Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С оформить транспортную накладную на перемещение товаров
Пошаговая инструкция: как оформить транспортную накладную при перемещении товаров между складами в 1С — документы, печатные формы, типичные ошибки.
При перемещении товаров между собственными складами или филиалами бухгалтерия часто сталкивается с вопросом: нужна ли транспортная накладная и как её оформить в 1С, если реализации как таковой нет. Ответ зависит от способа доставки: если груз везёт сторонний перевозчик или наёмный транспорт, транспортная накладная нужна — она подтверждает факт перевозки и является основанием для расчётов с перевозчиком. Если товар перемещается между складами в одном здании собственным транспортом без привлечения перевозчика, достаточно внутреннего документа «Перемещение товаров».
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP) транспортная накладная создаётся на основании документа-основания. Проблема в том, что документ «Перемещение товаров» по умолчанию не всегда предлагает печать транспортной накладной напрямую — в зависимости от версии конфигурации потребуется либо ввести документ «Транспортная накладная» вручную, либо настроить ввод на основании. Ниже разобраны рабочие способы для основных сценариев.
Важно понимать различие документов: «Перемещение товаров» отражает складскую и бухгалтерскую операцию (списание с одного склада и оприходование на другой), а транспортная накладная — это перевозочный документ по форме, утверждённой Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Они не заменяют друг друга, а дополняют: первый закрывает вопрос учёта, вторая — вопрос перевозки.
Когда транспортная накладная при перемещении обязательна, а когда нет
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Поэтому ключевой критерий — участие перевозчика как стороны договора. Если вы нанимаете транспортную компанию или частного перевозчика для доставки товара со склада А на склад Б, накладная обязательна: без неё перевозчик не сможет подтвердить рейс, а вы — обосновать расходы на доставку и принять их в учёте.
Если перемещение выполняется собственным транспортом компании, формально договор перевозки не заключается, и транспортная накладная не требуется. Однако многие организации оформляют её добровольно или заменяют путевым листом с товарным разделом — это упрощает контроль водителей и подтверждает маршрут при проверках на дороге. Решение закрепляется в учётной политике и внутренних регламентах.
Отдельный случай — перемещение между обособленными подразделениями в разных городах. Здесь риск вопросов со стороны ГИБДД и налоговой выше: товар едет по дорогам общего пользования, и у водителя должны быть документы на груз. Минимальный комплект — товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД с кодом видов операции перемещения, а при участии перевозчика — транспортная накладная.
Как выбрать действие
Подготовка: документ «Перемещение товаров» как основание
Прежде чем оформлять транспортную накладную, создайте и проведите документ «Перемещение товаров». В УТ 11 и КА 2 он находится в разделе «Склад и доставка» → «Перемещения товаров». Заполните склад-отправитель, склад-получатель, табличную часть с номенклатурой и количеством. Если перемещение идёт между обособленными подразделениями, убедитесь, что склады привязаны к правильным подразделениям — это влияет на отражение в учёте.
Проверьте статус документа: в конфигурациях с ордерной схемой склада перемещение может иметь статусы «К отбору», «Подготовлено», «Отгружено». Транспортную накладную разумно оформлять, когда товар фактически готов к отгрузке, чтобы данные о количестве и составе груза совпадали с реальностью. Расхождение между накладной и фактическим грузом — частая причина претензий перевозчика и проблем при приёмке.
Также заранее заполните справочники: карточку организации (грузоотправитель), контрагента-перевозчика с реквизитами, адреса складов в формате, пригодном для печати. Если адрес склада в справочнике указан сокращённо («основной склад»), в печатную форму он попадёт в таком же виде, что сделает накладную неинформативной.
Создание транспортной накладной в 1С: пошагово
В УТ 11, КА 2 и ERP документ «Транспортная накладная» находится в разделе «Продажи» → «Транспортные накладные» (в некоторых версиях — «Склад и доставка»). Нажмите «Создать». В шапке документа выберите документ-основание: программа предложит список подходящих документов, среди которых может быть и «Перемещение товаров». Если перемещение в списке отсутствует, выберите тип основания вручную через переключатель или добавьте документ кнопкой подбора.
После выбора основания заполните обязательные блоки. Грузоотправитель — ваша организация (или подразделение, отправляющее груз), грузополучатель — склад или подразделение-получатель; если получатель — собственное подразделение, укажите его данные как грузополучателя либо свою же организацию с адресом склада-получателя, в зависимости от принятой практики. Перевозчик — контрагент-транспортная компания. Далее укажите пункты погрузки и выгрузки (адреса), дату и время подачи транспорта, сведения о транспортном средстве и водителе, если они известны на момент оформления.
Табличная часть с грузом обычно заполняется из документа-основания: наименования, количество мест, масса. Проверьте массу брутто и количество грузовых мест — перевозчик сверяет именно эти данные. После заполнения проведите документ и распечатайте нужное количество экземпляров: как правило, по одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
- 1Создайте и проведите документ «Перемещение товаров» со склада-отправителя на склад-получатель
- 2Откройте раздел «Продажи» → «Транспортные накладные» и нажмите «Создать»
- 3В поле основания выберите документ «Перемещение товаров»
- 4Заполните грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика
- 5Укажите адреса погрузки и выгрузки, данные транспорта и водителя
- 6Проверьте табличную часть: наименования, количество мест, масса груза
- 7Проведите документ и распечатайте экземпляры для всех сторон
Если транспортная накладная не создаётся на основании перемещения
В ряде версий конфигураций ввод «Транспортной накладной» на основании «Перемещения товаров» не предусмотрен типовыми средствами — документ ориентирован прежде всего на реализацию. В этом случае есть три рабочих варианта. Первый — создать транспортную накладную без основания и заполнить все данные вручную, указав реквизиты перемещения в поле сопроводительных документов или комментарии. Это допустимо, но требует внимательности при вводе номенклатуры.
Второй вариант — использовать печатную форму транспортной накладной из документа «Перемещение товаров», если она подключена как внешняя или дополнительная печатная форма. В разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» можно подключить внешнюю печатную форму, разработанную под вашу конфигурацию. Такие формы есть в открытых источниках, но перед использованием их должен проверить специалист: внешние обработки выполняют код в базе и могут быть небезопасны.
Третий вариант — оформить перемещение через документ «Реализация товаров и услуг» с видом операции, предусмотренным для передачи между обособленными подразделениями (если подразделения выделены на отдельный баланс и такая схема принята в учёте). Тогда транспортная накладная создаётся штатно на основании реализации. Этот способ требует согласования с бухгалтерией, так как меняет отражение операции в учёте.
Проверка заполненной накладной перед печатью
Перед подписанием и передачей документа перевозчику сверьте ключевые реквизиты. Ошибки в транспортной накладной приводят к спорам о стоимости перевозки, отказам в приёмке груза и проблемам при списании недостач. Особое внимание уделите адресам, массе груза и количеству мест — именно по ним перевозчик принимает и сдаёт груз.
Полезно сверить печатную форму с документом-основанием: номенклатура и количество в транспортной накладной должны совпадать с перемещением. Если после оформления накладной состав груза изменился, откорректируйте оба документа, а не только один — расхождение между учётным и перевозочным документом создаст проблемы при инвентаризации и расчётах.
Как проверить результат
Указаны полные фактические адреса складов
Стоят сокращённые или внутренние названия складов
Номенклатура и количество совпадают с перемещением
Есть расхождения по позициям или количеству
Наименование, ИНН, реквизиты транспорта и водителя заполнены
Поля пустые или указан неверный контрагент
Значения заполнены и соответствуют фактической отгрузке
Нули или значения «по умолчанию» без проверки
Подготовлены экземпляры для всех сторон, есть подписи
Один экземпляр на всех или нет подписи ответственного лица
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — оформление транспортной накладной без документа-основания с последующим расхождением данных. Когда состав груза вводится вручную, легко ошибиться в количестве или забыть позицию. Второй типовой просчёт — указание в качестве грузополучателя контрагента вместо собственного подразделения при внутреннем перемещении: это может привести к тому, что документ будет выглядеть как реализация и вызовет вопросы при проверке.
Ещё одна проблема — игнорирование статусов складских документов. Если перемещение находится в статусе «к отбору», а транспортная накладная уже оформлена, фактический состав груза может не совпасть с документом. Оформляйте перевозочные документы после завершения сборки. Наконец, многие забывают зафиксировать в накладной отметки перевозчика о принятии груза: без них доказать момент передачи ответственности будет сложно.
FAQ
Нужна ли транспортная накладная, если товар везёт собственный водитель компании?
Формально договор перевозки здесь не заключается, поэтому транспортная накладная не обязательна. Обычно достаточно путевого листа и документа «Перемещение товаров». Некоторые организации оформляют накладную добровольно для контроля маршрута — это закрепляют во внутреннем регламенте.
Кого указывать грузополучателем при перемещении на свой склад?
Укажите собственную организацию или обособленное подразделение-получатель с фактическим адресом склада выгрузки. Не указывайте стороннего контрагента, иначе документ может быть истолкован как отгрузка покупателю.
В моей версии 1С нет документа «Транспортная накладная». Что делать?
Проверьте версию конфигурации: документ появился в УТ 11 и КА 2 в относительно свежих релизах. Если его нет, используйте внешнюю печатную форму транспортной накладной, подключённую через «Дополнительные отчеты и обработки», либо заполните бланк вне 1С, указав реквизиты документа-основания. Подключение внешних форм доверьте специалисту.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно распечатать?
Как правило, минимум три: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. При внутреннем перемещении получателем выступает ваш же склад, поэтому экземпляр грузополучателя остаётся в компании. Точное количество определяется договором с перевозчиком.
Можно ли оформить одну транспортную накладную на несколько перемещений?
Если конфигурация позволяет подобрать несколько документов-оснований в одну накладную — да, при условии что все грузы едут одним рейсом от одного отправителя к одному получателю. Если рейсы разные, оформляйте отдельные накладные, иначе перевозчик не сможет корректно закрыть маршрут.
Чем транспортная накладная отличается от товарно-транспортной накладной (ТТН)?
Транспортная накладная подтверждает только договор перевозки и не содержит цен и стоимости товара. ТТН (форма 1-Т) дополнительно включает товарный раздел со стоимостью и используется, когда нужен единый документ и для перевозки, и для оприходования. В 1С обе формы доступны, выбор зависит от договорённостей с перевозчиком и принятой схемы документооборота.
Что важно запомнить
Транспортная накладная при перемещении нужна, когда груз везёт перевозчик. Сначала проведите «Перемещение товаров», затем создайте транспортную накладную на его основании, заполнив грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, адреса и данные о грузе. Перед печатью сверьте состав с основанием и подготовьте экземпляры для всех сторон.