Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать пересортицу товаров в 1С
Как оформить пересортицу товаров в 1С: документ Пересортица товаров, инвентаризация, списание и оприходование излишков, проверка остатков и типичные ошибки.
Пересортица — ситуация, когда на складе числится один товар, а фактически лежит другой: например, по учёту есть сахар в пачках по 1 кг, а по факту — по 900 грамм. Такое расхождение возникает из-за ошибок при приёмке, отгрузке или неверного выбора номенклатуры в документах. В 1С пересортица оформляется документально: программа одновременно списывает недостающий товар и оприходует излишек, чтобы остатки сошлись с реальным складом.
Способ оформления зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» есть отдельный документ «Пересортица товаров». В «1С:Бухгалтерии 8» специального документа нет — пересортицу отражают через инвентаризацию с последующим списанием и оприходованием. Ниже разобраны оба сценария, условия их применения и проверка результата.
Что такое пересортица и когда её нужно оформлять
Пересортица возникает, когда недостача одного товара совпадает с излишком другого. Классический признак: при инвентаризации по одной позиции обнаружен минус, по другой — плюс на сопоставимое количество. Товары обычно похожи: разный вкус, фасовка, цвет или артикул одной товарной группы.
Оформлять пересортицу нужно, чтобы учётные остатки совпали с фактическими. Если этого не сделать, программа будет показывать несуществующий товар, менеджеры будут продавать «воздух», а отгрузки станут срываться. Кроме того, при налоговой проверке необъяснённые расхождения остатков вызывают вопросы.
Важно понимать: пересортица — это не любой пересчёт. Если излишек и недостача относятся к совершенно разным товарам с разной стоимостью и назначением (например, недостача кабеля и излишек лампочек), корректнее оформлять отдельно списание недостачи и оприходование излишков, а не пересортицу.
Подготовка: инвентаризация и анализ расхождений
Перед оформлением пересортицы расхождение нужно подтвердить документально. В любой конфигурации 1С для этого служит инвентаризация. В УТ 11 создайте «Приказ на проведение инвентаризации» и «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризация»), в Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»).
Заполните документ фактическими остатками и сравните с учётными. Программа покажет отклонения по каждой позиции. Найдите пары «недостача + излишек», которые подходят под пересортицу: товары одной группы, сопоставимое количество, вероятная причина — ошибка в выборе номенклатуры.
- 1Проведите инвентаризацию по складу и зафиксируйте фактические остатки
- 2Сформируйте отчёт по отклонениям и найдите пары «недостача / излишек»
- 3Убедитесь, что товары относятся к одной группе и расхождение вызвано ошибкой в номенклатуре
- 4Проверьте первичные документы: приходные и расходные накладные за период
- 5Согласуйте зачёт с материально ответственным лицом и руководством
Полезно поднять первичку: часто пересортица видна по документам оприходования или реализации, где выбрана не та номенклатура. Если ошибка найдена в конкретном документе, иногда правильнее исправить сам документ, а не оформлять пересортицу.
Как оформить пересортицу в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 и ERP перейдите в раздел «Склад и доставка» и откройте список «Пересортицы товаров» (в зависимости от настроек документ может находиться в подразделе складских актов или ордерного склада). Создайте новый документ.
Заполните шапку: организацию, склад и, при необходимости, основание — ссылку на инвентаризацию. В табличной части добавьте строку и укажите две номенклатуры: товар, который списывается (по учёту есть, фактически нет), и товар, который оприходуется (фактический излишек). Количество по обеим позициям обычно совпадает.
Проведите документ. Программа сформирует движения: уменьшит остаток списываемого товара и увеличит остаток оприходуемого. Если на складе включён ордерный учёт, дополнительно потребуется оформить складские ордера — следуйте подсказкам в журнале документов.
Как отразить пересортицу в 1С:Бухгалтерии 8
В Бухгалтерии отдельного документа «Пересортица» нет, поэтому используют связку из трёх документов. Сначала создайте «Инвентаризацию товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»), заполните фактические остатки и проведите.
Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте два документа: «Списание товаров» — для позиции с недостачей, и «Оприходование товаров» — для позиции с излишком. В списании укажите счёт списания: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» либо сразу 91.02, если взаимный зачёт решён. В оприходовании — счёт доходов 91.01.
Если по учётной политике пересортица зачитывается взаимно, проводки можно скорректировать вручную через операцию: зачесть недостачу одного товара излишком другого, а разницу в стоимости отнести на доходы или расходы. Такие ручные операции лучше согласовать с главным бухгалтером.
Способы оформления
Быстро и корректно для складского учёта. Ограничение: доступен не во всех конфигурациях, при ордерной схеме требует дополнительных ордеров.
Универсальный вариант для бухгалтерского учёта. Ограничение: больше ручных действий, нужно контролировать проводки.
Правильный путь, если ошибка найдена в конкретной накладной и период ещё открыт. Ограничение: нельзя применять в закрытых периодах.
Проверка результата после проведения
После оформления пересортицы обязательно сверьте остатки. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41) и сравните с данными фактического пересчёта. Остатки по обеим позициям должны совпасть с реальностью.
Как проверить результат
Равен фактическому количеству на складе
Остался минус или излишек — документ не проведён или количество указано неверно
Увеличился на количество излишка
Остаток не изменился — проверьте, проведён ли документ
Разница в стоимости отнесена на доходы/расходы или виновное лицо
Висит сальдо на счёте 94 без расшифровки
По складу нет отрицательных остатков
Появились минусы — пересортица проведена до фактического поступления
Дополнительно проверьте партионный учёт: если ведётся учёт по сериям или характеристикам, убедитесь, что списание и оприходование выполнены по правильным сериям. Ошибка в серии приведёт к новой пересортице уже внутри одной номенклатуры.
Типичные ошибки и ограничения
Ещё одно ограничение: если товары облагаются по разным ставкам НДС или относятся к разным налоговым режимам, взаимный зачёт может повлиять на налоговый учёт. В таких случаях проконсультируйтесь с бухгалтером до проведения документа.
Как уменьшить количество пересортиц в будущем
Большая часть пересортиц — следствие ручного выбора номенклатуры из длинных похожих списков. Внедрите штрихкодирование: сканер исключает выбор «почти такого же» товара при приёмке и отгрузке. В УТ 11 для этого есть рабочие места мобильных ТСД и поддержка сканеров в документах.
Вторая мера — регулярные выборочные инвентаризации по группам товаров, где ошибки встречаются чаще всего. Чем раньше обнаружено расхождение, тем проще найти ошибочный документ и исправить его, а не оформлять пересортицу задним числом.
Наконец, настройте права и контроль: ограничьте возможность проведения отгрузки при отрицательных остатках и назначьте ответственных за приёмку. Это не устранит ошибки полностью, но сделает их видимыми сразу, а не при годовой инвентаризации.
Что важно запомнить
Пересортица оформляется только после подтверждённой инвентаризацией пары «недостача + излишек». В УТ 11 и ERP используйте документ «Пересортица товаров», в Бухгалтерии 8 — инвентаризацию со списанием и оприходованием. После проведения сверьте остатки и проводки, а разницу в стоимости корректно отнесите на доходы или расходы.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу без инвентаризации?
Технически в УТ 11 документ «Пересортица товаров» можно создать без ссылки на инвентаризацию, но делать этого не стоит. Без зафиксированных результатов пересчёта у операции нет документального основания, и при проверке её придётся объяснять. Правильный порядок: инвентаризация → выявление расхождения → пересортица.
Что делать, если количество недостачи и излишка не совпадает?
Зачтите пересортицей только совпадающую часть. Оставшуюся недостачу оформите отдельным списанием, а оставшийся излишек — отдельным оприходованием. Например, недостача 10 штук и излишек 7 штук: пересортица на 7 штук, списание на 3 штуки.
Почему документ «Пересортица товаров» не проводится?
Частые причины: недостаточно остатка списываемого товара на указанном складе, не заполнена одна из номенклатур, включён ордерный учёт и не оформлен складской ордер, либо дата документа попадает в закрытый период. Прочитайте текст сообщения об ошибке — программа обычно указывает конкретную причину.
Как быть, если товары с разной стоимостью?
Пересортица всё равно оформляется, но разница в стоимости должна быть отражена в учёте: превышение стоимости оприходованного товара — в прочие доходы, недостача — в прочие расходы или на виновное лицо. В Бухгалтерии это делается через счета 91 и 94, в УТ 11 — через статьи доходов и расходов в документе.
Можно ли исправить пересортицу, если она оформлена ошибочно?
Да. Если период открыт, отмените проведение документа или пометьте его на удаление, затем оформите корректный документ. Если период закрыт, сделайте обратную пересортицу текущей датой: поменяйте местами списываемый и оприходуемый товар, а затем оформите правильную операцию.
Нужно ли отражать пересортицу в налоговом учёте?
Да, если она влияет на стоимость запасов и финансовый результат. Излишки включаются во внереализационные доходы, недостачи сверх норм — в расходы только при подтверждённых основаниях. Конкретный порядок зависит от системы налогообложения и учётной политики, поэтому значимые суммы согласуйте с бухгалтером.