Как в 1С сделать инвентаризацию ТМЦ

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в 1С оформляется цепочкой документов: приказ о проведении инвентаризации, инвентаризационная опись товаров и документы отражения результатов — списание недостачи и оприходование излишков. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) этот процесс автоматизирован, но последовательность действий и состав документов немного различаются.

Ниже разобрана типовая процедура на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11: как подготовиться к пересчёту, заполнить описи, ввести фактические остатки и корректно отразить расхождения в учёте, не нарушив остатки на складах и не потеряв данные.

Прежде чем начинать, убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а в базе проведены и не помещены в «черновики» все приходные и расходные накладные за период. Иначе учётные остатки будут искажены, и результат инвентаризации придётся пересчитывать.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчёта

Качество инвентаризации на 80% определяется подготовкой. Если на момент пересчёта в базе есть непроведённые накладные или документы, проведённые «задним числом», учётные остатки будут недостоверны, и программа покажет фиктивные расхождения.

Проверьте и выполните следующее:

• проведите все документы поступления, реализации, перемещения и списания по инвентаризируемому складу;
• убедитесь, что по складу нет отрицательных остатков — сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по складу);
• договоритесь с пользователями о запрете проведения складских документов на время пересчёта, либо зафиксируйте момент снятия остатков;
• при необходимости сделайте резервную копию базы, если планируется массовое создание документов.

Создание приказа о проведении инвентаризации

Первый документ цепочки — «Приказ на проведение инвентаризации» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» → кнопка «Приказ», либо в разделе «Операции» в зависимости от версии; в УТ 11 — «Склад и доставка» → «Приказы на пересчет товаров»).

В приказе указываются склад, даты начала и окончания инвентаризации и состав комиссии. Документ не формирует проводок — он нужен для печати унифицированной формы ИНВ-22 и как основание для последующих документов.

В Управлении торговлей приказ дополнительно определяет статус пересчёта: пока приказ в работе, склад считается «на инвентаризации», что помогает контролировать движения товаров.

Заполнение инвентаризационной описи

Основной рабочий документ — «Инвентаризационная опись товаров» (в Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров на складе», в УТ 11 — «Пересчет товаров»). Создайте его на основании приказа или напрямую, указав склад и организацию.

Табличная часть заполняется автоматически кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подставит номенклатуру и учётное количество по данным регистров на указанную дату. Колонка «Количество фактическое» по умолчанию равна учётному — её и нужно скорректировать по результатам физического пересчёта.

1. 1
   Откройте «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте приказ с датами и комиссией
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация товаров на складе», укажите склад
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Распечатайте опись (ИНВ-3) и передайте комиссии для физического пересчёта
5. 5
   Введите фактические количества в колонку «Факт»
6. 6
   Проверьте итоговые расхождения и проведите документ
7. 7
   Создайте «Списание товаров» и «Оприходование товаров» по кнопке «Создать на основании»

Если пересчёт ведётся с помощью терминала сбора данных (ТСД), фактические количества можно загрузить из файла — в УТ 11 для этого есть обработка загрузки данных из ТСД, в Бухгалтерии потребуется внешняя обработка или ручной ввод.

Ввод фактических остатков и анализ расхождений

После физического пересчёта введите реальные количества в колонку «Факт». Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением документа внимательно проверьте строки с расхождениями.

Частые причины «ложных» расхождений, которые нужно исключить до списания:

• товар физически на складе, но документ поступления не проведён;
• товар отгружен, но реализация оформлена позже даты инвентаризации;
• пересорт похожих позиций — одна номенклатура в излишке, другая в недостаче на ту же сумму;
• товар числится на другом складе в программе (ошибка в документе перемещения).

Контрольные точки

Как проверить результат перед списанием

Отклонения в описи

Норма

Расхождения есть только по позициям с реальной разницей

Тревожный признак

Массовые расхождения по большинству строк — вероятно, не проведены документы

Остатки по складу в отчёте

Норма

Нет отрицательных остатков

Тревожный признак

Есть минусы — сначала исправьте учётные данные

Пересорт

Норма

Излишек и недостача по взаимозаменяемым позициям зачтены

Тревожный признак

Списывается недостача без проверки зеркального излишка

Отражение результатов: списание недостач и оприходование излишков

Сама опись не изменяет складские остатки — она лишь фиксирует расхождения. Для выравнивания учёта создайте на её основании два документа:

• «Списание товаров» — на недостачу. В бухгалтерском учёте формируется проводка Дт 94 Кт 41, далее недостача относится на виновных лиц (73) или на расходы (91.02) по решению руководства;
• «Оприходование товаров» — на излишки. Проводка Дт 41 Кт 91.01 — излишки признаются прочими доходами по рыночной стоимости.

В УТ 11 на основании пересчёта создаются «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» с указанием статьи доходов/расходов и аналитики. Суммы в документах подставляются из учётной себестоимости — проверьте их перед проведением.

Особенности в разных конфигурациях

Логика процесса одинакова, но названия документов и возможности различаются:

В УТ 11 и ERP пересчёт можно выполнять выборочно — по группе товаров, по ячейкам хранения или по конкретной номенклатуре, не останавливая работу всего склада. В Бухгалтерии опись формируется по складу целиком.

Печатные формы и документальное оформление

Для бухгалтерского и налогового учёта результаты инвентаризации должны быть оформлены унифицированными или самостоятельно утверждёнными формами. Из документов 1С печатаются:

• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товаров;
• ИНВ-19 — сличительная ведомость по расхождениям;
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов (в Бухгалтерии формируется отчётом).

Организация вправе использовать собственные формы, закрепив их в учётной политике, но состав обязательных реквизитов сохранить нужно. Подписи комиссии и материально ответственных лиц на бумажных формах обязательны.

Частые вопросы об инвентаризации ТМЦ в 1С

Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?

Да. В УТ 11 и ERP пересчёт создаётся с отбором по номенклатуре, группе или складским ячейкам. В 1С:Бухгалтерии опись заполняется по складу целиком, но строки можно отредактировать вручную, оставив нужные позиции.

Что делать, если после инвентаризации нашлись непроведённые документы?

Проведите документы, затем перезаполните опись по остаткам и заново введите фактические количества по затронутым позициям. Если списание уже проведено, скорректируйте его или создайте сторнирующий документ.

Как оформить пересортицу в 1С?

В типовых конфигурациях нет отдельного документа пересорта. Практика: списать недостающую позицию и оприходовать излишек отдельными документами, указав в комментариях взаимосвязь. В бухучёте зачёт пересорта отражается через счёт 94.

Почему опись заполнилась не всеми товарами?

Чаще всего дело в дате документа: остатки берутся на конец дня даты описи, и часть движений может попасть позже. Также проверьте выбранный склад и организацию — товары, оформленные на другую организацию, в опись не попадут.

Нужно ли останавливать работу склада на время инвентаризации?

Желательно зафиксировать момент снятия остатков и не проводить документы этой датой во время пересчёта. Полная остановка не обязательна, если вы контролируете движения: новые поступления и отгрузки оформляйте после даты описи или учитывайте их при сверке.