Как в 1С сделать накладную: пошаговая инструкция

Накладная в 1С — это документ, которым компания оформляет отгрузку товаров покупателю или перемещение между складами. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого используется документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Реализация товаров и услуг», а печатная форма ТОРГ-12 или УПД формируется автоматически на основе введённых данных.

Ошибки в накладной приводят к расхождениям в учёте: неправильно спишется товар со склада, исказится задолженность покупателя, а у контрагента возникнут вопросы к первичным документам. Поэтому важно не просто «создать документ», а корректно заполнить все реквизиты и проверить результат до подписания.

Ниже разобран полный цикл работы с накладной: от выбора вида документа до печати, исправления ошибок и типичных проблем. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы.

Какой документ выбрать для накладной

В 1С нет отдельного документа «Накладная» — это печатная форма, которая строится на основе учётного документа. Выбор зависит от того, какую операцию вы оформляете:

• Реализация товаров и услуг (в 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Реализация (акты, накладные, УПД)») — отгрузка товаров покупателю. На его основе печатается ТОРГ-12 или УПД.
• Перемещение товаров — передача между своими складами или подразделениями. Печатная форма — ТОРГ-13.
• Возврат товаров поставщику — обратная отгрузка поставщику, тоже с печатью ТОРГ-12.
• Отчет комиссионера / Передача на комиссию — если товар передаётся без перехода права собственности.

Чаще всего под «накладной» понимают именно реализацию покупателю, и дальнейшая инструкция посвящена этому документу. Если вы работаете в 1С:Бухгалтерии, документ находится в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». В Управлении торговлей 11 — раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг».

Подготовка: что проверить перед созданием накладной

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе заполнены базовые справочники. Иначе накладная будет содержать пустые или некорректные данные, а печатная форма — прочерки.

Проверьте следующее:

• Карточка контрагента-покупателя создана, в ней указаны ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, банковские реквизиты.
• Номенклатура заведена в справочнике, у товаров указаны единицы измерения, ставка НДС и цены (если используется автоматическое ценообразование).
• Склад отгрузки существует, и на нём есть остатки по отгружаемым позициям.
• В карточке организации заполнены реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН, адрес, подписанты (руководитель, главный бухгалтер) — они попадут в печатную форму.
• Если отгрузка идёт по договору — договор с контрагентом создан и выбран правильный вид (с покупателем).

Пошаговое создание накладной (реализации)

Порядок действий одинаков по сути во всех типовых конфигурациях, отличаются лишь названия кнопок. Ниже — универсальный алгоритм.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Реализации товаров и услуг».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — в Бухгалтерии; в УТ вид документа определяется автоматически.
3. 3
   Укажите дату отгрузки, контрагента-покупателя, договор и склад отгрузки.
4. 4
   Заполните табличную часть: подберите номенклатуру кнопкой «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цену.
5. 5
   Проверьте суммы, ставку и сумму НДС, при необходимости скорректируйте счета учёта на закладке «Дополнительно» или «Счета учёта».
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть» — документ спишет товар со склада и сформирует задолженность покупателя.
7. 7
   Через кнопку «Печать» выберите форму «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «УПД», распечатайте в двух экземплярах.

Несколько важных деталей по шагам. Дата документа должна соответствовать фактической дате отгрузки — от неё зависят проводки, НДС и период отражения выручки. Номер накладной программа присвоит автоматически при записи.

Табличную часть удобнее заполнять через «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где двойным щелчком или вводом количества позиции переносятся в документ. Если реализация оформляется на основании счёта или заказа покупателя, используйте кнопку «Создать на основании» в исходном документе — тогда контрагент, договор и состав товаров подставятся автоматически, а связь документов сохранится для отчётов.

Цены подставляются из установленного типа цен (оптовая, розничная и т.д.) или из договора/соглашения с клиентом. Если цена не подставилась, проверьте, что установлены цены номенклатуры на дату документа, либо введите цену вручную — программа пересчитает сумму и НДС.

Настройка счетов учёта и НДС

После заполнения табличной части проверьте аналитику учёта — от неё зависят проводки. В 1С:Бухгалтерии счета учёта (41.01 «Товары на складах», 90.02 «Себестоимость продаж», 62.01 «Расчёты с покупателями» и др.) подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры, но их можно переопределить вручную по ссылке «Счета учёта» в табличной части.

По НДС убедитесь, что ставка в строках соответствует реальности (20%, 10% или «Без НДС»). Если организация работает без НДС (УСН, патент), в документе укажите «Без НДС», чтобы в печатной форме не появлялась колонка с нулевым налогом, а в УПД — корректный статус. Счёт-фактура при необходимости создаётся кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа или автоматически при печати УПД.

Печать накладной ТОРГ-12 и УПД

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. Список доступных форм зависит от конфигурации, но обычно включает:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма с графами для грузоотправителя, грузополучателя, подписей ответственных лиц.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — накладная и счёт-фактура в одном бланке.
• Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15) — для отгрузки без продажи, например давальческих материалов.
• Дополнительно могут быть доступны акты, транспортные накладные и внешние печатные формы, подключённые администратором.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте: реквизиты организации и покупателя, номер и дату документа, состав и количество товаров, итоговые суммы, ФИО подписантов. Форма ТОРГ-12 печатается минимум в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй с подписью и печатью покупателя возвращается как подтверждение приёмки.

Если стандартная форма не устраивает (например, нужен логотип или дополнительные поля), администратор может подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Самостоятельно менять макет в конфигураторе без опыта не стоит — это требует навыков разработки и усложняет обновление конфигурации.

Если отгрузка оформляется по электронному документообороту (ЭДО), накладную-УПД можно отправить контрагенту прямо из документа через кнопку «ЭДО». Это быстрее почты, а подписанный документ автоматически сохраняется в базе с юридической значимостью.

Как исправить или отменить накладную

Если ошибка обнаружена до передачи документа покупателю и до закрытия периода, простейший путь — открыть документ, нажать «Ещё» → «Изменить» (или просто внести правки, если документ не заблокирован датой запрета), скорректировать данные и перепровести. Проводки и остатки пересчитаются автоматически.

Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования) или покупатель уже учёл документ, прямое изменение опасно: разъедутся данные с контрагентом и сданная отчётность. В этом случае оформляйте корректировку:

• Корректировка реализации — создаётся на основании исходной накладной («Создать на основании» → «Корректировка реализации»). Позволяет изменить количество, цены или номенклатуру с формированием корректировочного счёта-фактуры.
• Возврат товаров от покупателя — если товар физически возвращается.
• Отмена проведения и пометка на удаление — только если документ создан ошибочно и нигде не использовался.

Проверка результата после проведения

После проведения накладной убедитесь, что документ отработал корректно. Быстрый способ — кнопка «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или отчёт «Проводки документа»: должны быть движения по списанию товара (Дт 90.02 — Кт 41) и признанию выручки (Дт 62 — Кт 90.01), при НДС — начисление налога (Дт 90.03 — Кт 68.02).

Дополнительно сверьте остатки по складу (отчёт «Остатки товаров на складах») и задолженность покупателя (отчёт «Задолженность покупателей» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62). Сумма долга должна совпасть с итогом накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара по складу после проведения

Норма

Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных позиций нет

Тревожный признак

Остаток ушёл в минус или не изменился

Задолженность покупателя

Норма

Долг увеличился на сумму накладной с учётом НДС

Тревожный признак

Задолженности нет или сумма не совпадает с документом

Печатная форма ТОРГ-12 / УПД

Норма

Все реквизиты, суммы и подписанты заполнены, номер совпадает с документом

Тревожный признак

Пустые поля, неверный номер, устаревшие подписанты

Проводки документа

Норма

Есть движения по списанию товара и выручке

Тревожный признак

Проводок нет или счета учёта неверные

Частые вопросы по накладным в 1С

Чем накладная ТОРГ-12 отличается от УПД?

ТОРГ-12 — только товарная накладная, подтверждающая передачу товара; для НДС к ней отдельно оформляется счёт-фактура. УПД объединяет оба документа: он одновременно подтверждает отгрузку и даёт право на вычет НДС. Если покупатель согласен работать с УПД, достаточно одного документа вместо двух.

Можно ли создать накладную на основании счёта на оплату?

Да. Откройте счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и состав товаров подставятся автоматически, останется проверить количество, склад и провести документ. Связь документов сохранится и отобразится в отчётах по взаиморасчётам.

Почему при проведении появляется ошибка «Недостаточно товара на складе»?

Программа контролирует остатки, и по одной или нескольким позициям свободного остатка меньше отгружаемого количества. Проверьте: оприходована ли поставка этого товара, правильно ли указан склад, не зарезервирован ли товар под другой заказ. Отключать контроль остатков в настройках не рекомендуется — это маскирует ошибки учёта.

Как изменить накладную, если период уже закрыт?

Напрямую редактировать документ нельзя и не нужно. Создайте на его основании документ «Корректировка реализации» текущей датой: в нём укажите исправленные количества или цены. Программа сформирует сторнирующие и корректные проводки, а для покупателя — корректировочный счёт-фактуру или исправленный УПД.

Нужно ли распечатывать накладную, если работаем по ЭДО?

Нет, если обмен с контрагентом оформлен через оператора ЭДО и документ подписан квалифицированной электронной подписью обеих сторон. Электронный УПД имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Печатать можно для внутренних нужд, но обязательности в этом нет.

Как оформить накладную на перемещение между своими складами?

Используйте документ «Перемещение товаров» (в Бухгалтерии — раздел «Склад»). Укажите склад-отправитель и склад-получатель, заполните табличную часть и проведите. Печатная форма — ТОРГ-13 («Внутренняя накладная на перемещение»), она доступна через кнопку «Печать».