Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С посмотреть поступление материалов от поставщика
Пошаговая инструкция, как в 1С найти и проверить поступление материалов от поставщика: журналы документов, отчеты по остаткам, оборотно-сальдовая ведомость и типичные ошибки.
Информация о поступлении материалов от поставщика в 1С хранится в документах «Поступление товаров и услуг» (в 1С:Бухгалтерии) или «Приобретение товаров и услуг» (в 1С:Управление торговлей и ERP). Найти эти данные можно несколькими способами: через журнал документов, через отчеты по складу и контрагентам, а также через оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 «Материалы». Какой способ выбрать, зависит от задачи — разовая проверка конкретной поставки, сверка с контрагентом или анализ движения материалов за период.
В статье разобраны основные конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика поиска везде одинаковая: сначала определяем, что именно ищем (документ, остаток, оборот), затем выбираем подходящий инструмент.
Где в 1С хранятся документы поступления материалов
Каждая поставка материалов оформляется документом поступления. В 1С:Бухгалтерии это «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Услуги (акт)», в 1С:Управление торговлей — «Приобретение товаров и услуг». После проведения документ формирует проводки: по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками», а при выделенном НДС — дополнительные записи по счету 19.
Один и тот же факт поступления отражается сразу в нескольких разрезах: в журнале документов, на счетах бухгалтерского учета, в регистрах складского учета (в торговых конфигурациях) и в регистрах взаиморасчетов. Поэтому «посмотреть поступление» можно с разных сторон — и каждый способ отвечает на свой вопрос: «был ли документ», «оприходованы ли материалы на склад», «сформирована ли задолженность поставщику».
Как найти документ поступления через журнал документов
Самый прямой способ увидеть конкретную поставку — открыть журнал документов поступления. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: раздел «Покупки» → «Поступления (акты, накладные, УПД)». В 1С:Управление торговлей 11: раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)». В 1С:ERP: «Закупки» → «Документы закупки».
Чтобы отфильтровать список по нужному поставщику, нажмите кнопку «Еще» → «Настроить список» (или используйте поле поиска по контрагенту, если оно есть в форме журнала). Добавьте отбор: поле «Контрагент», вид сравнения «Равно», значение — нужный поставщик. Дополнительно задайте период, например текущий квартал, чтобы список не был перегружен.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Поступления (акты, накладные, УПД)».
- 2Нажмите «Еще» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Контрагент».
- 3Установите период просмотра, чтобы сузить список.
- 4Откройте нужный документ двойным щелчком и проверьте табличную часть, счета учета и суммы.
- 5Через кнопку «Дт/Кт» в открытом документе посмотрите сформированные проводки.
В открытом документе обратите внимание на табличную часть: там перечислены номенклатура, количество, цена и сумма поступивших материалов. Кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») покажет, какие записи документ сделал в учете — это быстрый способ убедиться, что материалы зачтены на правильный счет и склад.
Как посмотреть поступления за период через отчеты
Когда нужен не один документ, а вся картина поступлений от поставщика за месяц или квартал, удобнее отчеты. В 1С:Бухгалтерии базовый инструмент — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»). Выберите счет 10 «Материалы», задайте период и в настройках (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» добавьте субконто «Номенклатура» и «Склады». В отчете будут видны обороты по дебету — это и есть поступления за период.
Если нужно увидеть поступления именно в разрезе поставщика, используйте отчет «Анализ субконто» (раздел «Отчеты» → «Анализ субконто»). В поле «Субконто» выберите «Контрагенты», укажите нужного поставщика, а в настройках добавьте счет 10 или оставьте все счета — тогда видно будет и поступление материалов, и расчеты по счету 60.
В 1С:Управление торговлей и ERP есть специализированные отчеты склада и закупок: «Ведомость по товарам на складах», «Поступления товаров», «Анализ заказов поставщикам». Они находятся в разделе «Склад и доставка» или «Закупки» → «Отчеты по закупкам». Эти отчеты показывают движение в количественном и суммовом выражении и позволяют детализировать данные до конкретного документа двойным щелчком по ячейке (расшифровка).
Сравнение способов просмотра
Подходит для поиска конкретной накладной и проверки ее реквизитов. Ограничение: не показывает итогов и оборотов за период.
Подходит для анализа поступлений в разрезе номенклатуры и складов. Ограничение: не показывает поставщика напрямую.
Подходит для сверки с конкретным поставщиком: видны поступления и задолженность. Ограничение: требует настройки группировок.
Подходят для количественного анализа и контроля складских остатков. Ограничение: нет в 1С:Бухгалтерии без складского учета.
Как проверить, что материалы действительно оприходованы
Наличие документа в журнале еще не гарантирует, что материалы отражены в остатках: документ может быть не проведен, проведен с ошибкой или распроведен позже. Признак проведенного документа в списке — отсутствие серой пометки; непроведенные документы обычно отображаются бледным шрифтом, помеченные на удаление — с красным крестом.
Для проверки остатков откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10» и найдите нужную номенклатуру: конечный остаток по дебету должен включать поступившее количество. В торговых конфигурациях дополнительно сверьте отчет «Остатки товаров на складах» — там видно, на каком складе числится материал. Если документ проведен, а остаток не изменился, проверьте дату документа (возможно, он проведен другим периодом) и указанный в нем склад.
Как проверить результат
Документ отображается обычным шрифтом, без пометки удаления
Документ серый (не проведен) или с красным крестом (помечен на удаление)
Есть записи Дт 10 — Кт 60, при НДС — Дт 19 — Кт 60
Проводок нет или счета учета не соответствуют материалам
Конечный остаток увеличился на количество из накладной
Остаток не изменился или появился отрицательный остаток
Склад в документе совпадает со складом в отчете по остаткам
Материал оприходован на другой склад — в отчете по нужному складу его нет
Как сверить поступления с поставщиком
Для сверки с контрагентом используйте «Акт сверки взаиморасчетов»: в 1С:Бухгалтерии это раздел «Покупки» → «Акты сверки» (или «Продажи» → «Акты сверки» в зависимости от версии). Создайте новый акт, укажите контрагента, период и нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы поступления и оплаты по этому поставщику. В акте будут видны все накладные с номерами, датами и суммами.
Альтернатива — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» с группировкой по контрагентам и договорам. По кредиту счета 60.01 отражаются поступления, по дебету — оплаты. Расшифровка ячейки двойным щелчком покажет конкретные документы, сформировавшие оборот. Это удобно, когда нужно быстро найти, какая накладная «висит» неоплаченной.
При расхождениях с данными поставщика в первую очередь проверяйте: не заведен ли документ дважды (поищите по номеру входящей накладной в журнале), не отражена ли поставка в другом периоде, не оформлена ли она другим типом документа (например, через «Поступление доп. расходов» или ручной операцией).
Типичные ошибки при поиске поступлений
Чаще всего документ «не находится» по простым причинам: неверно задан период в журнале, установлен скрытый отбор, который пользователь забыл снять, либо документ заведен в другой конфигурационной роли — например, как «Поступление услуг» вместо «Поступления товаров», и в отфильтрованном журнале его не видно. Снимите все отборы («Еще» → «Настроить список» → удалить условия) и повторите поиск по номеру входящего документа.
Вторая группа ошибок связана с данными: материал заведен как товар или услуга (другой счет учета), поэтому его нет в ОСВ по счету 10; количество оприходовано в других единицах измерения; документ проведен задним числом и попал в закрытый период. Проверяйте счет учета в карточке номенклатуры и в самом документе — именно он определяет, в каком отчете материал будет виден.
Ограничения и когда нужны права администратора
Если журнал поступлений или отчеты недоступны в вашем меню, вероятная причина — ограничение прав. В типовых конфигурациях доступ к разделам «Покупки» и «Закупки» настраивается через профили групп доступа. Пользователю с правами только на продажи документы закупок могут быть недоступны. В этом случае обратитесь к администратору 1С: самостоятельно менять настройки прав не стоит — ошибка в профиле доступа может закрыть или открыть лишние данные сразу для группы пользователей.
Еще одно ограничение — закрытый период. Если установлена дата запрета редактирования, документы прошлых периодов можно смотреть, но нельзя изменять или перепроводить. Для просмотра это не мешает, но любые исправления в прошлом периоде потребуют участия главного бухгалтера или администратора.
Подводя итог: для разового поиска накладной достаточно журнала «Поступления» с отбором по контрагенту, для анализа за период — ОСВ по счету 10 и «Анализа субконто», для сверки — акта сверки взаиморасчетов. Всегда проверяйте, что документ проведен, а счет учета и склад указаны верно — это избавит от большинства ситуаций «поступление есть, а найти его не можем».
Что важно запомнить
Конкретную накладную ищите в журнале «Покупки» → «Поступления» с отбором по контрагенту, обороты за период — в ОСВ по счету 10 и «Анализе субконто», сверку с поставщиком делайте через акт сверки. Проверяйте статус проведения документа, счет учета номенклатуры и склад — большинство «пропавших» поступлений объясняется именно этими причинами.
Частые вопросы
Документ поступления есть в журнале, но в отчете по остаткам материала нет. Почему?
Чаще всего документ не проведен или проведен другой датой, выходящей за период отчета. Также проверьте счет учета в документе: если материал оприходован на счет 41 (товары) или 08, в ОСВ по счету 10 его не будет. Откройте документ, нажмите «Дт/Кт» и посмотрите фактические проводки.
Как найти поступление по номеру накладной поставщика?
В журнале «Поступления» нажмите «Еще» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Номер входящего документа» (или «Номер входящего документа содержит...»). В некоторых версиях достаточно ввести номер в строку поиска журнала. Учтите, что поиск чувствителен к пробелам и символам вроде «№».
Чем отличается просмотр поступлений в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей?
В Бухгалтерии основной разрез — бухгалтерские счета (10, 60), а документы называются «Поступление (акт, накладная, УПД)». В УТ и ERP документ называется «Приобретение товаров и услуг», и помимо проводок доступны складские отчеты в количественном выражении, статусы заказов поставщикам и анализ закупок.
Можно ли посмотреть поступления сразу по всем поставщикам одним списком?
Да. Постройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.01» с группировкой по контрагентам — кредитовые обороты покажут поступления по каждому поставщику. В УТ/ERP используйте отчет «Поступления товаров» или «Ведомость по товарам на складах» с группировкой по партнерам.
Как выгрузить список поступлений в Excel?
Практически любой отчет или табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») с выбором формата XLSX. Также в журнале документов можно вывести список как табличный документ: «Еще» → «Вывести список», отметить нужные колонки и сохранить результат.