Как в 1С сделать приход товара на склад

Приход товара на склад в 1С оформляется документом, который увеличивает складские остатки и формирует проводки по учёту. В зависимости от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) название документа и его расположение в меню отличаются, но логика одна: создать документ поступления, указать поставщика, склад и номенклатуру, провести и проверить результат в отчётах.

Чаще всего используется документ «Поступление товаров и услуг» — он отражает покупку у поставщика и одновременно ставит товар на учёт. Если товар появился не от покупки (инвентаризация, излишки, вклад в уставный капитал), применяют «Оприходование товаров» или «Прочее поступление товаров». Выбор документа влияет на проводки и на то, как операция отразится в отчётности.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов поступления, в базе заведены контрагент-поставщик, склад и номенклатура. Если какого-то элемента справочника нет, его можно создать прямо из документа, но лучше проверить справочники заранее — это снижает риск дублей.

Какой документ использовать для прихода товара

В типовых конфигурациях 1С есть несколько документов, увеличивающих складские остатки. Неправильный выбор приводит к ошибкам в учёте: например, покупка, оформленная оприходованием, не создаст задолженность перед поставщиком и исказит взаиморасчёты.

Если сомневаетесь, какой документ выбрать, ориентируйтесь на экономический смысл операции: есть поставщик и счёт-фактура — это поступление; поставщика нет — оприходование или прочее поступление.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Товар пришёл от поставщика по договору и счётуСоздайте «Поступление товаров и услуг»

Товар выявлен как излишек при инвентаризацииИспользуйте «Оприходование товаров» на основании инвентаризации

Покупатель вернул товарОформите «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации

Товар получен безвозмездно или как вкладИспользуйте «Прочее поступление товаров» с указанием статьи доходов

Подготовка: справочники, которые должны быть заполнены

Документ поступления ссылается на несколько справочников. Если они не заполнены, документ либо не проведётся, либо создаст дубли и «мусор» в базе.

• Номенклатура — карточка товара с видом номенклатуры, единицей измерения, ставкой НДС. Проверьте, что товар не заведён дважды под похожими названиями.
• Контрагенты — поставщик с ИНН, договором и банковскими реквизитами.
• Склады — склад, на который физически принимается товар. В 1С:Бухгалтерии у склада указывается тип (оптовый, розничный, НТТ).
• Договоры — договор с поставщиком с правильным видом (с поставщиком) и валютой.

Практическая рекомендация: ищите контрагента по ИНН, а номенклатуру — по артикулу или штрихкоду. Поиск по наименованию чаще всего и приводит к дублям, когда один и тот же поставщик или товар заводится несколько раз с разным написанием.

Пошаговое создание документа «Поступление товаров и услуг»

Ниже порядок действий для 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь отличается: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)».

1. Откройте раздел «Закупки» (или «Покупки и продажи» в зависимости от конфигурации) и выберите «Поступления товаров и услуг».
2. Нажмите «Создать». Заполните шапку: организацию, поставщика, договор, склад. Склад может подставиться из договора или настроек — проверьте его вручную.
3. Перейдите на вкладку «Товары». Добавьте строки: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитается автоматически.
4. Введите номер и дату входящего документа (накладной или УПД поставщика) в соответствующие поля — без этого документ не попадёт корректно в книгу покупок.
5. Проверьте счета учёта (в 1С:Бухгалтерии — на закладке или по гиперссылке «Счета учёта»): для товаров обычно 41.01 или 41.02, НДС — 19.03.
6. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте список поступлений и создайте новый документ
2. 2
   Заполните организацию, поставщика, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары с количеством, ценой и НДС
4. 4
   Укажите номер и дату входящей накладной
5. 5
   Проверьте счета учёта и проведите документ
6. 6
   Сверьте остатки отчётом по складу

Заполнение табличной части: подбор и загрузка из файла

Если строк много, не вводите их по одной. Кнопка «Подбор» открывает форму, где можно фильтровать номенклатуру по группам и переносить в документ сразу несколько позиций. В «Управлении торговлей» доступна загрузка табличной части из внешнего файла (Excel, CSV) — кнопка «Заполнить» → «Заполнить из внешнего файла». Это удобно при больших накладных от поставщика.

Если поставщик присылает электронные документы через ЭДО, поступление можно создать прямо из входящего электронного документа — номенклатура сопоставится по настроенным соответствиям, а несопоставленные позиции потребуется указать вручную один раз.

Оприходование товаров: когда и как оформлять

Документ «Оприходование товаров» применяется, когда товар появляется на складе без поставщика: излишки по инвентаризации, образцы, безвозмездное получение (в некоторых конфигурациях для этого есть отдельный документ «Прочее поступление»). Находится он обычно в разделе «Склад» или «Склад и доставка».

Порядок заполнения проще: указываете организацию, склад, добавляете товары с количеством и учётной ценой. Цена нужна для оценки запаса в учёте — возьмите её из последних закупок или рыночной стоимости, это влияет на себестоимость при последующей продаже. В проводках формируется дебет счёта 41 и кредит счёта прочих доходов (91.01).

Если оприходование делается по результатам инвентаризации, корректный путь — сначала создать «Инвентаризационную опись» (или «Пересчёт товаров» в УТ 11), а оприходование излишков ввести на её основании. Тогда программа сама подставит расхождения между учётными и фактическими остатками.

Проверка результата: как убедиться, что товар встал на склад

После проведения документа обязательно проверьте, что остатки изменились так, как ожидалось. Основные инструменты контроля:

• Отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах») — показывает количество по складу и номенклатуре.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (в 1С:Бухгалтерии) — контроль в суммовом выражении.
• Кнопка «Дт/Кт» в форме документа — показывает сформированные проводки; проверьте счета, суммы и аналитику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара в отчёте по складу

Норма

Количество увеличилось ровно на величину из накладной

Тревожный признак

Остаток не изменился или изменился на другом складе — проверьте склад в документе

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 41 Кт 60 на сумму без НДС, Дт 19.03 Кт 60 на НДС

Тревожный признак

Проводок нет, неверные счета или сумма с НДС попала в стоимость товара

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Появилась кредиторская задолженность на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженности нет — возможно, документ не проведён или выбран неверный договор

Входящий номер и дата

Норма

Заполнены по документу поставщика

Тревожный признак

Поля пустые — счёт-фактура может не встать в книгу покупок

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с приходом товара возникает не из-за программы, а из-за невнимательности при заполнении. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Отдельно о работе «задним числом»: если поступление вводится датой раньше уже оформленных продаж этого товара, себестоимость продаж может стать неверной. В таком случае после проведения поступления перепроведите связанные реализации или запустите регламентное закрытие месяца повторно, чтобы программа пересчитала себестоимость.

Особенности в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 поступление создаётся из раздела «Покупки», счета учёта подставляются из настроек счетов учёта номенклатуры. Розничный склад с продажной ценой требует вида склада «Розничный магазин» или «НТТ» — от этого зависит, по какой цене товар встанет на учёт.

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP при использовании ордерной схемы склада финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» и складской «Приходный ордер на товары» — это разные документы: первый отражает учёт, второй — фактическое движение на складе. Если включён ордерный склад, товар попадёт в остатки только после оформления приходного ордера, и расхождение между документами видно в отчёте по расчётам с ордерами.

Если в отчётах товара нет, а документ поступления проведён, первым делом проверьте два момента: какой склад указан в документе и не включён ли для склада ордерный учёт. Эти две причины объясняют большинство случаев «пропавшего» товара.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если товар пришёл, а накладной и счёта-фактуры ещё нет?

Можно оформить поступление по фактическому количеству, а входящие номер и дату указать позже, когда документы поступят. В некоторых конфигурациях есть отдельный механизм «неотфактурованных поставок». Главное — до получения документов не регистрировать счёт-фактуру, чтобы НДС не попал в книгу покупок преждевременно.

Почему после проведения поступления остатки в отчёте не изменились?

Проверьте три вещи: действительно ли документ проведён (а не просто записан), тот ли склад указан в документе и в отборе отчёта, и не используется ли ордерная схема склада — тогда нужен ещё приходный ордер. Также убедитесь, что период отчёта охватывает дату документа.

Можно ли изменить проведённый документ поступления?

Да, если период открыт и у вас есть права. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Учтите: изменение количества или цен влияет на взаиморасчёты, НДС и себестоимость последующих продаж этого товара — после правки проверьте связанные документы и при необходимости перепроведите их.

Как оформить приход товара, если поставщик дал часть товара бесплатно?

Бонусные (бесплатные) единицы обычно включают в тот же документ поступления отдельной строкой с нулевой ценой, если это позволяет конфигурация, либо оформляют «Прочим поступлением товаров» с указанием статьи доходов. Конкретный способ зависит от требований учётной политики и настроек программы — уточните у бухгалтера, как это принято в вашей организации.

Чем отличается «Поступление товаров и услуг» от «Приходного ордера на товары»?

Поступление — финансовый документ: формирует проводки, задолженность поставщику и учётные остатки. Приходный ордер — складской документ, фиксирующий фактическое перемещение товара на склад при ордерной схеме. При включённом ордерном учёте нужны оба документа; без ордерной схемы достаточно одного поступления.

Можно ли загрузить накладную поставщика из Excel, чтобы не вводить вручную?

Да. В Управлении торговлей 11 в табличной части есть «Заполнить из внешнего файла», а для других конфигураций существуют типовые обработки загрузки табличных данных. Перед загрузкой приведите файл к простому виду: колонки с артикулом или штрихкодом, количеством и ценой, без объединённых ячеек и промежуточных итогов.