода через расшифровку и оформите недостающий документ.
Вторая группа ошибок — расхождение управленческого и бухгалтерского учёта. В УТ/ERP это нормально в пределах незакрытого месяца и разницы методик оценки. Но постоянная большая дельта указывает на документы, проведённые только в одном контуре, или на ручные операции в обход складских документов.
Третья типичная ситуация — «отчёт пустой». Проверьте отборы: часто остаётся старый фильтр по номенклатуре или организации, сохранённый в варианте. Сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки» и сформируйте заново.
Когда стандартного отчёта недостаточно
Если нужны нестандартные разрезы — например, остатки по срокам годности серий, по ячейкам адресного склада или по состоянию обеспечения заказов — используйте специализированные отчёты: «Сроки годности товаров на складах», «Остатки по ячейкам» (при включённом адресном хранении), «Состояние обеспечения заказов».
Для регулярной выгрузки остатков во внешние системы (сайт, маркетплейсы, WMS) отчёты не подходят — используются типовые механизмы обмена, планы обмена или REST-интерфейсы. Ручная выгрузка в Excel из отчёта допустима как разовое действие, но не как регламентный процесс: велика вероятность рассинхронизации.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Остатки по складу формируются отчётом «Остатки товаров на складах» с отбором по складу и дате; суммы корректны только после расчёта себестоимости. Резервы смотрите в «Доступности товаров», бухгалтерские остатки — в ОСВ по счёту. Отрицательные остатки и расхождения с фактом устраняются документами, а не ручными правками.
Частые вопросы
Почему отчёт по остаткам пустой, хотя товар на складе есть?
Чаще всего мешает сохранённый отбор: старый фильтр по номенклатуре, организации или складу, оставшийся в варианте отчёта. Нажмите «Настройки» → «Стандартные настройки» и сформируйте заново. Также проверьте, что складские документы проведены, а у пользователя есть права на чтение данных склада.
Как посмотреть остатки на прошлую дату?
Укажите нужную дату в поле периода отчёта — остатки рассчитаются на её конец. Учтите, что если после этой даты документы перепроводились задним числом, цифры могут отличаться от тех, что были видны тогда. Для аудита используйте сохранённые печатные формы инвентаризаций.
Чем «В наличии» отличается от «Доступно»?
«В наличии» — физический остаток по складским документам. «Доступно» — остаток за вычетом резервов под оформленные заказы клиентов и внутренние заказы. Отгружать можно в пределах доступного количества, иначе сорвутся уже зарезервированные заказы.
Почему сумма остатков в отчёте меняется после закрытия месяца?
До выполнения регламентной операции «Расчёт себестоимости» программа показывает предварительную оценку запасов. При расчёте применяется фактическая себестоимость с учётом всех поступлений и допрасходов, поэтому итоговые суммы уточняются. Количество при этом не меняется.
Как вывести остатки с разбивкой по сериям и срокам годности?
В настройках отчёта добавьте группировку «Серия» — при включённом учёте по сериям остатки развернутся по каждой серии. Для анализа сроков годности удобнее специализированный отчёт «Сроки годности товаров на складах», где можно отобрать серии с истекающим сроком.
Можно ли формировать остатки по нескольким складам одной таблицей?
Да. Не задавайте отбор по складу, а в структуре отчёта включите группировку «Склад» первым уровнем, затем «Номенклатура». Получится сводная таблица по всем складам с итогами. Такой вариант удобно сохранить отдельно для регулярного использования.