Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С сделать акт приема-передачи товара
Как оформить акт приема-передачи товара в 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии: создание документа, настройка печатной формы, проверка и типичные ошибки.
Акт приема-передачи товара фиксирует факт передачи материальных ценностей от одной стороны другой: от поставщика покупателю, между складами, от сотрудника сотруднику или при возврате. В программах 1С такой документ не требует ручной разработки — он либо формируется автоматически на основании товарных документов, либо создается через печатные формы с возможностью настройки.
Конкретный путь зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» есть полноценный складской контур, а в «1С:Бухгалтерии» акт формируется как печатная форма к документам поступления и реализации. Ниже разобраны оба подхода с точными действиями и проверкой результата.
Когда акт формируется автоматически, а когда нужна доработка
В типовых конфигурациях 1С акт приема-передачи чаще всего существует как печатная форма, привязанная к первичному документу. Сам документ движения товара (поступление, реализация, перемещение, возврат) уже содержит все данные: номенклатуру, количество, цены, контрагентов и склады. Печатная форма лишь выводит эти данные в нужном виде.
Доработка требуется в трех случаях: когда нужен нестандартный макет (например, с дополнительными графами для серийных номеров), когда акт должен быть самостоятельным документом с собственной нумерацией, и когда передача происходит вне товароучетных операций — например, передача оборудования сотруднику. В первом случае достаточно отредактировать макет, во втором и третьем потребуется помощь программиста или использование механизма дополнительных печатных форм.
Как выбрать подход
Создание акта на основании поступления или реализации
Базовый сценарий одинаков в большинстве конфигураций. Сначала должен существовать проведенный документ движения товара — без него печатной форме неоткуда взять данные. Убедитесь, что документ проведен: непроведенный документ либо не даст сформировать печать, либо выведет форму с неактуальными данными.
Откройте документ «Поступление товаров и услуг» (или «Реализация товаров и услуг»), нажмите кнопку «Печать» в командной панели и в выпадающем списке найдите «Акт приема-передачи», «Акт о приеме товара» или похожий пункт. Название зависит от конфигурации и версии. Сформированный акт можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel через кнопку сохранения в табличном документе.
- 1Создайте и заполните документ поступления или реализации: контрагент, склад, табличная часть с товарами
- 2Проверьте цены, количество и реквизиты сторон, затем проведите документ
- 3Нажмите «Печать» и выберите форму акта приема-передачи
- 4Проверьте сформированный документ: номер, дату, состав товаров, подписи
- 5Сохраните в PDF или распечатайте в двух экземплярах — по одному для каждой стороны
Акт в 1С:Управление торговлей и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» перечень печатных форм шире: помимо стандартных ТОРГ-12 и ТН доступны акты о приемке, акты расхождений (если приемка идет с расхождениями по количеству или качеству). Для приемки с расхождениями используется статусная модель ордерного склада: сначала оформляется «Приходный ордер на товары», где фиксируются фактические количества, а акт расхождений печатается из него.
Акт в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте документ поступления или реализации, нажмите кнопку с изображением принтера и выберите нужную форму. Если акта в списке нет, доступны ТОРГ-12, накладная и УПД — многие организации используют их как документ приема-передачи, поскольку УПД юридически заменяет накладную и счет-фактуру одновременно. Это допустимо, если стороны согласовали такой порядок в договоре.
Настройка собственной печатной формы без программирования
Механизм «Дополнительные отчеты и обработки» позволяет подключить внешнюю печатную форму без изменения конфигурации — это важно для типовых конфигураций на поддержке, где изменения усложняют обновление. Путь: раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» → перейдите по ссылке списка и добавьте файл обработки формата .epf.
Готовую внешнюю форму можно заказать разработчику или найти в открытых библиотеках, но любой файл перед загрузкой в рабочую базу проверьте на тестовой копии. Внешние обработки выполняют код с полными правами текущего пользователя, поэтому файл из непроверенного источника — реальный риск для данных.
Акт как самостоятельный документ: когда это оправдано
Иногда печатной формы недостаточно: акт должен иметь собственный номер, журнал, статусы согласования и проводки. Типичный пример — передача товара на ответственное хранение или перемещение между материально ответственными лицами без смены собственника. В типовых конфигурациях часть таких задач закрывается документами «Передача товаров на хранение», «Перемещение товаров» или «Передача материалов в эксплуатацию» — у каждого есть свои печатные формы.
Если ни один типовой документ не подходит, разработчик создает новый объект метаданных «Документ» в конфигураторе: задает реквизиты (контрагент, склад, дата передачи), табличную часть с товарами, макет печатной формы и модуль проведения. Это штатная доработка, но она требует снятия конфигурации с полной поддержки либо реализации через расширение — современный и предпочтительный способ, который не мешает обновлениям.
Проверка результата и типичные ошибки
Сформированный акт проверяйте до подписания: расхождения с реальным движением товара потом придется исправлять корректировочными документами. Сверьте номер и дату акта с исходным документом, состав и количество позиций с фактической поставкой, реквизиты сторон с договором. Если акт формируется из документа с несколькими складами или договорами, убедитесь, что в печать попали правильные значения.
Отдельно проверьте итоговые суммы: они должны совпадать с суммой документа-основания. Если акт печатается из внешней формы, убедитесь, что в макете корректно выводится НДС — в самописных формах это самое частое место ошибки.
Как проверить результат
Полностью совпадают с документом-основанием
Расхождения — форма устарела или документ изменили после печати
Документ-основание проведен, остатки на складах изменились корректно
Остатки не изменились — документ не проведен или проведен с ошибкой
Совпадают с договором и карточкой контрагента
Устаревшие реквизиты — обновите карточку контрагента и пересформируйте акт
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт приема-передачи без документа поступления или реализации?
Типовая печатная форма всегда привязана к документу-основанию, поэтому сначала нужно создать и провести документ движения товара. Если передача не связана с куплей-продажей, используйте подходящий документ: перемещение, передачу на хранение или списание — у каждого есть свои печатные формы.
Чем акт отличается от ТОРГ-12 и что использовать?
ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной, а акт приема-передачи обычно составляется в свободной форме по шаблону организации. Обе формы подтверждают передачу товара; выбор зависит от условий договора и внутреннего документооборота. УПД может заменить обе формы, если стороны это согласовали.
Почему в списке печатных форм нет акта приема-передачи?
Состав печатных форм зависит от конфигурации и ее версии. Если нужной формы нет, добавьте внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчеты и обработки» или используйте доступные альтернативы — ТОРГ-12, накладную или УПД.
Как подписать акт электронной подписью?
Для юридически значимого электронного документооборота нужна интеграция с оператором ЭДО (модуль 1С-ЭДО или подключение к сервисам обмена документами). Акт передается контрагенту в структурированном формате и подписывается квалифицированной электронной подписью обеих сторон.
Акт сформировался с ошибками в шаблоне. Что делать?
Если это типовая форма — проверьте, не изменялся ли макет, и обновите конфигурацию. Если внешняя — обратитесь к разработчику формы. Табличный документ перед печатью можно отредактировать вручную, если включен режим редактирования, но такие правки не сохраняются в базе и не исправляют саму форму.
Нужно ли вести отдельный журнал учета актов?
Если акты печатаются из документов 1С, журналом фактически служит список самих документов с отбором и поиском. Отдельный учет имеет смысл только для актов, оформленных вне системы, — тогда заведите нумерованный реестр, чтобы при сверке сопоставлять бумажные и электронные документы.
Что важно запомнить
Акт приема-передачи в 1С формируется как печатная форма проведенного документа движения товара. Для нестандартного шаблона используйте внешние печатные формы, для доработок — расширения конфигурации, а перед печатью всегда сверяйте состав, суммы и реквизиты с документом-основанием.