Торговля и Склад · 10 мин
Как списать испорченный товар со склада в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по списанию испорченного товара в 1С 8.3: документ «Списание товаров», счета учета, инвентаризация, проводки и типичные ошибки.
Испорченный товар — это материальные ценности, которые утратили потребительские свойства: истёк срок годности, нарушена упаковка, повреждение при хранении или транспортировке. В 1С 8.3 такие остатки нельзя просто «удалить» из программы: списание должно быть оформлено документом, отражено в бухгалтерском и налоговом учёте и подтверждено первичными документами.
Основной инструмент для списания — документ «Списание товаров» (в «Бухгалтерии 8.3») либо связка «Инвентаризация товаров» → «Списание товаров» в торговых конфигурациях. Выбор пути зависит от того, проводилась ли инвентаризация и какая у вас конфигурация: 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей 11 или Комплексная автоматизация.
Перед списанием важно определить причину порчи: естественная убыль, вина материально ответственного лица, форс-мажор или производственный брак. От этого зависят счета учёта (91.02, 94, 73), порядок восстановления НДС и налоговые последствия. Ниже разберём все сценарии с конкретными действиями.
Подготовка: что проверить перед списанием
Убедитесь, что товар числится на складе в нужном количестве. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41») и сверьте данные программы с фактическим наличием. Если фактическое количество меньше учётного, сначала требуется инвентаризация — списывать «в ноль» без неё нельзя, иначе расхождение останется висеть на складе.
Проверьте, что у пользователя есть права на создание складских документов и что период списания открыт для редактирования. Если дата списания попадает в закрытый период, программа выдаст ошибку проведения, а бухгалтеру придётся временно снимать запрет изменения данных.
Зафиксируйте причину порчи первичным документом: актом о порче, боем или ломе товарно-материальных ценностей (например, по форме ТОРГ-15 или в свободной форме, утверждённой в учётной политике). Без такого акта налоговая может отказать в признании расходов.
Списание через документ «Списание товаров» в 1С:Бухгалтерия 8.3
Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. Укажите дату (фактическую дату списания), склад, с которого уходит товар, и при необходимости организацию. Дату ставьте реальную — она должна совпадать с датой акта о порче.
На вкладке «Товары» добавьте позиции номенклатуры, укажите количество. Цена и сумма подтянутся автоматически по средней стоимости (или FIFO, если задан такой способ оценки в учётной политике). Не меняйте цену вручную без необходимости — это приведёт к расхождению с регистрами.
На вкладке «Счёт списания» укажите счёт затрат и аналитику. Типовые варианты: 91.02 «Прочие расходы» — для порчи сверх норм естественной убыли; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если вопрос о виновнике ещё не решён; 44 «Расходы на продажу» — для порчи в пределах норм естественной убыли в торговле.
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
- 2Укажите дату, организацию и склад
- 3Добавьте товары и количество на вкладке «Товары»
- 4На вкладке «Счёт списания» выберите счёт 94 или 91.02 и статью затрат
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Сформируйте ОСВ по счёту 41 и убедитесь, что остаток уменьшился
Списание через инвентаризацию
Если порча выявлена при ревизии, корректная цепочка выглядит так: «Инвентаризация товаров» → «Списание товаров». В 1С:Бухгалтерии документ инвентаризации находится в разделе «Склад» → «Инвентаризация товаров». Заполните его по кнопке «Заполнить по остаткам», затем в колонке «Количество фактическое» укажите реальные данные и проведите.
После проведения инвентаризации программа сама предложит создать связанные документы: «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки. Такой подход гарантирует, что в учёте отражена именно выявленная недостача, а не произвольная сумма.
В Управлении торговлей 11 механизм называется «Пересчет товаров»: создаётся ордер на пересчёт, фиксируются расхождения, а затем на их основании оформляется «Списание недостач товаров». Преимущество — расхождения видны отдельно от учётных остатков до момента отражения в финансовом результате.
Какой счёт списания выбрать
Выбор счёта зависит от причины порчи и наличия виновного лица. Неверный счёт — самая частая причина ошибок в отчётности и претензий налоговой.
| Ситуация | Счёт | Комментарий |
|---|---|---|
| Порча в пределах норм естественной убыли | 44 (или 20/25 в производстве) | Расходы принимаются в налоговом учёте при наличии утверждённых норм |
| Порча сверх норм, виновник не установлен | 94, затем 91.02 | Расходы принимаются при документальном подтверждении отсутствия виновных |
| Установлено виновное лицо | 94, затем 73.02 | Стоимость взыскивается с сотрудника, НДС восстанавливается |
| Порча при стихийном бедствии | 91.02 (как чрезвычайные расходы) | Нужны документы о факте чрезвычайной ситуации |
НДС и налоговый учёт при списании
Вопрос восстановления НДС при списании испорченного товара неоднозначен. Официальная позиция Минфина и ФНС: если товар списывается в пределах норм естественной убыли, НДС восстанавливать не нужно. Если порча сверх норм или виновник установлен — налоговые органы требуют восстановления, хотя суды нередко встают на сторону налогоплательщиков. Безопасный вариант — восстановить НДС проводкой Дт 91.02 (или 73) Кт 68.02 через документ «Восстановление НДС» или операцию, введённую вручную.
В налоговом учёте расходы на списание признаются только при документальном подтверждении: акт о порче, инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), при необходимости — объяснительная виновного лица или документ об отказе в возбуждении уголовного дела. Без этих бумаг расходы с высокой вероятностью будут сняты при проверке.
Как выбрать сценарий списания
Списание в Управлении торговлей 11
В УТ 11 списание оформляется документом «Списание недостач товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Списания, оприходования и пересортица»). Укажите склад, организацию и статус документа. Товары можно подобрать вручную или заполнить по результатам пересчёта.
Особенность УТ 11 — разделение складского и финансового учёта. Распоряжение на списание может оформить кладовщик, а отражение в регламентированном учёте происходит после закрытия месяца обработкой «Формирование проводок» и передачи данных в Бухгалтерию. Убедитесь, что в настройках заданы корректные статьи расходов и аналитика, иначе проводки сформируются с пустой аналитикой.
Если используется ордерная схема склада, после списания проверьте отчёт «Оформление накладных и ордеров»: не должно остаться «висящих» распоряжений, по которым не оформлен расходный ордер.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте проводки (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что кредитуется счёт 41 с правильным складом и номенклатурой, а дебетуется выбранный счёт затрат. Затем сформируйте «Анализ счёта 41» или «Остатки товаров» — количество по списанной позиции должно уменьшиться ровно на списанное.
Как проверить результат
Уменьшился на списанное количество, отрицательных остатков нет
Остаток ушёл в минус или не изменился
Дт 94/91.02/44 — Кт 41 с заполненной аналитикой
Пустая аналитика, неверный счёт или счёт 41 не закрылся
После распределения недостачи сальдо нулевое
Сумма «висит» на 94 после закрытия месяца
Отдельная ошибка — списание товара, который числится на комиссии или принят на ответственное хранение. Такие позиции учитываются на забалансовых счетах (004, 002) и списываются другими документами. Проверьте счёт учёта номенклатуры перед оформлением.
Если списания происходят регулярно (например, продукты с коротким сроком годности), заведите отдельную статью затрат «Порча товаров» и отдельный склад-карантин. Это упростит аналитику и позволит одним отчётом видеть объём потерь за период.
FAQ
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, если порча точечная и подтверждена актом (например, разбитая при разгрузке партия). Инвентаризация обязательна, когда списывается недостача, выявленная при сверке остатков, а также перед годовой отчётностью.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки остатков?
Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с детализацией по складу и организации: возможно, товар числится на другом складе или оприходован позже даты списания. Скорректируйте дату документа или сначала оформите недостающее поступление.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании просроченного товара?
Формально Налоговый кодекс не содержит такой обязанности, и суды часто поддерживают налогоплательщиков. Однако Минфин в разъяснениях требует восстановления при выбытии имущества по причинам, не связанным с облагаемыми операциями. Практика осторожных компаний — восстанавливать НДС при списании сверх норм естественной убыли.
Как списать товар, если виновник — сотрудник?
Сначала спишите недостачу на счёт 94, затем документом «Операция, введённая вручную» отразите Дт 73.02 Кт 94 на сумму ущерба. Удержание из зарплаты оформляется в зарплатной части учёта с учётом ограничений Трудового кодекса по размеру удержаний.
Как оформить списание, если товар испорчен частично?
Списывайте только фактически испорченное количество — документ «Списание товаров» позволяет указать любое количество по позиции. Остаток годного товара останется на складе. Если часть товара можно продать с уценкой, оформите переоценку, а не списание.
Где посмотреть все списания за период?
В 1С:Бухгалтерии — журнал «Склад» → «Списание товаров» и отчёт «Анализ счёта 94». В УТ 11 — отчёт «Списание недостач товаров» и универсальный отчёт по регистрам. Для анализа причин удобно группировать по статьям расходов.
Что важно запомнить
Списывайте испорченный товар документом «Списание товаров» с корректным счётом списания: 94 — до выяснения виновника, 91.02 — сверхнормативная порча, 44 — в пределах норм. Подтверждайте списание актом и инвентаризацией, проверяйте проводки и остатки, а вопрос НДС решайте осознанно с учётом рисков.